Điều khoản sử dụng

Điều khoản này quy định việc sử dụng website và nền tảng trình ký, ký số GoSign. Bằng việc tạo tài khoản, ký tài liệu hoặc tiếp tục sử dụng dịch vụ, bạn đồng ý với các điều khoản dưới đây. Vui lòng đọc kỹ trước khi sử dụng.

1. Định nghĩa

• Dịch vụ: nền tảng GoSign trên trình duyệt, ứng dụng ký số GoSign Desktop Signer và website giới thiệu sản phẩm.
• Khách hàng: tổ chức hoặc cá nhân đăng ký sử dụng một gói dịch vụ.
• Quản trị viên: người được khách hàng giao quyền quản lý người dùng, phòng ban, vai trò, loại tài liệu và quy trình mẫu.
• Người dùng: người có tài khoản do khách hàng cấp để trình ký, phê duyệt hoặc ký tài liệu.
• Người ký bên ngoài: đối tác, khách hàng hoặc ứng viên không có tài khoản, tham gia một bước ký qua liên kết gửi tới email.
• Tài liệu: các tệp và thông tin khách hàng tải lên, cùng bản đã ký và lịch sử xử lý phát sinh trên nền tảng.
• Chứng thư số: chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép phát hành cho người ký.

2. Phạm vi dịch vụ

GoSign cung cấp công cụ để trình ký, phê duyệt, ký nháy, ký ảnh và ký số tài liệu PDF theo luồng nhiều bước; theo dõi tiến trình; kiểm tra chữ ký và lưu vết thao tác. Bước ký số được thực hiện bằng chứng thư số của chính người ký thông qua GoSign Desktop Signer cài trên máy tính Windows.

• GoSign không phải tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và không phát hành chứng thư số. Chứng thư số, USB Token do khách hàng đăng ký với tổ chức được cấp phép.
• GoSign không phải phần mềm lập hoá đơn điện tử hay kê khai thuế; các nghiệp vụ đó thực hiện trên hệ thống chuyên dụng tương ứng.
• Tính năng khả dụng tuỳ theo gói dịch vụ đang sử dụng, được mô tả trên trang Bảng giá hoặc trong hợp đồng.
• Dịch vụ được cung cấp trên cơ sở hiện có và được cập nhật, nâng cấp theo thời gian. Khi thay đổi làm giảm đáng kể tính năng của gói đang dùng, chúng tôi thông báo trước tới khách hàng.

3. Tài khoản, quản trị viên và phân quyền

• Khách hàng chỉ định quản trị viên và chịu trách nhiệm về việc cấp, thu hồi tài khoản, gán vai trò và phạm vi quyền cho người dùng của mình.
• Mỗi tài khoản dùng cho một người. Không chia sẻ mật khẩu hay để người khác đăng nhập thay.
• Người dùng tự bảo mật thông tin đăng nhập. Mọi thao tác phát sinh từ tài khoản được xem là do chủ tài khoản thực hiện, trừ khi chứng minh được tài khoản bị truy cập trái phép.
• Uỷ quyền ký có thời hạn chỉ có hiệu lực trong khoảng thời gian và phạm vi (duyệt, ký, từ chối) do người uỷ quyền thiết lập. Người uỷ quyền chịu trách nhiệm về việc lựa chọn người được uỷ quyền.
• Khi nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển công tác, quản trị viên cần vô hiệu hoá tài khoản và điều chỉnh các luồng ký, uỷ quyền liên quan.
• Thông báo ngay cho chúng tôi khi phát hiện truy cập trái phép hoặc nghi ngờ lộ thông tin đăng nhập.

4. Người ký bên ngoài qua liên kết email

Người trình ký có thể thêm bước ký cho người ngoài tổ chức bằng địa chỉ email. Người ký nhận liên kết riêng gắn với đúng một tài liệu và một bước ký, mở trên trình duyệt mà không cần tạo tài khoản.

• Người trình ký chịu trách nhiệm nhập đúng email của người có thẩm quyền ký.
• Liên kết ký mang tính cá nhân. Người nhận không chuyển tiếp liên kết cho người khác ký thay.
• Khi cần giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, người ký bên ngoài nên ký số bằng chứng thư của chính họ.

5. Chứng thư số, thiết bị ký và mã PIN

• GoSign không yêu cầu, không thu thập và không lưu mã PIN của USB Token. Mã PIN được nhập trực tiếp vào hộp thoại của thiết bị hoặc trình điều khiển do nhà cung cấp chứng thư cài đặt.
• Khoá bí mật nằm trong thiết bị của người ký. GoSign Desktop Signer chỉ gửi giá trị băm của tài liệu tới thiết bị để ký và nhận lại chữ ký.
• Người ký chịu trách nhiệm bảo quản USB Token, giữ bí mật mã PIN và bảo đảm chứng thư số còn hiệu lực, chưa bị tạm dừng hay thu hồi tại thời điểm ký.
• Khi mất thiết bị hoặc nghi lộ mã PIN, người ký liên hệ ngay tổ chức đã cấp chứng thư để tạm dừng hoặc thu hồi.
• Ứng dụng ký số chạy trên máy tính của người dùng và cần được cập nhật lên phiên bản mới nhất khi có thông báo cập nhật.

6. Giá trị pháp lý của chữ ký

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số đáp ứng điều kiện của pháp luật có giá trị tương đương chữ ký của người ký trên văn bản giấy; trường hợp văn bản cần tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được đáp ứng bằng chữ ký số của tổ chức. Điều kiện và dịch vụ chứng thực chữ ký số được hướng dẫn tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP.

