Ký số file Word, Excel, PowerPoint và XML
Tải lên đúng file bạn đang có. File Office được chuyển sang PDF để mọi người ký trên cùng một bố cục; file XML giữ nguyên là XML và được ký số bằng USB Token.
GoSign xử lý từng định dạng thế nào
PDF.pdf
Ký trực tiếp trên file, đặt vị trí chữ ký cho từng người
Hình thức ký: Duyệt, ký ảnh, ký nháy, ký số
Chữ ký số theo chuẩn PAdES
Word.docx
Tự chuyển sang PDF khi tải lên, file Word gốc lưu kèm hồ sơ
Hình thức ký: Duyệt, ký ảnh, ký nháy, ký số
Xem lại bản PDF trước khi trình ký
Excel.xlsx
Tự chuyển sang PDF theo vùng in và khổ giấy đặt trong file
Hình thức ký: Duyệt, ký ảnh, ký nháy, ký số
Bảng rộng nên đặt khổ ngang trước
PowerPoint.pptx
Mỗi trang chiếu thành một trang PDF
Hình thức ký: Duyệt, ký ảnh, ký nháy, ký số
Hiệu ứng chuyển động không giữ lại
XML.xml
Giữ nguyên là file XML, ký số toàn bộ file
Hình thức ký: Duyệt, ký số
Chữ ký theo chuẩn XMLDSig, không có hình chữ ký
Word, Excel, PowerPoint: ký trên bản PDF
Bạn không cần tự chuyển file. GoSign làm việc đó khi tải lên và giữ file gốc kèm hồ sơ.
Tải file lên ô Tài liệu trình ký
Chọn file .docx, .xlsx hoặc .pptx như khi tải PDF. Có thể chọn nhiều file trong cùng một hồ sơ.
GoSign chuyển file sang PDF
Máy chủ chuyển file sang PDF để mọi người ký trên cùng một bố cục cố định. File gốc được lưu vào mục Tài liệu đính kèm của hồ sơ.
Kiểm tra bản PDF
Mở bản PDF xem lại trước khi trình ký. Văn bản dùng phông chữ đặc biệt có thể lệch dòng so với trên máy bạn.
Trình ký như file PDF
Đặt vị trí chữ ký cho từng bước, chọn người duyệt, ký ảnh, ký nháy hoặc ký số USB Token.
Vì sao ký trên PDF thay vì ký thẳng trong Office
Nhiều người ký lần lượt
File Word đã ký chuyển sang chỉ đọc, người sau sửa file để ký thì chữ ký trước bị gỡ. Ký trên PDF, mỗi người thêm chữ ký mới mà không phá chữ ký cũ.
Bố cục giữ nguyên
Người nhận mở bằng máy nào cũng thấy đúng trang, đúng vị trí chữ ký như lúc ký.
Dễ kiểm tra
Chữ ký số trên PDF mở được bằng Adobe Acrobat Reader, Foxit hoặc công cụ kiểm tra chữ ký số miễn phí của GoSign.
Muốn tự ký trong Word bằng USB Token? Xem hai cách ký số trên file Word.
XML: ký số theo chuẩn XMLDSig
Dành cho dữ liệu có cấu trúc mà doanh nghiệp trao đổi nội bộ hoặc với đối tác: biên bản, phiếu, báo cáo xuất từ phần mềm. File không đổi sang PDF, chữ ký nằm ngay trong file.
Hồ sơ XML chỉ có bước Duyệt hoặc Ký số. Không cần đặt vị trí chữ ký, mỗi bước Ký số ký toàn bộ file.
Ký toàn bộ file
Chữ ký số XMLDSig nằm ngay trong file XML và bảo vệ toàn bộ nội dung. Sửa một ký tự sau khi ký, chữ ký báo không hợp lệ.
Nhiều người ký lần lượt
Mỗi bước Ký số thêm một chữ ký mới vào file; chữ ký của người trước vẫn hợp lệ.
Ký bằng USB Token
Ký qua GoSign Desktop Signer trên Windows như khi ký PDF. GoSign không thu mã PIN.
Xem nội dung dạng văn bản
Trang ký hiển thị nội dung XML đã thụt lề kèm số chữ ký hiện có, không cần mở phần mềm khác.
Giới hạn cần biết trước
Nói rõ để bạn chọn đúng công cụ cho từng loại giấy tờ.
- File Word, Excel, PowerPoint tối đa 20 MB; file XML tối đa 10 MB.
- Chỉ nhận định dạng mới .docx, .xlsx, .pptx. File .doc, .xls, .ppt cũ hãy mở bằng Office và lưu lại sang định dạng mới. File có macro (.docm, .xlsm) không được nhận.
- Một hồ sơ chỉ gồm toàn file XML hoặc toàn file PDF/Word/Excel/PowerPoint, không trộn hai loại.
- Hồ sơ XML chỉ có bước Duyệt hoặc Ký số; không có ký ảnh, ký nháy vì file XML không có trang để đặt hình chữ ký.
- Công cụ kiểm tra chữ ký số công khai trên website này đọc được file PDF, XML và file Word, Excel, PowerPoint ký trực tiếp trong Microsoft Office. Trong GoSign, chữ ký trên file XML còn được kiểm tra ngay ở trang xem hồ sơ.
- GoSign không phát hành hoá đơn điện tử và không nộp tờ khai thuế. Hoá đơn và tờ khai vẫn gửi qua hệ thống của cơ quan thuế và nhà cung cấp hoá đơn.
Câu hỏi thường gặp
Những điều doanh nghiệp hay hỏi khi đưa file Office và XML vào luồng ký.
GoSign nhận file .docx và chuyển sang PDF để ký. Chữ ký nằm trên bản PDF; file Word gốc được lưu kèm hồ sơ ở mục Tài liệu đính kèm để đối chiếu.
File Office đã ký chuyển sang chỉ đọc, người sau muốn ký phải sửa file và làm mất chữ ký trước. Bản PDF cho phép nhiều người ký lần lượt trên cùng một bố cục cố định.
Bản PDF theo vùng in và khổ giấy đã đặt trong file Excel. Với bảng rộng, hãy đặt khổ ngang hoặc thu vừa trang trong Excel trước khi tải lên, rồi xem lại bản PDF trước khi trình ký.
Theo chuẩn XML Signature (XMLDSig) của W3C, thuật toán RSA-SHA256, chữ ký nằm trong file XML và bao toàn bộ nội dung. Mỗi người ký thêm một chữ ký riêng.
File vẫn là XML chuẩn, mở được bằng mọi trình soạn thảo. Để nhiều người cùng ký, GoSign dùng phép biến đổi XPath của chuẩn XMLDSig; một số thư viện kiểm tra mặc định tắt phép biến đổi này, nên khi gửi ra ngoài hãy hỏi trước bên nhận dùng công cụ nào để kiểm tra.
Hiện GoSign ký file XML nội bộ của doanh nghiệp. Tờ khai thuế và hoá đơn điện tử có định dạng và quy trình gửi riêng của cơ quan thuế, hãy ký bằng phần mềm của cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp hoá đơn.
GoSign hiện chưa hỗ trợ ký hàng loạt. Một hồ sơ có thể gồm nhiều file và đi qua cùng một luồng duyệt, ký.
Hướng dẫn ký theo từng loại file
Cách ký số trên Word, Excel, XML và PDF, kể cả khi bạn tự ký bằng phần mềm có sẵn.
Cách ký số trên file Word bằng USB Token: 2 cách và lý do nên chuyển sang PDF
Cách 1: Insert, Add a Signature Line, Sign. Cách 2: File, Info, Protect Document, Add a Digital Signature. Nhập PIN USB Token là xong; kèm lỗi hay gặp.
Ký số file Excel bằng USB Token: 2 cách trong Excel và cách trình ký nhiều người
Ký số file Excel được không? Được: chèn dòng chữ ký hoặc thêm chữ ký số vô hình bằng USB Token. Kèm lưu ý khi nhiều người ký và khi chuyển bảng tính sang PDF.
Ký số file XML: chuẩn XMLDSig, cách ký bằng USB Token, ký tờ khai thuế XML và cách kiểm tra
Ký số file XML là gì, khác ký PDF ở đâu, cách ký bằng USB Token, cách ký tờ khai XML trên thuế điện tử, TaxOnline và cách kiểm tra chữ ký.
Cách ký số file PDF bằng USB Token: 3 cách phổ biến và cách kiểm tra lại chữ ký
Ba cách ký số file PDF bằng USB Token: công cụ của nhà cung cấp, Adobe Acrobat Reader và nền tảng trình ký. Kèm bảng so sánh, cách kiểm tra và lỗi thường gặp.
Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ: trên file PDF, XML, Word, hoá đơn và kiểm tra online
5 cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ: công cụ online, trang NEAC, Adobe hoặc Foxit cho PDF, Word/Excel, hoá đơn XML. Kèm cách xem hạn USB Token và đọc kết quả.
Chữ ký số cho kế toán: việc nào ký ở đâu, giữ token thế nào cho an toàn
Kế toán dùng chữ ký số nhiều nhất: tờ khai thuế, hoá đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, chứng từ. Vì sao hoá đơn cần chữ ký số, việc nào ký ở đâu, giữ token ra sao.
Đưa file Word, Excel, XML vào luồng ký
Dùng thử GoSign với chính văn bản của bạn: tải lên, đặt người duyệt, người ký và ký số bằng USB Token.