Ký số file Excel được không? Được: chèn dòng chữ ký hoặc thêm chữ ký số vô hình bằng USB Token. Kèm lưu ý khi nhiều người ký và khi chuyển bảng tính sang PDF.
Bảng lương, bảng đối chiếu công nợ, bảng dự toán thường nằm trong Excel và cần chữ ký trước khi gửi đi. Câu hỏi hay gặp là "ký số file Excel được không, và ký thế nào?". Được. Excel trên máy tính có sẵn chức năng ký số bằng chứng thư trên USB Token, cách làm gần giống Word.
Bài này hướng dẫn hai cách ký trong Excel theo tài liệu của Microsoft, chỉ ra chỗ dễ vấp khi bảng tính cần nhiều người ký, và cách đưa bảng tính vào luồng trình ký mà không phải tự chuyển file.
Chuẩn bị trước khi ký
- Excel cài trên máy tính Windows (Microsoft 365 hoặc bản Office cài đặt). Tài liệu của Microsoft mô tả các bước trên bản máy tính; nếu đang mở file trên trình duyệt, hãy mở bằng ứng dụng Excel trên máy để ký
- USB Token còn hạn, đã cài driver của nhà cung cấp chứng thư; cắm token trước khi mở Excel
- Số liệu đã chốt, công thức đã tính xong — sau khi ký, bảng tính chuyển sang chỉ đọc
- Lưu file ở định dạng .xlsx
Cách 1: Chèn dòng chữ ký rồi ký
Dòng chữ ký hiện trên trang tính như chỗ ký trên bản giấy, hợp với bảng cần người ký nhìn thấy tên, chức danh.
- 1
Chọn ô cần đặt chữ ký
Thường là dưới dòng tổng cộng hoặc cuối bảng.
- 2
Chèn dòng chữ ký
Vào thẻ Insert, nhóm Text, chọn Signature Line.
- 3
Điền thông tin người ký
Trong hộp thoại Signature Setup, nhập họ tên, chức danh, email và hướng dẫn cho người ký nếu cần. Chọn OK.
- 4
Ký
Nhấp chuột phải vào dòng chữ ký, chọn Sign. Gõ tên hoặc chọn ảnh chữ ký, kiểm tra đúng chứng thư trên token của bạn, rồi chọn Sign.
- 5
Nhập mã PIN
Nhập mã PIN của USB Token khi hộp thoại của thiết bị ký hiện ra.
Cách 2: Thêm chữ ký số vô hình
Chữ ký vô hình không hiện trên trang tính nhưng vẫn xác nhận file do ai ký và chưa bị sửa. Hợp với bảng số liệu gửi kèm, không có chỗ ký riêng.
- 1
Mở mục bảo vệ sổ làm việc
Chọn File, Info, rồi Protect Workbook.
- 2
Chọn Add a Digital Signature
Chọn loại cam kết và nhập mục đích ký vào ô Purpose for signing this document.
- 3
Ký và nhập mã PIN
Chọn Sign, rồi nhập mã PIN của USB Token.
Sau khi ký, sổ làm việc chuyển sang chỉ đọc để ngăn chỉnh sửa, và nút Signatures xuất hiện ở cuối trang tính để xem thông tin chữ ký.
Ký số trên Excel 2010, 2013, 2016
Hai cách trên có từ Excel 2010 và nằm ở cùng chỗ trên các bản sau: Insert, nhóm Text, Signature Line (nếu hiện danh sách, chọn Microsoft Office Signature Line); hoặc File, Info, Protect Workbook, Add a Digital Signature. Vài điểm riêng khi dùng bản cũ:
- Office 2010 đã hết hỗ trợ từ ngày 13/10/2020, không còn nhận bản vá bảo mật. Vẫn ký được nếu Excel đọc được chứng thư trên token, nhưng nên nâng cấp khi có thể
- File .xls (Excel 97-2003) nên lưu lại thành .xlsx trước khi ký: File, Save As, chọn Excel Workbook
- Excel 2010 xuất PDF sẵn, không cần cài thêm: File, Save As, mục Save as type chọn PDF
Khi bảng tính cần nhiều người ký
Bảng lương thường qua kế toán lập, kế toán trưởng kiểm, giám đốc duyệt. Trong Excel, người sau muốn ký phải mở được file, mà file đã ký lại ở chế độ chỉ đọc; nếu sửa để ký, chữ ký của người trước bị ảnh hưởng. Vì vậy với bảng nhiều người ký, cách an toàn hơn là chuyển sang PDF rồi ký lần lượt trên PDF: mỗi người thêm một chữ ký mới mà không đụng tới chữ ký cũ.
| Tình huống | Ký trong Excel | Ký trên bản PDF |
|---|---|---|
| Một người ký, gửi nội bộ | Phù hợp | Phù hợp |
| Nhiều người ký lần lượt | Dễ vướng chế độ chỉ đọc | Nên dùng |
| Người nhận không có Excel | Khó mở, khó xem chữ ký | Mở bằng trình đọc PDF bất kỳ |
| Cần giữ công thức để tính tiếp | Giữ được | Chỉ còn số liệu; gửi kèm file Excel gốc nếu cần |
Chuyển Excel sang PDF sao cho không mất cột
Lỗi hay gặp nhất khi chuyển bảng tính sang PDF là bảng bị cắt sang trang sau hoặc chữ quá nhỏ. Bản PDF lấy theo cài đặt in của file, nên chỉnh trước khi xuất:
- 1Đặt vùng in cho phần cần ký: chọn vùng dữ liệu, vào Page Layout, Print Area, Set Print Area
- 2Bảng rộng thì đổi khổ ngang: Page Layout, Orientation, Landscape
- 3Cho vừa chiều ngang trang: trong File, Print, mục Scaling chọn Fit All Columns on One Page
- 4Xem trước trong File, Print; ổn rồi mới xuất PDF hoặc tải lên nền tảng trình ký
Vẫn bị cắt cột: kiểm tra thêm
- Vào View, Page Break Preview: đường kẻ xanh là chỗ ngắt trang. Kéo đường ngắt dọc ra mép phải của bảng để gom các cột về một trang
- Thu lề trang: Page Layout, Margins, Narrow
- Bảng dài nhiều trang: Page Layout, Print Titles, ô Rows to repeat at top, chọn dòng tiêu đề để dòng này lặp lại ở mỗi trang
- Vùng in cũ còn sót: Page Layout, Print Area, Clear Print Area rồi đặt lại
- Khi lưu PDF, bấm Options để chọn xuất trang tính đang mở (Active sheet) hay cả sổ làm việc (Entire workbook)
Trình ký file Excel trên GoSign
GoSign nhận thẳng file .xlsx ở ô Tài liệu trình ký. Khi tải lên, máy chủ chuyển bảng tính sang PDF theo vùng in và khổ giấy đã đặt trong file, còn file Excel gốc được lưu vào mục Tài liệu đính kèm của hồ sơ để đối chiếu. Sau đó bạn đặt vị trí chữ ký, chọn người duyệt, người ký nháy, người ký số USB Token như với một file PDF, và mỗi người ký theo lượt.
Xem GoSign xử lý file Word, Excel, PowerPoint và XML thế nào.
Lỗi thường gặp khi ký số file Excel
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy chứng thư để chọn | Token chưa cắm hoặc chưa cài driver | Cắm token, cài driver từ trang chính thức của nhà cung cấp, mở lại Excel |
| Không ký được, file báo chỉ đọc | File đã có chữ ký hoặc đang mở ở chế độ Protected View | Với file tải từ nguồn tin cậy, bật chỉnh sửa; với file đã ký, dùng bản gốc chưa ký |
| Chữ ký báo không hợp lệ sau khi gửi | File bị sửa sau khi ký, hoặc chứng thư hết hạn, bị thu hồi | Ký lại trên bản gốc; kiểm tra thời hạn chứng thư |
| Bản PDF bị cắt cột | Chưa đặt vùng in và khổ giấy | Đặt Print Area, khổ ngang, Fit All Columns on One Page rồi xuất lại |
Nhận được file Excel hay PDF đã ký và muốn biết chữ ký còn hợp lệ không?
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo