Hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025: có bắt buộc không, ký thế nào từ 01/7/2026?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 24/12/2025, quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử và Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Nghị định có hiệu lực từ 01/01/2026; theo Điều 28, Nền tảng phải vận hành chậm nhất 01/7/2026 và việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định áp dụng từ ngày đó.

Nhiều bài báo đặt tiêu đề "bắt buộc hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026" khiến phòng nhân sự lo phải bỏ hợp đồng giấy. Thực ra mốc 01/7/2026 là mốc áp dụng cách ký mới cho hợp đồng điện tử, không phải mốc buộc mọi doanh nghiệp chuyển sang điện tử.

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

— Khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Bộ luật Lao động 2019 đã cho phép giao kết hợp đồng lao động qua phương tiện điện tử từ trước (khoản 1 Điều 14). Nghị định 337 bổ sung cách làm cụ thể: ký trên hệ thống nào, ai xác thực danh tính, hợp đồng được lưu và tra cứu ở đâu.

Ba chủ thể trong một hợp đồng lao động điện tử

Điều kiện để ký hợp đồng lao động điện tử

Với người lao động và doanh nghiệp

Khoản 2 Điều 6 Nghị định 337 yêu cầu các bên có giấy tờ để định danh và có chữ ký số:

• Người lao động là cá nhân: thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn (người nước ngoài thêm thị thực hoặc giấy tờ miễn thị thực)
• Doanh nghiệp: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc giấy tờ thành lập tương ứng) và giấy tờ tuỳ thân của người đại diện theo pháp luật
• Cả hai bên: có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật về giao dịch điện tử (điểm c khoản 2 Điều 6)

Với hệ thống ký (eContract)

Khoản 1 Điều 6 liệt kê điều kiện của eContract, trong đó có: phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số; định danh, xác thực đúng chủ thể; chứng thực hợp đồng trước khi gửi về Nền tảng để gắn ID; chuyển đổi giữa bản giấy và bản điện tử; hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động; và kết nối API với Nền tảng theo quy định của Bộ Nội vụ.

Nhà cung cấp eContract còn phải có giải pháp đối chiếu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật với giấy tờ tuỳ thân, và có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy với loại dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu (khoản 3 Điều 6).

Quy trình ký từ 01/7/2026

1. 1

   Chọn nhà cung cấp eContract

   Doanh nghiệp và người lao động dùng eContract của một nhà cung cấp đáp ứng khoản 3 Điều 6. Nhà cung cấp phải công khai quy trình đăng ký, biểu mẫu, chi phí và điều kiện dịch vụ trên trang thông tin chính thức (khoản 3 Điều 21).

2. 2

   Định danh, xác thực các bên

   eContract xác thực danh tính người lao động và người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

3. 3

   Ký số kèm dấu thời gian

   Các bên ký số vào hợp đồng; chữ ký số gắn kèm dấu thời gian. Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng (khoản 4 Điều 6).

4. 4

   Gắn ID trong 24 giờ

   Trong vòng 24 giờ kể từ khi bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID (khoản 4 Điều 6).

5. 5

   Gửi bản có ID cho hai bên

   Nhà cung cấp eContract gửi bản hợp đồng đã gắn ID cho người lao động và doanh nghiệp (khoản 1 Điều 21). Hai bên có thể đăng ký tài khoản trên Nền tảng để tra cứu, xác minh hợp đồng của mình (Điều 19, 20).

Theo Điều 7, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract được gắn vào hợp đồng, trừ khi các bên thoả thuận khác.

Phụ lục, tạm hoãn, chấm dứt và hợp đồng giấy cũ

• Hợp đồng đã ký điện tử: sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt làm như khi giao kết, trừ khi hai bên thoả thuận khác (khoản 1 Điều 9)
• Hợp đồng đang là bản giấy mà muốn sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt bằng thông điệp dữ liệu: phải chuyển đổi sang hợp đồng điện tử trước (khoản 2 Điều 9). Bản chuyển đổi do người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký số xác nhận khớp bản gốc và được gắn ID (khoản 1 Điều 8)
• Phụ lục, thoả thuận tạm hoãn, thông báo chấm dứt của hợp đồng điện tử được gắn cùng ID với hợp đồng đó (khoản 3 Điều 9)
• Hợp đồng lao động điện tử ký trước 01/01/2026 và còn hiệu lực thì tiếp tục thực hiện đến hết thời hạn (khoản 1 Điều 29)

Doanh nghiệp cần làm gì?

1. 1Quyết định tiếp tục ký hợp đồng lao động giấy, hay chuyển sang điện tử cho một nhóm hợp đồng (ví dụ nhân viên chi nhánh, làm việc từ xa)
2. 2Nếu chuyển sang điện tử: chọn nhà cung cấp eContract, hỏi rõ giấy phép chứng thực thông điệp dữ liệu, chi phí theo hợp đồng và cách gắn ID
3. 3Rà soát chữ ký số: người ký phía doanh nghiệp đúng thẩm quyền theo Điều 18 Bộ luật Lao động; người lao động cần có chữ ký số
4. 4Cập nhật quy chế nhân sự: ai soạn, ai duyệt, ai ký hợp đồng; nơi lưu và cách tra cứu

GoSign dùng được ở đâu trong quy trình này?

GoSign là nền tảng trình ký văn bản nội bộ và hợp đồng, không phải nhà cung cấp eContract và không kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Vì vậy, hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337 không ký trên GoSign.

Phòng nhân sự vẫn dùng GoSign cho phần việc xung quanh hợp đồng: duyệt nội bộ bản dự thảo (chuyên viên trình, trưởng phòng ký nháy, lãnh đạo phê duyệt) trước khi đem ký với người lao động trên giấy hoặc trên eContract; và trình ký các văn bản nhân sự khác như quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chỉnh lương, đơn từ, biên bản bàn giao.

Hình thức ký cho từng loại văn bản nhân sự

Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, khen thưởng, kỷ luật hay thông báo nội bộ do doanh nghiệp ban hành không thuộc phạm vi Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Các văn bản nhân sự nội bộ này thường qua nhiều bước phê duyệt trước khi người có thẩm quyền ký ban hành.

Một đợt điều chỉnh lương hay bổ nhiệm có thể gồm hàng chục quyết định. Mỗi quyết định là một hồ sơ riêng trên GoSign; GoSign không có chức năng ký hàng loạt. Phòng nhân sự dùng quy trình mẫu để không phải thiết lập lại luồng ký cho từng hồ sơ, theo dõi hồ sơ nào đã ký, hồ sơ nào còn chờ, và dùng uỷ quyền có thời hạn khi người ký đi công tác, nghỉ phép.