Khung quy chế 11 điều để doanh nghiệp tự soạn: phạm vi, hình thức ký theo loại văn bản, thẩm quyền và uỷ quyền, quản lý USB Token, lưu trữ và xử lý sự cố.
Công cụ ký số tốt đến đâu cũng không thay được một điều: doanh nghiệp phải thống nhất ai được ký gì, bằng hình thức nào, và làm gì khi có sự cố. Quy chế sử dụng chữ ký số nội bộ là văn bản trả lời những câu hỏi đó — và cũng là căn cứ chứng minh thẩm quyền ký nếu sau này có tranh chấp.
Dưới đây là khung 11 điều để bạn tự soạn. Nội dung trong ngoặc vuông [ ] là phần cần điền theo thực tế doanh nghiệp.
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc sử dụng chữ ký số và các hình thức ký điện tử khác trong hoạt động của [Tên doanh nghiệp], bao gồm việc trình ký, phê duyệt, ký văn bản nội bộ và văn bản giao dịch với bên ngoài.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Áp dụng cho ban lãnh đạo, trưởng các đơn vị, người lao động được giao quyền trình ký, phê duyệt hoặc ký văn bản, và người được giao quản lý thiết bị ký số của [Tên doanh nghiệp].
Điều 3. Giải thích từ ngữ
- Chữ ký số: chữ ký điện tử được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép phát hành
- Phê duyệt điện tử: thao tác xác nhận đồng ý với nội dung văn bản trên hệ thống trình ký, không sử dụng chứng thư số
- Ký nháy: xác nhận từng trang văn bản trước khi ký chính thức
- Ký ảnh: đặt hình ảnh chữ ký của người ký lên văn bản trên hệ thống trình ký
- Hệ thống trình ký: phần mềm [tên hệ thống] được doanh nghiệp sử dụng để trình ký và lưu vết văn bản
Cần định nghĩa thêm thuật ngữ? Tra cứu từ điển chữ ký số.
Điều 4. Hình thức ký áp dụng cho từng loại văn bản
Điều 4 về hình thức ký cho từng loại văn bản là điều quan trọng nhất của quy chế. Bảng dưới là ví dụ; doanh nghiệp điều chỉnh theo danh mục văn bản thực tế.
| Nhóm văn bản | Bước nội bộ | Bước ký chính thức |
|---|---|---|
| Hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng | Ký nháy của pháp chế | Chữ ký số của người có thẩm quyền và của doanh nghiệp (khi cần tổ chức xác nhận) |
| Hợp đồng lao động | Phê duyệt dự thảo của trưởng phòng nhân sự | Ký giấy, hoặc chữ ký số của người đại diện và người lao động trên eContract (Nghị định 337/2025/NĐ-CP) |
| Quyết định, quy chế nội bộ | Phê duyệt theo cấp | Chữ ký số của người có thẩm quyền |
| Đề nghị tạm ứng, thanh toán | Phê duyệt trưởng bộ phận, ký nháy kế toán trưởng | Chữ ký số của người phê duyệt chi |
| Đơn từ, đề xuất nội bộ | Phê duyệt | Phê duyệt hoặc ký ảnh |
| Văn bản gửi cơ quan nhà nước | Phê duyệt theo cấp | Theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận |
Điều 5. Thẩm quyền ký
- [Chức danh] ký các văn bản thuộc nhóm [ ] với giá trị đến [ ] đồng
- [Chức danh] ký các văn bản thuộc nhóm [ ]
- Văn bản vượt thẩm quyền phải trình [chức danh cấp trên] ký
- Danh sách người có thẩm quyền ký được cập nhật khi có thay đổi nhân sự và thông báo tới các đơn vị
Điều 6. Uỷ quyền ký
- Người có thẩm quyền được uỷ quyền cho người khác duyệt, ký hoặc từ chối thay trong thời gian vắng mặt
- Uỷ quyền phải xác định rõ người được uỷ quyền, phạm vi và thời hạn (từ ngày – đến ngày), thiết lập trên hệ thống trình ký hoặc bằng văn bản
- Người được uỷ quyền ký bằng chứng thư số của chính mình; nghiêm cấm dùng thiết bị ký số và mã PIN của người khác
- Người uỷ quyền chịu trách nhiệm về việc lựa chọn người được uỷ quyền
Cách thiết lập uỷ quyền có thời hạn trên hệ thống trình ký.
