Đăng ký, mua chữ ký số ở đâu: tổ chức được cấp phép, chọn USB Token hay ký từ xa, hồ sơ theo Điều 34 Nghị định 23/2025, các bước thủ tục và việc sau khi nhận.
Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy có hiệu lực từ ngày 10/4/2025. Nghị định dùng cụm "phát hành chứng thư chữ ký số công cộng", còn người dùng và nhà cung cấp quen gọi là đăng ký hay mua chữ ký số. Các điều trích trong bài lấy từ bản Nghị định đăng trên Công báo.
Đăng ký chữ ký số ở đâu?
Đăng ký với một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có giấy phép, trực tiếp hoặc qua đại lý của tổ chức đó. Bộ Khoa học và Công nghệ công bố danh sách doanh nghiệp đã được cấp giấy phép dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) có trang giới thiệu các tổ chức này. Cá nhân có thêm một lựa chọn: đăng ký chứng thư số ngay trên ứng dụng VNeID nếu đã có tài khoản định danh điện tử mức độ 2.
| Nhu cầu | Nên đăng ký | Ghi chú |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp kê khai thuế, hoá đơn, bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng | Chứng thư số của tổ chức (doanh nghiệp) | Thường cấp trên USB Token hoặc ký số từ xa |
| Giám đốc, kế toán trưởng ký văn bản với tư cách cá nhân trong tổ chức | Chứng thư số cá nhân thuộc tổ chức | Chứng thư gắn tên người ký với thông tin doanh nghiệp |
| Cá nhân làm dịch vụ công, ký hợp đồng lao động điện tử, quyết toán thuế thu nhập cá nhân | Chứng thư số cá nhân | Có thể đăng ký qua VNeID hoặc với nhà cung cấp |
Cách kiểm tra một nhà cung cấp có được cấp phép, và chuỗi tin cậy từ Root CA quốc gia đến USB Token.
USB Token, ký số từ xa hay HSM tập trung?
Sau khi chọn loại chứng thư, doanh nghiệp chọn nơi lưu khoá bí mật và cách ký. Ba hình thức phổ biến hợp với ba quy mô khác nhau:
- USB Token hoặc SmartCard: khoá nằm trong thiết bị cầm tay, cắm vào máy tính để ký. Đơn giản, chi phí thấp, hợp với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.
- Ký số từ xa: khoá lưu trong HSM tại hệ thống nhà cung cấp, người ký xác nhận lệnh ký qua ứng dụng điện thoại. Tiện cho người hay di chuyển, ký trên nhiều máy.
- HSM tập trung: khoá của tổ chức lưu trong thiết bị phần cứng an toàn, hệ thống nghiệp vụ ký tự động. Hợp với tổ chức ký khối lượng lớn như hoá đơn.
Token của những nhà cung cấp nào đã ký thật trên GoSign.
5 câu nên hỏi trước khi mua chữ ký số
- 1Nhà cung cấp có nằm trong danh sách tổ chức được cấp phép dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng không?
- 2Chứng thư là loại cá nhân hay tổ chức, gắn đúng người hoặc pháp nhân sẽ ký chưa?
- 3Thời hạn hiệu lực bao lâu, chi phí gia hạn ra sao?
- 4Hình thức lưu khoá (USB Token, ký số từ xa, HSM) có hợp quy mô và cách ký của doanh nghiệp không?
- 5Chứng thư có dùng được với các hệ thống doanh nghiệp định ký: thuế, bảo hiểm xã hội, phần mềm ký văn bản?
Mua chữ ký số không nên quyết theo giá rẻ nhất, mà theo việc chứng thư có được công nhận và có khớp với cách doanh nghiệp thực sự ký hay không.
Hồ sơ đăng ký chữ ký số
Điều 34 Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đề nghị phát hành chứng thư chữ ký số công cộng gồm giấy đề nghị và tài liệu kèm theo.
| Người đăng ký | Giấy tờ | Căn cứ |
|---|---|---|
| Mọi trường hợp | Giấy đề nghị phát hành chứng thư, bản giấy hoặc điện tử, theo mẫu của nhà cung cấp | Khoản 1 Điều 34 |
| Cá nhân | Thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; người nước ngoài thêm thị thực còn thời hạn hoặc giấy tờ miễn thị thực | Điểm a khoản 2 Điều 34 |
| Doanh nghiệp, tổ chức | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc quyết định thành lập, giấy chứng nhận đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh) và giấy tờ tuỳ thân của người đại diện theo pháp luật; hoặc tài khoản định danh điện tử của tổ chức | Điểm b khoản 2 Điều 34 |
Khoản 3 Điều 34 cho người đăng ký chọn cách nộp: bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực, bản sao điện tử, bản sao kèm bản chính để đối chiếu, hoặc dùng tài khoản định danh điện tử mức độ 2. Theo khoản 4 Điều 34, nếu nhà cung cấp đã được phép kết nối hệ thống định danh và xác thực điện tử hoặc có thiết bị đọc chip căn cước, nhà cung cấp tự khai thác dữ liệu đó và không yêu cầu nộp các giấy tờ ở khoản 2.
Thủ tục đăng ký từng bước
- 1
Chọn nhà cung cấp và gói
Chọn tổ chức được cấp phép, loại chứng thư (tổ chức hay cá nhân), hình thức (USB Token, ký số từ xa) và thời hạn gói. Hỏi trước chứng thư dùng được trên những hệ thống bạn cần: thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan, phần mềm ký văn bản.
- 2
Lập và nộp 01 bộ hồ sơ
Điền giấy đề nghị theo mẫu của nhà cung cấp, nộp kèm giấy tờ ở Điều 34 trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến (khoản 1 Điều 35).
- 3
Nhà cung cấp kiểm tra, xác minh
Hồ sơ đủ và khớp thì nhà cung cấp phát hành chứng thư; chưa đủ thì thông báo để bổ sung; từ chối thì phải thông báo (khoản 2 Điều 35). Đăng ký trực tuyến thường có bước đối chiếu khuôn mặt với giấy tờ tuỳ thân, vì Điều 36 yêu cầu nhà cung cấp có giải pháp đối chiếu sinh trắc học khi phát hành bằng phương thức điện tử.
- 4
Ký hợp đồng dịch vụ
Nhà cung cấp giao kết hợp đồng với bạn rồi phát hành chứng thư (khoản 3 Điều 35). Khoá bí mật do bạn tự tạo trên thiết bị đạt chuẩn, hoặc bạn yêu cầu bằng văn bản để nhà cung cấp tạo (khoản 1 Điều 37).
- 5
Kiểm tra thông tin trên chứng thư
Khi nhận USB Token hoặc tài khoản ký số từ xa, đọc lại tên, mã số thuế, thời hạn trên chứng thư. Theo khoản 3 Điều 38, nhà cung cấp chỉ công bố chứng thư sau khi bạn xác nhận thông tin chính xác, chậm nhất 24 giờ sau khi xác nhận, trừ khi có thoả thuận khác.
Khi nào cần gia hạn chứng thư số, chuẩn bị gì và việc phải làm sau khi gia hạn.
Có chữ ký số rồi, việc tiếp theo
Đăng ký với nhà cung cấp chỉ là bước đầu. Mỗi hệ thống nơi bạn dùng chữ ký số có thủ tục đăng ký sử dụng riêng:
- Thuế điện tử: người nộp thuế đăng ký sử dụng, thay đổi chữ ký số theo hướng dẫn của chủ quản hệ thống thông tin nơi giao dịch (khoản 1 Điều 10 Thông tư 89/2026/TT-BTC); thông tin đã đăng ký thay đổi thì cập nhật trong 03 ngày làm việc
- Bảo hiểm xã hội, hải quan, ngân hàng: đăng ký chứng thư trên đúng cổng hoặc với đúng đơn vị theo hướng dẫn của họ
- Máy tính ký: cài driver USB Token và công cụ ký của từng cổng (thuế, bảo hiểm xã hội) hoặc của phần mềm ký văn bản
- Trong doanh nghiệp: giao người giữ token, ghi ngày hết hạn, quy định ai được ký văn bản nào bằng chứng thư của công ty
Chữ ký số được dùng khi giao dịch thuế điện tử, cách đăng ký và cập nhật khi đổi chứng thư theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Quy chế nội bộ: ai giữ USB Token, ai ký văn bản nào, xử lý thế nào khi người ký nghỉ việc.
Cá nhân đăng ký chữ ký số qua VNeID
Cá nhân đã định danh điện tử mức độ 2 có thể đăng ký chứng thư chữ ký số công cộng ngay trên ứng dụng VNeID, chọn nhà cung cấp và gói trong ứng dụng. Gói đăng ký qua VNeID chủ yếu để làm dịch vụ công trực tuyến; dùng cho việc khác có được không, có mất phí không là do điều khoản của nhà cung cấp.
Chữ ký số VNeID có mất phí không, đăng ký thế nào, dùng ký hợp đồng được không.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo