Cách 1: Insert, Add a Signature Line, Sign. Cách 2: File, Info, Protect Document, Add a Digital Signature. Nhập PIN USB Token là xong; kèm lỗi hay gặp.
Văn bản soạn trên Word, người ký cắm sẵn USB Token — câu hỏi tự nhiên là "ký luôn trên file Word được không?". Được. Word trên máy tính có sẵn chức năng ký số, không cần cài thêm phần mềm. Nhưng có một chi tiết khiến nhiều người phải ký lại từ đầu: file Word đã ký gần như không cho người thứ hai ký tiếp một cách suôn sẻ.
Bài này hướng dẫn hai cách ký số trên Word theo tài liệu của Microsoft, rồi chỉ ra khi nào nên dừng lại và chuyển sang PDF.
Chuẩn bị trước khi ký
- Word trên máy tính Windows (Microsoft 365 hoặc các bản Office cài đặt). Các bước dưới đây theo giao diện Word trên Windows
- USB Token còn hạn, đã cài driver của nhà cung cấp chứng thư; cắm token vào máy trước khi mở Word
- Văn bản đã chốt nội dung — sau khi ký, file chuyển sang chế độ chỉ đọc
- Lưu văn bản ở định dạng .docx
Máy tính dùng để ký số nên được kiểm tra an toàn trước.
Cách 1: Chèn dòng chữ ký rồi ký
Chèn dòng chữ ký (Signature Line) trong Word tạo ra một vùng ký nhìn thấy được trên văn bản, giống chỗ ký trên bản giấy.
- 1
Đặt con trỏ tại vị trí cần ký
Thường là cuối văn bản, dưới chức danh người ký.
- 2
Chèn dòng chữ ký
Vào thẻ Insert, nhóm Text, chọn Add a Signature Line.
- 3
Điền thông tin người ký
Trong hộp thoại Signature Setup, nhập họ tên, chức danh, email; có thể chọn hiển thị ngày ký. Chọn OK.
- 4
Ký
Nhấp chuột phải vào dòng chữ ký, chọn Sign. Gõ tên, vẽ chữ ký hoặc chọn ảnh chữ ký (Select Image), kiểm tra đúng chứng thư của bạn đang được dùng, rồi chọn Sign.
- 5
Nhập mã PIN
Hộp thoại của thiết bị ký hiện ra; nhập mã PIN của USB Token để hoàn tất.
Cách 2: Thêm chữ ký số vô hình
Chữ ký vô hình không hiện trên nội dung văn bản nhưng vẫn bảo vệ tính xác thực của file. Hợp với văn bản không có chỗ ký riêng.
- 1
Mở mục bảo vệ tài liệu
Chọn File, Info, rồi Protect Document.
- 2
Chọn Add a Digital Signature
Chọn loại cam kết trong danh sách Commitment Type và nhập mục đích ký vào ô Purpose for signing this document.
- 3
Ký và nhập mã PIN
Chọn Sign, rồi nhập mã PIN của USB Token khi được hỏi.
Sau khi ký bằng cả hai cách, văn bản chuyển sang chỉ đọc để ngăn chỉnh sửa, và nút Signatures xuất hiện ở thanh trạng thái phía dưới để xem thông tin chữ ký.
Điều ít ai nói trước: file Word đã ký rất khó cho người sau ký tiếp
Nếu người sau cố sửa file để ký (chọn Edit Anyway trên thanh thông báo của văn bản đã ký), Word cảnh báo chữ ký hiện có sẽ bị gỡ bỏ. Trên diễn đàn hỏi đáp của Microsoft, nhiều người dùng gặp lỗi khi người thứ hai ký vì file đã ở chế độ chỉ đọc, và một trong các cách được gợi ý là lưu văn bản sang PDF rồi ký.
Khi nào nên chuyển sang PDF rồi mới ký?
| Tình huống | Ký trên Word | Chuyển sang PDF rồi ký |
|---|---|---|
| Một người ký, văn bản nội bộ | Phù hợp | Phù hợp |
| Nhiều người cùng ký một văn bản | Dễ gặp lỗi chữ ký bị gỡ | Nên dùng |
| Gửi đối tác, cơ quan bên ngoài | Bố cục có thể lệch trên máy khác | Nên dùng — bố cục giữ nguyên |
| Cần kiểm tra chữ ký bằng phần mềm phổ biến | Cần Word hoặc phần mềm tương thích | Mở bằng Adobe Acrobat Reader, Foxit PDF Reader |
| Lưu trữ lâu dài | Phụ thuộc phiên bản Word | PDF là định dạng phổ biến cho lưu trữ |
Chuyển sang PDF rất đơn giản: trong Word, chọn File, Save As, chọn định dạng PDF. Sau đó ký file PDF bằng Adobe Acrobat Reader, Foxit PDF Reader hoặc nền tảng trình ký.
Ba cách ký số file PDF bằng USB Token, từng bước.
Lỗi thường gặp khi ký số trên Word
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy chứng thư để chọn | Token chưa cắm hoặc chưa cài driver | Cắm token, cài driver từ trang chính thức của nhà cung cấp, mở lại Word |
| Không ký được, báo file chỉ đọc | File đã có chữ ký hoặc đang mở ở chế độ Protected View | Với file tải từ nguồn tin cậy, bật chỉnh sửa; với file đã ký, dùng bản gốc chưa ký |
| Chữ ký bị gỡ sau khi sửa | Văn bản bị chỉnh sửa sau khi ký | Ký lại trên bản gốc; không sửa file đã ký |
| Người nhận báo chữ ký không hợp lệ | Chứng thư hết hạn, bị thu hồi hoặc là chứng thư tự tạo | Kiểm tra thời hạn chứng thư; chỉ dùng chứng thư do tổ chức được cấp phép phát hành |
Nhận được file Word đã ký? Tải file .docx lên để xem chữ ký còn hợp lệ không, chứng thư do ai cấp.
Khi văn bản cần nhiều người ký
Ký trên Word hợp với văn bản một người ký. Khi một văn bản cần trưởng phòng duyệt, kế toán ký nháy, giám đốc ký số, bạn cần một luồng ký thay vì chuyền file qua lại. GoSign nhận thẳng file .docx: khi tải lên, văn bản được chuyển sang PDF để ký theo chuẩn PAdES, còn file Word gốc được lưu kèm hồ sơ. Người trình đặt vị trí chữ ký cho từng người, và mỗi người ký theo lượt — không ai phải lo chữ ký trước bị gỡ.
Xem GoSign xử lý file Word, Excel, PowerPoint và XML thế nào.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo