Ba cách ký số file PDF bằng USB Token: công cụ của nhà cung cấp, Adobe Acrobat Reader và nền tảng trình ký. Kèm bảng so sánh, cách kiểm tra và lỗi thường gặp.
PDF là định dạng phổ biến nhất để ký số hợp đồng, biên bản, quyết định. Chuẩn chữ ký số dành riêng cho PDF là PAdES: chữ ký được nhúng thẳng vào file, bao phủ toàn bộ nội dung đã ký, nên chỉ cần sửa một ký tự sau khi ký là phần mềm kiểm tra sẽ phát hiện.
Có ba cách phổ biến để ký số một file PDF bằng chứng thư trên USB Token. Bài viết hướng dẫn từng cách, so sánh ưu nhược điểm và chỉ ra cách kiểm tra lại chữ ký sau khi ký.
Chuẩn bị trước khi ký
- File PDF là bản cuối cùng: sau khi ký, mọi chỉnh sửa nội dung sẽ khiến chữ ký báo không hợp lệ
- USB Token còn hạn và trình điều khiển (driver) của nhà cung cấp đã được cài trên máy; Viettel-CA, VNPT-CA, BKAV-CA, FPT-CA… mỗi nơi có bộ cài riêng
- Mã PIN của USB Token — chỉ bạn biết, không đưa cho người khác
- Máy tính Windows có cổng USB; tắt các phần mềm có thể chặn hộp thoại nhập PIN
- Nếu file có mật khẩu hoặc bị hạn chế quyền, cần bản cho phép ký
Cách 1: Dùng công cụ ký của nhà cung cấp chứng thư
Nhiều nhà cung cấp chứng thư số cung cấp kèm phần mềm hoặc tiện ích để ký file. Cách dùng mỗi công cụ một khác, nhưng quy trình chung là: mở công cụ, chọn file PDF, chọn chứng thư trên token, chọn vị trí hiển thị chữ ký, nhập PIN và lưu ra file đã ký.
Ưu điểm là đồng bộ với thiết bị của nhà cung cấp. Hạn chế là mỗi người tự ký trên máy của mình rồi gửi file qua lại — khó kiểm soát khi một văn bản cần nhiều người ký theo thứ tự.
Cách 2: Ký bằng Adobe Acrobat Reader
Adobe Acrobat Reader bản miễn phí hỗ trợ ký số bằng chứng thư trên USB Token. Tên menu có thể khác nhau giữa các phiên bản; các bước dưới đây theo giao diện phổ biến hiện nay.
- 1
Mở file PDF
Cắm USB Token trước, sau đó mở file bằng Adobe Acrobat Reader.
- 2
Mở công cụ ký bằng chứng thư
Ở giao diện mới chọn All tools > Use a certificate > Digitally sign. Ở giao diện cũ chọn Tools > Certificates > Digitally Sign.
- 3
Kéo chọn vùng đặt chữ ký
Kéo một khung chữ nhật tại vị trí muốn hiển thị chữ ký trên trang.
- 4
Chọn chứng thư
Danh sách Digital ID hiện ra; chọn chứng thư trên token (đối chiếu tên thuê bao và thời hạn), bấm Continue.
- 5
Xem trước và ký
Kiểm tra hình thức hiển thị rồi bấm Sign. Acrobat yêu cầu lưu thành file mới — nên đặt tên khác file gốc.
- 6
Nhập mã PIN
Hộp thoại của trình điều khiển token hiện ra; nhập PIN để hoàn tất. File đã lưu là bản đã ký.
Cách 3: Ký trên nền tảng trình ký (ví dụ GoSign)
Khi một văn bản cần nhiều người duyệt và ký theo thứ tự, ký từng máy rồi gửi file qua email rất dễ lẫn phiên bản. Nền tảng trình ký đưa cả luồng về một chỗ: file được tải lên một lần, mỗi người ký vào đúng bản đang lưu hành. Trên GoSign, bước ký số diễn ra như sau:
- 1
Người trình ký tải PDF và đặt ô ký
Tải file lên, thêm bước ký cho từng người, chọn hình thức Ký số và đặt vị trí ô ký trên trang.
- 2
Người ký mở hồ sơ đang chờ
Hồ sơ đến lượt xuất hiện trong mục "Chờ tôi ký" kèm thông báo; người ký xem nội dung ngay trên trình duyệt.
- 3
Kết nối ứng dụng ký số
Bấm ký số, GoSign kết nối với GoSign Desktop Signer trên máy tính. Lần đầu dùng, làm theo hộp thoại "Cài đặt & kết nối ứng dụng ký số".
- 4
Chọn chứng thư và nhập PIN
Chọn chứng thư có nhãn "Đang hoạt động" trong hộp thoại "Chọn chứng thư số", rồi nhập PIN trên hộp thoại của thiết bị. GoSign không yêu cầu và không lưu mã PIN.
- 5
Hoàn tất
Tiến trình hiển thị các bước đọc chứng chỉ, chuẩn bị và băm, ký bằng thiết bị, ghép chữ ký. Bản đã ký được lưu và chuyển sang người ký tiếp theo.
Ảnh thậtSo sánh ba cách ký số PDF
| Tiêu chí | Công cụ của nhà cung cấp | Adobe Acrobat Reader | Nền tảng trình ký |
|---|---|---|---|
| Chi phí phần mềm | Đi kèm chứng thư | Miễn phí | Theo gói dịch vụ |
| Nhiều người ký theo thứ tự | Gửi file qua lại thủ công | Gửi file qua lại thủ công | Tự động chuyển bước |
| Kiểm soát phiên bản | Dễ lẫn bản | Dễ lẫn bản | Một bản duy nhất đang lưu hành |
| Lịch sử ai ký, lúc nào | Chỉ có trong chữ ký | Chỉ có trong chữ ký | Có tiến trình từng bước |
| Đối tác bên ngoài cùng ký | Đối tác tự lo công cụ | Đối tác tự lo công cụ | Gửi liên kết ký qua email |
| Phù hợp | Ký lẻ, ít văn bản | Ký lẻ, cần công cụ phổ biến | Doanh nghiệp có luồng duyệt nhiều bước |
Ký xong, tải file PDF lên để kiểm tra chữ ký số còn nguyên vẹn và chứng thư do tổ chức được tin cậy cấp.
Kiểm tra lại file sau khi ký
- Trong Adobe Acrobat Reader: mở bảng Signatures (Chữ ký) để xem người ký, thời điểm ký và trạng thái chưa bị sửa đổi
- Trên GoSign: mở tài liệu đã ký và bấm "Kiểm tra chữ ký" để xác nhận chữ ký hợp lệ và file còn nguyên vẹn
- Nếu file có nhiều chữ ký, kiểm tra từng chữ ký — chữ ký sau không được làm hỏng chữ ký trước
Xem cách đọc kết quả kiểm tra chữ ký số và phân biệt các trạng thái.
Lỗi thường gặp khi ký số PDF
| Lỗi | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy chứng thư trong danh sách | Token chưa cắm hoặc chưa cài driver của nhà cung cấp | Cắm lại token, cài driver, mở lại phần mềm hoặc bấm quét lại |
| Không mở được công cụ ký trên file | File có mật khẩu hoặc bị hạn chế quyền ký | Xin bản PDF không hạn chế quyền từ người soạn |
| Báo sai PIN hoặc token bị khoá | Nhập sai PIN nhiều lần | Dừng thử tiếp, liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ mở khoá |
| Chữ ký báo tài liệu đã bị sửa đổi | File bị chỉnh sửa hoặc lưu lại bằng công cụ khác sau khi ký | Dùng lại bản gốc đã ký; nếu cần sửa nội dung thì ký lại bản mới |
| Chứng thư hết hạn | Quá thời hạn hiệu lực | Gia hạn chứng thư rồi ký lại |
Lần đầu ký số trên GoSign? Xem hướng dẫn cài GoSign Desktop Signer.
Dùng Foxit PDF Reader thay vì Adobe? Hướng dẫn ký số từng bước và bảng xử lý lỗi.
Văn bản còn ở dạng Word? Hai cách ký số trên Word và khi nào nên chuyển sang PDF.
Cần ký bảng tính? Hai cách ký số trong Excel và cách chuyển sang PDF không mất cột.