Phê duyệt, ký nháy và ký ảnh trên nền tảng là chữ ký điện tử dùng cho quy trình nội bộ hoặc theo thoả thuận giữa các bên; chúng không mặc nhiên có giá trị tương đương chữ ký tay như chữ ký số. Khách hàng tự lựa chọn hình thức ký phù hợp với từng loại văn bản, quy chế nội bộ và quy định chuyên ngành.

7. Gói dịch vụ, phí và gia hạn

• Gói theo lượt (500, 1.200, 2.000 tài liệu) tính theo số tài liệu ký và có thời hạn sử dụng 1 năm.
• Gói Không giới hạn thanh toán theo tháng, trả trước 6 tháng mỗi kỳ.
• Gói Tùy chỉnh (chỉnh sửa tính năng, tích hợp hệ thống) được báo giá và thực hiện theo hợp đồng riêng.
• Mức phí và hạn mức từng gói (ví dụ số người dùng tối đa) được công bố trên trang Bảng giá tại thời điểm đăng ký hoặc ghi trong báo giá, hợp đồng.
• Website không bán hàng hay nhận thanh toán trực tuyến. Việc đăng ký gói, thanh toán, xuất hoá đơn và các điều kiện hoàn phí (nếu có) thực hiện theo báo giá và hợp đồng giữa hai bên.
• Khi gói hết hạn hoặc dùng hết số tài liệu, hệ thống tạm dừng việc tạo tài liệu mới và thêm người dùng cho tới khi khách hàng gia hạn hoặc nâng gói.

8. Dữ liệu và tài liệu của khách hàng

• Khách hàng giữ quyền đối với nội dung tài liệu tải lên và bản đã ký. Chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu này để cung cấp, vận hành và hỗ trợ dịch vụ.
• Tài liệu chỉ hiển thị với người tham gia luồng ký và người được phân quyền. Thao tác trên hệ thống được ghi nhật ký để phục vụ tra soát.
• Người dùng có quyền tải về bản đã ký theo phân quyền để lưu trữ theo quy định của tổ chức.
• Khách hàng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung tài liệu và việc có đủ cơ sở pháp lý khi đưa thông tin cá nhân của người khác vào tài liệu.
• Việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện theo Chính sách bảo mật và quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

9. Bảo trì, tạm ngừng và chấm dứt dịch vụ

• Dịch vụ có thể tạm gián đoạn để bảo trì, nâng cấp hoặc khắc phục sự cố. Với bảo trì có kế hoạch, chúng tôi cố gắng thông báo trước cho quản trị viên.
• Chúng tôi có thể tạm khoá tài khoản khi có dấu hiệu truy cập trái phép, sử dụng vi phạm điều khoản này hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Khách hàng có thể ngừng sử dụng khi hết thời hạn gói hoặc theo điều kiện chấm dứt trong hợp đồng.
• Thời hạn lưu giữ và cách bàn giao dữ liệu sau khi chấm dứt thực hiện theo hợp đồng. Khách hàng nên tải về và lưu trữ các bản đã ký cần thiết trước khi kết thúc sử dụng.

10. Trách nhiệm của người dùng

• Sử dụng dịch vụ đúng quy định pháp luật và cho mục đích hợp pháp.
• Không tải lên, ký hoặc phát tán nội dung vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền của người khác hoặc chứa mã độc.
• Không ký thay, không giả mạo danh tính người ký, không dùng chứng thư số của người khác.
• Không can thiệp, dò quét, khai thác lỗ hổng, phá hoại hoặc gây quá tải cho hệ thống.
• Thông báo cho chúng tôi khi phát hiện lỗi bảo mật để được xử lý kịp thời.

11. Sở hữu trí tuệ

Phần mềm, giao diện, ứng dụng GoSign Desktop Signer, tài liệu hướng dẫn và thương hiệu GoSign thuộc quyền sở hữu của đơn vị cung cấp GoSign. Khách hàng được quyền sử dụng trong phạm vi gói dịch vụ đã đăng ký; không sao chép, dịch ngược, sửa đổi hoặc cung cấp lại phần mềm cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản.

12. Giới hạn trách nhiệm

Chúng tôi nỗ lực bảo đảm dịch vụ hoạt động ổn định và an toàn. Tuy vậy, chúng tôi không chịu trách nhiệm đối với:

• Nội dung tài liệu và thẩm quyền ký của người ký do khách hàng xác định.
• Hiệu lực của chứng thư số do tổ chức chứng thực phát hành, hoặc sự cố của USB Token và trình điều khiển của nhà cung cấp chứng thư.
• Thiệt hại do người dùng để lộ thông tin đăng nhập, mã PIN, chuyển tiếp liên kết ký hoặc sử dụng sai mục đích.
• Sự cố từ thiết bị, mạng internet hoặc phần mềm phía người dùng, và các sự kiện bất khả kháng theo quy định pháp luật.

Phạm vi và mức bồi thường thiệt hại (nếu có) được xác định theo hợp đồng dịch vụ và quy định pháp luật Việt Nam.

13. Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Điều khoản này được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam. Tranh chấp phát sinh trước hết được giải quyết bằng thương lượng, hoà giải. Nếu không đạt được thoả thuận, một trong các bên có quyền đưa tranh chấp ra cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc theo cơ chế đã thoả thuận trong hợp đồng.

14. Thay đổi điều khoản

Chúng tôi có thể cập nhật điều khoản sử dụng khi dịch vụ hoặc quy định pháp luật thay đổi. Phiên bản mới được đăng tải trên trang này kèm ngày cập nhật và có hiệu lực kể từ thời điểm công bố. Với thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến quyền lợi khách hàng, chúng tôi thông báo qua email của quản trị viên.

15. Liên hệ

Mọi thắc mắc về điều khoản sử dụng, vui lòng liên hệ info@kysodoanhnghiep.vn, hoặc gửi yêu cầu qua trang Liên hệ.