Điều 7. Quản lý chứng thư số và thiết bị ký
- [Đơn vị/chức danh] lập và cập nhật sổ theo dõi thiết bị ký số: người giữ, chứng thư của ai, số hiệu chứng thư, ngày hết hạn
- Chứng thư đứng tên doanh nghiệp do [chức danh] quản lý; chỉ người được giao mới được sử dụng
- Người giữ thiết bị có trách nhiệm đổi mã PIN khi nhận, giữ bí mật mã PIN, không ghi PIN lên thiết bị
- Gia hạn chứng thư trước ngày hết hạn ít nhất [ ] ngày
- Khi nghỉ việc hoặc chuyển công tác, người giữ thiết bị bàn giao theo biên bản
Điều 8. Quy trình trình ký
- 1
Soạn thảo và trình
Người soạn tải bản cuối cùng lên hệ thống trình ký, chọn loại tài liệu và luồng ký (hoặc quy trình mẫu) phù hợp với Điều 4.
- 2
Rà soát, phê duyệt
Các bước nội bộ phê duyệt hoặc ký nháy theo thứ tự; nếu chưa đạt, từ chối kèm ý kiến để người trình chỉnh sửa.
- 3
Ký chính thức
Người có thẩm quyền ký theo hình thức quy định; đối tác bên ngoài ký qua liên kết do hệ thống gửi.
- 4
Hoàn tất và phát hành
Văn bản đã ký được lưu trên hệ thống; bản gốc điện tử là bản có giá trị.
Điều 9. Lưu trữ văn bản điện tử
- Bản gốc là file điện tử đã ký, lưu trên hệ thống trình ký hoặc hệ thống lưu trữ được chỉ định; không lưu bản in rồi scan lại thay cho bản gốc
- Lưu kèm lịch sử xử lý: người trình, người duyệt, người ký, thời điểm và ý kiến
- Thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật đối với từng loại văn bản và quy định lưu trữ của doanh nghiệp
- Phân quyền truy cập theo vai trò; văn bản nhạy cảm chỉ mở cho người liên quan
Vì sao cần lưu bản gốc điện tử và lịch sử xử lý — góc nhìn chứng cứ.
Điều 10. Xử lý sự cố
- Mất thiết bị, nghi lộ mã PIN hoặc khoá bí mật: báo ngay [đầu mối] và tổ chức cung cấp chứng thư; thời hạn thông báo cho nhà cung cấp không quá 24 giờ kể từ khi phát hiện theo quy định hiện hành
- Quên mã PIN, thiết bị bị khoá: không tự thử nhiều lần, liên hệ [đầu mối] để làm việc với nhà cung cấp
- Văn bản ký nhầm hoặc sai nội dung: không sửa trên file đã ký; lập văn bản thay thế hoặc huỷ theo quy định
- [Đầu mối] lập biên bản sự cố, ghi rõ thời điểm phát hiện và các bước đã xử lý
Hướng dẫn chi tiết từng tình huống sự cố thiết bị ký.
Điều 11. Hiệu lực và trách nhiệm thi hành
Quy chế có hiệu lực từ ngày [ ]. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến và tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh về [đơn vị đầu mối] để tổng hợp, trình sửa đổi, bổ sung.
Kèm theo quy chế nên có
- 1Phụ lục 1: Danh mục văn bản và hình thức ký (chi tiết của Điều 4)
- 2Phụ lục 2: Danh sách người có thẩm quyền ký và hạn mức
- 3Phụ lục 3: Sổ theo dõi thiết bị ký số
- 4Phụ lục 4: Mẫu biên bản bàn giao thiết bị ký số
- 5Phụ lục 5: Mẫu biên bản sự cố
Trên GoSign, phần lớn quy chế có thể "đưa vào hệ thống": danh mục loại tài liệu, quy trình mẫu theo từng loại, vai trò và phân quyền, uỷ quyền có thời hạn và lịch sử xử lý từng hồ sơ. Khi quy chế và hệ thống khớp nhau, người dùng không cần nhớ quy định — hệ thống dẫn họ đi đúng luồng.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo