Chữ ký số cho phòng Nhân sự
Quyết định tuyển dụng, điều chỉnh lương, đơn từ và biên bản nhân sự được trình ký trực tuyến; dự thảo hợp đồng lao động được duyệt nội bộ trước khi ký với người lao động.
Nhân sự: bài toán thường gặp
Mỗi đợt tuyển dụng, bổ nhiệm hay điều chỉnh lương, phòng nhân sự phải in quyết định, chuyển qua trưởng phòng, kế toán, giám đốc để ký rồi thu về. Đơn từ của nhân viên ở chi nhánh, làm việc từ xa hoặc đi công trình khiến vòng duyệt kéo dài hàng tuần.
GoSign đưa các văn bản nhân sự nội bộ lên một luồng ký: chuyên viên trình, trưởng phòng ký nháy, lãnh đạo phê duyệt và ký số USB Token. Riêng hợp đồng lao động điện tử, từ 01/7/2026 Nghị định 337/2025/NĐ-CP yêu cầu ký qua hệ thống eContract của nhà cung cấp được cấp phép và gắn mã định danh trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. GoSign không phải eContract, nên phòng nhân sự dùng GoSign để duyệt nội bộ bản dự thảo, rồi ký với người lao động trên giấy hoặc qua eContract.
Hồ sơ nhân sự chứa thông tin nhạy cảm như mức lương, nên việc ai được xem cũng quan trọng như việc ai được ký. GoSign phân quyền theo vai trò; hồ sơ chỉ mở với người tham gia luồng ký và người được cấp quyền.
Những điểm nghẽn thường gặp
Nhân sự phân tán
Nhân viên ở chi nhánh, làm việc từ xa hoặc đi công trình khó có mặt để ký trực tiếp.
Theo dõi bằng bảng tính
Danh sách ai đã ký, ai chưa ký cập nhật thủ công nên dễ lệch với thực tế.
Hồ sơ rải rác
Quyết định, đơn từ, biên bản của cùng một người nằm ở nhiều tủ, nhiều thư mục khác nhau.
Thông tin nhạy cảm
Quyết định lương và hồ sơ cá nhân cần giới hạn người được xem, nhưng bản giấy và email thì khó kiểm soát.
Luồng mẫu: quyết định điều chỉnh lương
Mỗi bước gán cho một người, một chức danh hoặc một email bên ngoài, kèm hình thức ký phù hợp. Bước sau chỉ mở khi bước trước hoàn tất.
Mỗi người thấy bước của mình trong danh sách việc cần xử lý kèm thông báo. Dự thảo hợp đồng lao động đi theo luồng tương tự đến bước phê duyệt; bản chính ký với người lao động trên giấy hoặc qua eContract theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
- 1
Chuyên viên nhân sự
Trình kýTải quyết định đã soạn, chọn loại tài liệu và đặt vị trí ký cho từng người.
- 2
Trưởng phòng nhân sự
Ký nháyRà soát mức lương, căn cứ và ngày hiệu lực, ký nháy trước khi chuyển đi.
- 3
Kế toán trưởng
Phê duyệtĐối chiếu với quỹ lương và phê duyệt; có thể từ chối kèm lý do để trả về sửa.
- 4
Giám đốc
Ký sốKý số bằng USB Token để ban hành quyết định.
Công cụ được dùng nhiều nhất
Không phải tính năng trên giấy — đây là những màn hình và chức năng đang chạy trong GoSign.
Ảnh thật từ phần mềmKý qua liên kết email
Người chưa có tài khoản, như bên nhận bàn giao, vẫn ký biên bản qua liên kết riêng cho đúng một tài liệu, một bước.
Ký trên điện thoại
Giao diện web co giãn theo màn hình; phê duyệt, ký ảnh và ký nháy làm được ngay trên điện thoại.
Thông báo khi đến lượt
Chuông thông báo trong ứng dụng và email khi có hồ sơ cần xử lý; hồ sơ sắp quá hạn có cảnh báo.
Giới hạn người được xem
Phân quyền theo vai trò; hồ sơ chỉ mở với người tham gia luồng ký và người được cấp quyền.
Văn bản thường ký và hình thức phù hợp
Dùng đúng mức độ cho từng loại văn bản: phê duyệt, ký nháy hoặc ký ảnh cho bước nội bộ, chữ ký số cho văn bản cần giá trị pháp lý cao.
| Loại văn bản | Hình thức ký gợi ý |
|---|---|
| Dự thảo hợp đồng lao động, phụ lục | Duyệt nội bộ, ký nháy; bản chính ký trên giấy hoặc qua eContract theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP |
| Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chuyển | Phê duyệt, ký số |
| Quyết định điều chỉnh lương, khen thưởng | Phê duyệt, ký số |
| Đơn từ, đề xuất nội bộ | Phê duyệt |
| Biên bản bàn giao công việc, tài sản | Ký ảnh các bên; ký số nếu cần giá trị cao |
Gợi ý tham khảo — đối chiếu thêm quy chế nội bộ và quy định chuyên ngành của từng loại văn bản.
Hỏi đáp: Nhân sự
Không. Từ 01/7/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP yêu cầu hợp đồng lao động điện tử ký qua eContract của nhà cung cấp có giấy phép chứng thực thông điệp dữ liệu, cả hai bên có chữ ký số kèm dấu thời gian, và hợp đồng được gắn mã định danh trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. GoSign không phải eContract; phòng nhân sự dùng GoSign để duyệt nội bộ bản dự thảo, rồi ký bản chính trên giấy hoặc qua eContract.
Các văn bản nội bộ do doanh nghiệp ban hành: quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chuyển, điều chỉnh lương, khen thưởng; đơn từ, đề xuất của nhân viên; biên bản bàn giao công việc, tài sản. Lãnh đạo ký số bằng USB Token; các bước duyệt dùng phê duyệt hoặc ký nháy.
Có. Luồng ký lưu được thành quy trình mẫu theo loại tài liệu (có ở gói 1.200 trở lên), lần sau chỉ cần chọn lại thay vì thiết lập từng bước.
Hồ sơ chỉ hiển thị với người tham gia luồng ký và người được phân quyền. Quản trị viên gán quyền theo vai trò để giới hạn ai được xem, trình ký hay quản trị.
Giải pháp theo nghiệp vụ và quy mô khác
Bài viết liên quan
Kiến thức pháp lý và nghiệp vụ liên quan đến Nhân sự.
Hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025: có bắt buộc không, ký thế nào từ 01/7/2026?
Không bắt buộc: Nghị định 337/2025/NĐ-CP chỉ khuyến khích. Từ 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử phải ký qua eContract, có chữ ký số, dấu thời gian và ID.
Ai được ký hợp đồng lao động? Thẩm quyền hai bên theo Bộ luật Lao động 2019 và cách ký điện tử đúng người
Trưởng phòng nhân sự có được ký hợp đồng lao động? Thẩm quyền ký của công ty và người lao động theo Điều 18 BLLĐ 2019, hậu quả ký sai và cách ký điện tử đúng.
Chữ ký số, chữ ký điện tử và chữ ký scan khác nhau thế nào?
Chữ ký điện tử, chữ ký số và chữ ký scan có giá trị pháp lý khác nhau. Định nghĩa theo Luật GDĐT 2023, bảng so sánh và cách chọn hình thức ký cho từng văn bản.
Sẵn sàng ký số cho doanh nghiệp của bạn?
Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc để đội ngũ GoSign tư vấn giải pháp phù hợp nhất với quy mô và nghiệp vụ của bạn.