Chữ ký số cho người lao động: loại nào dùng để ký hợp đồng lao động điện tử, đăng ký ở đâu, ai trả phí

Từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp nào chọn ký hợp đồng lao động điện tử thì phải ký qua eContract của nhà cung cấp được cấp phép và gắn mã định danh (ID) trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Phía doanh nghiệp thường đã có chữ ký số để khai thuế, xuất hoá đơn. Phía người lao động thì phần lớn chưa có. Bài này trả lời các câu người lao động và phòng nhân sự hay hỏi: loại chữ ký số nào dùng được, đăng ký ở đâu, mất bao lâu, ai trả tiền.

Vì sao người lao động phải có chữ ký số?

Điểm c khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP yêu cầu cả người sử dụng lao động và người lao động "có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử". Theo Điều 7, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các bên và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract được gắn vào hợp đồng, trừ khi các bên thoả thuận khác.

Vì vậy, cách làm quen thuộc trước đây, người lao động vẽ chữ ký hoặc dán ảnh chữ ký trên web còn doanh nghiệp ký số, không đáp ứng cách giao kết hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337 từ 01/7/2026. Hợp đồng lao động điện tử vẫn không bắt buộc: doanh nghiệp vẫn được ký hợp đồng bằng giấy với người lao động chưa có chữ ký số.

Ba cách để người lao động có chữ ký số

Cả ba cách đều cho ra chữ ký số công cộng do một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép phát hành. Về pháp lý, ba cách có giá trị như nhau. Khác biệt nằm ở chỗ khoá ký được giữ ở đâu, ký trên thiết bị nào và phần mềm eContract có kết nối được hay không. Phần mềm không kết nối được với dịch vụ ký số của người lao động thì người lao động không ký được, dù chứng thư hoàn toàn hợp lệ.

Hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân

Điểm a khoản 2 Điều 34 Nghị định 23/2025/NĐ-CP liệt kê giấy tờ cá nhân nộp kèm giấy đề nghị phát hành chứng thư: thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Người nước ngoài nộp thêm thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực. Danh sách này trùng với giấy tờ định danh người lao động cần có khi ký trên eContract theo điểm a khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

1. 1

   Hỏi phòng nhân sự trước

   Hỏi doanh nghiệp đang dùng eContract của nhà cung cấp nào và hệ thống đó nhận chữ ký số của những nhà cung cấp nào. Một số nhà cung cấp eContract có thể hướng dẫn hoặc hỗ trợ người lao động đăng ký chữ ký số ngay trong quy trình ký.

2. 2

   Chọn cách đăng ký

   Đã có tài khoản VNeID mức 2: đăng ký trong ứng dụng VNeID, mục Chứng thư chữ ký số, chọn nhà cung cấp phù hợp. Chưa có: đăng ký trực tiếp với một nhà cung cấp chữ ký số được cấp phép bằng căn cước hoặc hộ chiếu.

3. 3

   Xác thực danh tính

   Làm theo hướng dẫn xác thực khuôn mặt hoặc vân tay của nhà cung cấp. Chứng thư được phát hành sau khi danh tính khớp với giấy tờ.

4. 4

   Ghi lại thời hạn chứng thư

   Chứng thư công cộng có thời hạn tối đa 03 năm (khoản 3 Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP). Ghi lại ngày hết hạn để gia hạn trước khi cần ký phụ lục hay hợp đồng mới.

5. 5

   Ký thử trước ngày nhận việc

   Nếu có thể, ký thử một văn bản trên eContract trước ngày ký hợp đồng chính thức để chắc điện thoại, ứng dụng và tài khoản đều chạy.

Ai trả tiền chữ ký số cho người lao động?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP không có điều khoản quy định bên nào chịu chi phí chữ ký số của người lao động. Khoản 3 Điều 21 chỉ buộc nhà cung cấp eContract công khai quy trình đăng ký, biểu mẫu, chi phí liên quan và điều kiện dịch vụ trên trang thông tin chính thức của mình. Vì vậy, đây là chuyện doanh nghiệp tự quyết và thoả thuận với người lao động.

Doanh nghiệp muốn chuyển sang hợp đồng lao động điện tử thường có lợi khi chủ động lo phần này: chọn trước một hoặc vài loại chữ ký số mà eContract nhận, hướng dẫn người lao động đăng ký, và ghi rõ trong quy chế nội bộ ai trả phí, kể cả khi gia hạn. Nếu người lao động đăng ký chữ ký số VNeID, cần đọc kỹ điều kiện gói vì phạm vi miễn phí theo Nghị quyết 66.22/2026/NQ-CP là dịch vụ công trực tuyến và thủ tục hành chính.

Chứng thư của người lao động hết hạn giữa hợp đồng thì sao?

Hợp đồng lao động xác định thời hạn có thể dài tới 36 tháng, đúng bằng thời hạn tối đa của chứng thư số công cộng. Chứng thư của người lao động hết hạn sau khi đã ký không làm hợp đồng mất hiệu lực: người nhận kiểm tra trạng thái chứng thư tại thời điểm ký số (điểm a khoản 2 Điều 16 Nghị định 23/2025/NĐ-CP), và hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337 đã có dấu thời gian gắn kèm chữ ký để chứng minh thời điểm ký. Việc cần làm là gia hạn hoặc đăng ký chứng thư mới trước khi ký phụ lục, gia hạn hay chấm dứt hợp đồng.

Chữ ký số cá nhân này còn dùng vào việc gì?

Chứng thư của người lao động là chữ ký số công cộng của cá nhân, nên không chỉ dùng cho hợp đồng lao động. Người lao động có thể dùng chính chứng thư này cho giao dịch điện tử của bản thân, như nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến hay ký hợp đồng dân sự cá nhân, miễn là phần mềm của bên nhận hỗ trợ loại chữ ký số đó. Chứng thư cá nhân không thay được chữ ký số của doanh nghiệp: người lao động không dùng chứng thư của mình để ký thay mặt công ty, trừ khi được uỷ quyền và văn bản đó cho phép cá nhân ký.

GoSign dùng được ở bước nào?

GoSign không phải nhà cung cấp eContract và không kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, nên hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337 không ký trên GoSign. GoSign cũng chưa hỗ trợ ký số từ xa, nên người lao động không dùng chứng thư VNeID hay dịch vụ ký từ xa để ký trên GoSign. Phòng nhân sự dùng GoSign cho phần việc trước và quanh hợp đồng: duyệt nội bộ bản dự thảo hợp đồng trước khi đem ký trên eContract hoặc trên giấy, và trình ký quyết định tuyển dụng, điều chỉnh lương, biên bản bàn giao.