Giám đốc uỷ quyền ký hợp đồng cho ai, phạm vi đến đâu, bao lâu? Nội dung nên có trong giấy uỷ quyền và 5 giới hạn luật đặt ra khi ký bằng chữ ký số.
Một giấy uỷ quyền viết vội "Uỷ quyền cho ông B ký các hợp đồng của công ty" giải quyết được việc trước mắt, nhưng để lại ba câu hỏi không ai trả lời được: hợp đồng loại nào, giá trị bao nhiêu, và đến bao giờ. Khi có tranh chấp, chính những chỗ trống này quyết định hợp đồng có ràng buộc công ty hay không.
Uỷ quyền cho ai: 4 tiêu chí chọn người
| Tiêu chí | Câu hỏi kiểm tra |
|---|---|
| Đúng vai trò | Người này có phụ trách mảng công việc của loại hợp đồng được uỷ quyền không? |
| Không xung đột lợi ích | Người này có quan hệ lợi ích với các đối tác sẽ ký không? |
| Có phương tiện ký của chính mình | Người này đã có chứng thư số cá nhân để ký hợp đồng điện tử chưa? |
| Có người kiểm soát | Ai sẽ theo dõi các hợp đồng người này ký theo uỷ quyền? |
Nội dung nên có trong giấy uỷ quyền
| Mục | Viết cụ thể thế nào |
|---|---|
| Bên uỷ quyền | Tên doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật, chức danh |
| Bên được uỷ quyền | Họ tên, chức danh, số định danh cá nhân |
| Phạm vi | Loại hợp đồng (ví dụ hợp đồng mua vật tư, hợp đồng lao động thời vụ), giá trị tối đa mỗi hợp đồng, khu vực hoặc đơn vị áp dụng |
| Thời hạn | Từ ngày … đến ngày …; hoặc gắn với một giao dịch cụ thể |
| Uỷ quyền lại | Ghi rõ không được uỷ quyền lại, nếu doanh nghiệp không cho phép |
| Nghĩa vụ báo cáo | Gửi bản hợp đồng đã ký về bộ phận nào, trong bao lâu |
| Hình thức ký | Ký bằng chữ ký số cá nhân của người được uỷ quyền; ghi "theo Giấy uỷ quyền số …" trên hợp đồng |
5 giới hạn pháp luật đặt ra
| Giới hạn | Căn cứ |
|---|---|
| Không ghi thời hạn và không gắn với giao dịch cụ thể thì thời hạn đại diện là 01 năm kể từ khi phát sinh quyền đại diện | Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 |
| Người đại diện không được xác lập giao dịch với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác | Khoản 3 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015 |
| Người đại diện phải thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình | Khoản 4 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015 |
| Người được uỷ quyền giao kết hợp đồng lao động không được uỷ quyền lại cho người khác | Khoản 5 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 |
| Kế toán trưởng không được ký thừa uỷ quyền chức danh người quản lý, điều hành trên chứng từ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác | Khoản 4 Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC |
Ai được ký hợp đồng thay mặt công ty và hậu quả khi ký vượt thẩm quyền
Uỷ quyền khi người đại diện ra nước ngoài
Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam; nếu chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì khi xuất cảnh, người đó phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện (khoản 3 Điều 12). Đây là tình huống nên chuẩn bị mẫu uỷ quyền sẵn, không đợi đến sát ngày bay.
Làm giấy uỷ quyền bằng văn bản điện tử
- 1
Soạn theo mẫu chuẩn của doanh nghiệp
Dùng một mẫu thống nhất có đủ các nội dung nên có trong giấy uỷ quyền, đánh số để dẫn chiếu trên hợp đồng.
- 2
Người đại diện theo pháp luật ký số
Kèm chữ ký số của doanh nghiệp nếu quy chế yêu cầu, để giấy uỷ quyền có đủ xác nhận.
- 3
Gửi cho đối tác khi ký
Đối tác kiểm tra được phạm vi và thời hạn, đúng tinh thần khoản 4 Điều 141.
- 4
Theo dõi và thu hồi
Lưu danh sách giấy uỷ quyền còn hiệu lực; khi người được uỷ quyền chuyển công tác, nghỉ việc, thông báo chấm dứt uỷ quyền.
Uỷ quyền trên GoSign khác uỷ quyền pháp lý thế nào?
GoSign có chức năng uỷ quyền có thời hạn: người đi vắng chỉ định người xử lý thay các bước duyệt, ký, từ chối trong khoảng từ ngày đến ngày. Đây là công cụ vận hành để hồ sơ không bị kẹt. Quyền ký hợp đồng về mặt pháp lý vẫn phải dựa trên giấy uỷ quyền hợp lệ; hai thứ nên được thiết lập khớp nhau. Bản thân giấy uỷ quyền cũng có thể được trình và ký số trên GoSign như một hồ sơ.
- Đặt rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc uỷ quyền; hết hạn quyền tự trả về, không cần nhớ thu hồi
- Người được uỷ quyền phê duyệt, ký hoặc từ chối thay trong đúng khung thời gian
- Người được uỷ quyền dùng tài khoản và danh tính của chính mình, không mượn danh người uỷ quyền
- Mọi hành động ghi rõ ai làm thay ai, nên khi tra soát thấy được cả "ai ký" lẫn "ký theo uỷ quyền của ai"
Ảnh thậtXem cách GoSign quản lý uỷ quyền và phân quyền
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo