Phần mềm ký số miễn phí có thật: Adobe Acrobat Reader, Foxit PDF Reader, Word và công cụ của nhà cung cấp chứng thư. Cái gì miễn phí, khi nào đủ dùng.
Tin tốt: nếu doanh nghiệp đã có USB Token chữ ký số, bạn gần như chắc chắn đã có sẵn ít nhất một phần mềm ký số miễn phí trên máy tính. Tin cần biết: "miễn phí" chỉ đúng với phần mềm. Thứ tạo ra giá trị pháp lý của chữ ký — chứng thư số — gần như không bao giờ miễn phí.
Bài này liệt kê 4 lựa chọn phổ biến, chỉ ra cái nào miễn phí thật, cái nào "có sẵn" nhờ bản quyền bạn đã trả, và 5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã vượt quá những gì công cụ miễn phí làm được.
Miễn phí phần mềm, không miễn phí chứng thư
| Thành phần | Vai trò | Chi phí |
|---|---|---|
| Chứng thư số và thiết bị ký | Xác định người ký, tạo giá trị pháp lý | Thường có phí, trả cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số theo thời hạn |
| Phần mềm ký | Dùng chứng thư để ký lên file | Có nhiều lựa chọn miễn phí hoặc có sẵn |
| Nền tảng trình ký | Đưa văn bản qua nhiều người, theo dõi, lưu trữ | Thường có phí theo người dùng, số tài liệu hoặc thời gian |
Chứng thư số gồm những gì và vì sao nó quyết định giá trị của chữ ký.
4 phần mềm ký số miễn phí hoặc có sẵn
1. Adobe Acrobat Reader — miễn phí
Bản Reader miễn phí ký được file PDF bằng chứng thư trên USB Token: mở file, vào All tools, chọn Use a certificate rồi Digitally sign, kéo vùng đặt chữ ký và chọn chứng thư. Tên menu có thể khác giữa các phiên bản. Đây cũng là công cụ phổ biến nhất để kiểm tra chữ ký trên file PDF người khác gửi đến.
2. Foxit PDF Reader — miễn phí
Foxit PDF Reader có chức năng ký số trong thẻ Protect, mục Sign & Certify, Place Signature. Phần mềm nhẹ, mở nhanh, hợp với máy tính cấu hình thấp. Cách dùng tương tự Adobe: đặt vùng chữ ký, chọn chứng thư, nhập mã PIN của thiết bị ký.
Hướng dẫn từng bước ký số PDF bằng Foxit và cách xử lý lỗi thường gặp.
3. Microsoft Word — có sẵn nếu đã có bản quyền Office
Word trên máy tính cho phép chèn dòng chữ ký hoặc thêm chữ ký số vô hình vào file .docx bằng chứng thư của bạn. Không mất thêm phí nếu doanh nghiệp đã có bản quyền Office. Nhược điểm: file Word ít khi là định dạng cuối cùng để gửi đối tác, và người nhận cũng phải dùng phần mềm tương thích để kiểm tra chữ ký.
Các bước ký số trên file Word và khi nào nên chuyển sang PDF.
4. Công cụ đi kèm chứng thư số
Nhiều nhà cung cấp chứng thư số có công cụ cài đặt thiết bị ký và ký file đi kèm khi bàn giao USB Token. Công cụ này không tốn thêm phí và được nhà cung cấp hướng dẫn trực tiếp. Hãy hỏi nhà cung cấp của bạn có những công cụ nào và tải từ trang chính thức của họ.
| Phần mềm | Chi phí | Định dạng ký | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat Reader | Miễn phí | Ký và kiểm tra chữ ký PDF hằng ngày | |
| Foxit PDF Reader | Miễn phí | Máy cấu hình thấp, cần phần mềm nhẹ | |
| Microsoft Word | Có sẵn trong bản quyền Office | DOCX | Văn bản nội bộ vẫn còn cần chỉnh sửa trước khi chốt |
| Công cụ của nhà cung cấp chứng thư | Đi kèm chứng thư | Tuỳ nhà cung cấp | Cài đặt thiết bị, đổi PIN, ký file nhanh |
Khi nào phần mềm ký số miễn phí là đủ?
- Mỗi tháng chỉ ký vài văn bản, và thường chỉ một người ký
- Văn bản không cần đi qua ai duyệt trước
- Đối tác tự lo phần ký của họ và gửi lại file
- Việc lưu trữ file đã ký trong thư mục chung là đủ để tra cứu
Nếu doanh nghiệp đúng với cả bốn điều trên, bạn không cần trả thêm cho phần mềm ký — Adobe Acrobat Reader hoặc Foxit PDF Reader là đủ.
5 dấu hiệu doanh nghiệp đã vượt quá công cụ miễn phí
- 1Một văn bản cần từ hai người duyệt, ký trở lên và bạn phải gửi file qua lại nhiều lần
- 2Có lúc hai người ký lên hai phiên bản khác nhau của cùng một văn bản
- 3Không ai trả lời ngay được "hồ sơ này đang chờ ai"
- 4Đối tác phải in, ký tay, scan lại vì họ không quen phần mềm ký
- 5Tìm lại văn bản đã ký phải lục email hoặc hỏi người đã nghỉ việc
Những vấn đề này không nằm ở thao tác ký, mà ở khâu điều phối giữa nhiều người. Công cụ miễn phí ký tốt từng file, nhưng không được thiết kế để làm việc đó.
Năm loại phần mềm ký số và doanh nghiệp bạn đang thiếu loại nào.
Bước tiếp theo: bắt đầu nhỏ
Bạn không cần thay mọi thứ cùng lúc. Hãy tiếp tục dùng công cụ miễn phí cho các file một người ký, và thử một nền tảng trình ký cho đúng một loại văn bản đi qua nhiều người nhất — thường là đề nghị thanh toán hoặc hợp đồng. Sau một tháng, bạn sẽ có số liệu thật để quyết định.
GoSign có dùng thử miễn phí. File ký trên GoSign theo chuẩn PAdES, vẫn mở và kiểm tra chữ ký được bằng Adobe Acrobat Reader hay Foxit PDF Reader — nên công cụ miễn phí bạn đang dùng vẫn giữ nguyên vai trò kiểm tra.
Thử GoSign với một loại văn bản của doanh nghiệp bạn.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo