Chữ ký số cá nhân và chữ ký số doanh nghiệp: khác nhau thế nào, khi nào dùng loại nào?

Khi mua chữ ký số, doanh nghiệp thường được hỏi: cần chứng thư cho doanh nghiệp hay cho cá nhân? Hai loại này dùng chung công nghệ nhưng khác nhau ở người đứng tên — và vì vậy khác nhau ở tư cách ký, việc được dùng, cũng như cách quản lý khi nhân sự thay đổi.

Trên thị trường, các nhà cung cấp thường chia thành ba loại. Đây là cách gọi sản phẩm của nhà cung cấp chứ không phải thuật ngữ trong luật, nhưng rất hữu ích để chọn đúng.

Ba loại chữ ký số thường gặp

Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng phải ghi rõ tên thuê bao — tức ai là chủ thể của chữ ký. Vì vậy tư cách ký được thể hiện ngay trong chứng thư: một chữ ký đứng tên doanh nghiệp khác hẳn chữ ký của một cá nhân, dù cả hai được tạo trên cùng một văn bản.

Chữ ký số doanh nghiệp: "con dấu" trên môi trường số

Chứng thư đứng tên doanh nghiệp đại diện cho pháp nhân. Khoản 3 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định: khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, yêu cầu đó được đáp ứng bằng chữ ký số của chính cơ quan, tổ chức đó. Đây là lý do chữ ký số doanh nghiệp thường được ví như con dấu.

• Bắt buộc hoặc phổ biến cho các giao dịch với cơ quan nhà nước nhân danh doanh nghiệp: thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan
• Ký hoá đơn điện tử, chứng từ nhân danh tổ chức
• Ký hợp đồng khi cần thể hiện sự xác nhận của tổ chức
• Cần quy định rõ ai được giữ token và ai được dùng, vì chữ ký này nhân danh cả doanh nghiệp

Chữ ký số cá nhân thuộc doanh nghiệp: chữ ký của người có thẩm quyền

Chữ ký số cá nhân thuộc doanh nghiệp gắn tên người ký với thông tin tổ chức, thể hiện rằng cá nhân đó ký trong phạm vi chức danh của mình — giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng. Nó phù hợp với các văn bản mà trên giấy cần chữ ký của người có thẩm quyền, và giúp phân định trách nhiệm: ai đã ký, với tư cách gì.

Chữ ký số cá nhân độc lập: cho việc riêng

Chứng thư cấp cho cá nhân không gắn với tổ chức nào. Người lao động có thể dùng để ký hợp đồng với doanh nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân hay giao dịch trực tuyến. Doanh nghiệp không nên dùng chữ ký số cá nhân độc lập của nhân viên cho giao dịch nhân danh công ty.

Phối hợp khi ký hợp đồng: "ký tay và đóng dấu" phiên bản số

Trên giấy, hợp đồng quan trọng thường có chữ ký của người đại diện và con dấu doanh nghiệp. Trên môi trường số, nhiều doanh nghiệp chọn cách tương tự: người có thẩm quyền ký bằng chữ ký số của mình, sau đó văn bản được ký bằng chữ ký số của tổ chức — hoặc chỉ dùng chữ ký số tổ chức nếu quy chế nội bộ cho phép. Cách làm cụ thể nên được thống nhất trong quy chế và với đối tác.

1. 1

   Pháp chế ký nháy

   Xác nhận từng trang sau khi rà soát điều khoản — bước nội bộ, không cần chứng thư.

2. 2

   Đối tác ký số

   Đối tác ký bằng chứng thư của họ, có thể qua liên kết email mà không cần tài khoản.

3. 3

   Người có thẩm quyền ký số

   Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký bằng chữ ký số của mình.

4. 4

   Chữ ký số của tổ chức

   Văn bản được ký bằng chứng thư đứng tên doanh nghiệp khi cần tổ chức xác nhận; ảnh con dấu có thể hiển thị phía sau chữ ký cho quen mắt.

Trên GoSign, mỗi bước trong luồng ký được gán cho một tài khoản, một chức danh hoặc một email bên ngoài. Ở bước ký số, người ký chọn đúng chứng thư trong hộp thoại "Chọn chứng thư số" — người giữ cả chứng thư cá nhân lẫn chứng thư doanh nghiệp cần chọn theo tư cách ký của bước đó.

Nên mua loại nào? Gợi ý theo quy mô