Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ: trên file PDF, XML, Word, hoá đơn và kiểm tra online

Một file có hình chữ ký và con dấu đỏ chưa chắc đã có chữ ký số. Ngược lại, một chữ ký số thật vẫn có thể báo dấu chấm hỏi chỉ vì máy tính chưa tin cậy chứng thư gốc của Việt Nam. Bài viết hướng dẫn năm cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ theo từng loại file, cách xem USB Token của mình còn hạn không và cách đọc đúng kết quả, để bạn không trả nhầm một hợp đồng hợp lệ hay nhận nhầm một văn bản đã bị sửa.

Chọn cách kiểm tra theo loại file

Kiểm tra chữ ký số hợp lệ là kiểm tra những gì?

Kiểm tra chữ ký số trả lời bốn câu hỏi cùng lúc. Cả bốn đều dựa trên chứng thư số đi kèm chữ ký và cơ chế toàn vẹn của định dạng file (ByteRange với PDF, giá trị băm trong phần tử Signature với XML), chứ không dựa trên hình chữ ký nhìn thấy trên trang.

• File có chữ ký số hay chỉ có hình chữ ký chèn vào
• Nội dung còn toàn vẹn, chưa bị sửa trong phạm vi đã ký
• Ai đã ký: tên người, tổ chức, mã số thuế ghi trong chứng thư
• Chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được tin cậy cấp, còn hiệu lực tại thời điểm ký và không bị thu hồi

Phần toàn vẹn của chữ ký số trên file PDF hoạt động như sau. Khi ký, phần mềm băm toàn bộ nội dung trong một vùng byte xác định (ByteRange) rồi ký lên mã băm đó. Khi kiểm tra, phần mềm băm lại và so sánh. Chỉ cần một byte trong vùng đã ký thay đổi, mã băm sẽ khác và chữ ký bị báo là không hợp lệ.

Cách 1: Kiểm tra chữ ký số online, không cần cài phần mềm

Khi không có Adobe hay Foxit, hoặc không muốn chỉnh cấu hình tin cậy của máy, bạn có thể kiểm tra chữ ký số online. Công cụ kiểm tra chữ ký số của GoSign chạy ngay trên trình duyệt: chọn file, bấm kiểm tra, rồi đọc kết luận của từng chữ ký. Công cụ đã tin cậy sẵn chứng thư gốc quốc gia của Việt Nam và các CA công cộng trong nước, nên chữ ký số Việt Nam hợp lệ không bị báo chấm hỏi như trên Adobe.

1. 1

   Mở công cụ kiểm tra chữ ký số

   Vào trang kiểm tra chữ ký số, không cần đăng nhập. Công cụ nhận PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx) tối đa 20 MB và XML tối đa 10 MB.

2. 2

   Chọn file và bấm "Kiểm tra chữ ký"

   Công cụ đọc từng chữ ký, xác minh dữ liệu mật mã, chuỗi chứng thư và tra tình trạng thu hồi tại nhà cung cấp chứng thư.

3. 3

   Đọc kết luận

   Mỗi chữ ký có một thẻ riêng ghi Hợp lệ, Có cảnh báo hoặc Không hợp lệ, kèm người ký, nhà cung cấp chứng thư, thời hạn chứng thư và lý do cụ thể. File chỉ được đọc trong bộ nhớ để kiểm tra rồi bỏ đi, không lưu trên máy chủ.

Cách 2: Kiểm tra chữ ký số trên trang NEAC

Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) vận hành Root CA quốc gia và có mục kiểm tra chữ ký số trên trang neac.gov.vn. Theo hướng dẫn NEAC đăng ngày 07/8/2025, chức năng này nhận file PDF và XML đã ký; phần đuôi file cần viết thường, ví dụ .pdf thay vì .PDF.

1. 1

   Mở mục kiểm tra chữ ký số

   Vào neac.gov.vn, chọn mục Kiểm tra ký số (trang neac.gov.vn/vi/kiem-tra-chu-ky-so).

2. 2

   Tải file lên và kiểm tra

   Chọn "Chọn tệp tải lên" để đưa file đã ký lên, rồi bấm "Kiểm tra văn bản". Hệ thống tự chạy các bước xác minh.

3. 3

   Đọc kết quả

   Kết quả của NEAC gồm tổ chức cấp (Cấp bởi), người ký (Ký bởi), tình trạng tài liệu có bị thay đổi sau khi ký không, thời gian ký, dấu thời gian, tình trạng thu hồi chứng thư qua OCSP, CRL và lý do nếu chữ ký không hợp lệ.

Kết quả trên trang NEAC là nguồn tra cứu chính thức với chữ ký số công cộng. Khi hồ sơ cần gửi cơ quan nhà nước hoặc khi có tranh chấp, hãy đối chiếu thêm trên trang NEAC dù đã kiểm tra bằng cách khác.

Cách 3: Kiểm tra chữ ký số trên file PDF bằng Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader miễn phí và đọc được chữ ký số theo chuẩn PDF. Các bước dưới đây theo giao diện Acrobat hiện tại; bản cũ có thể đặt các mục ở thanh bên trái thay vì bên phải.

1. 1

   Mở file PDF đã ký

   Nếu file có chữ ký số, Acrobat hiện một dải thông báo ở đầu trang: "Signed and all signatures are valid" (mọi chữ ký hợp lệ), "At least one signature has problems" (có chữ ký cần xem lại) hoặc "At least one signature is invalid" (có chữ ký không hợp lệ).

2. 2

   Mở bảng Signatures

   Chọn Signatures ở thanh bên phải (bản cũ: nút Signature Panel trên dải thông báo). Mỗi chữ ký số trong file hiện thành một dòng, kèm biểu tượng tích xanh, dấu chấm hỏi hoặc dấu X đỏ.

3. 3

   Xác minh lại chữ ký

   Trong bảng Signatures, chọn Options rồi Validate Signatures. Hộp Signature Validation Status cho biết chi tiết của từng chữ ký. Muốn xác minh mọi chữ ký một lần, chọn All tools, Use a certificate, Validate all signatures.

4. 4

   Xem chứng thư của người ký

   Mở Signature Properties, chọn Show Signer's Certificate để xem tên người ký, tổ chức, tổ chức cấp chứng thư và thời hạn hiệu lực.

Cách 4: Kiểm tra chữ ký số trên Foxit PDF Reader

Foxit PDF Reader là trình đọc PDF phổ biến ở các văn phòng Việt Nam, cũng thường được dùng để ký số. Tên các mục có thể khác đôi chút giữa các phiên bản Foxit.

1. 1

   Mở file và mở bảng chữ ký

   Mở file PDF đã ký, chọn biểu tượng chữ ký số ở thanh điều hướng bên trái để mở bảng chữ ký. Mỗi chữ ký số trong file là một dòng.

2. 2

   Xác minh chữ ký

   Nhấp chuột phải vào chữ ký cần kiểm tra, chọn Validate Signature. Foxit báo chữ ký hợp lệ, chưa xác định được hay không hợp lệ.

3. 3

   Xem chứng thư

   Nhấp chuột phải vào chữ ký, chọn Show Signature Properties, rồi bấm Show Certificate để xem người ký, tổ chức cấp chứng thư và thời hạn.

Cách 5: Kiểm tra chữ ký số trên file Word, Excel, PowerPoint

File Word, Excel, PowerPoint được ký trực tiếp trong Microsoft Office mang chữ ký số ngay trong file. Văn bản đã ký chuyển sang chỉ đọc và có nút Signatures ở thanh trạng thái phía dưới, kèm dải thông báo màu vàng ở đầu trang.

1. 1

   Mở danh sách chữ ký

   Mở file, chọn File, Info, View Signatures (hoặc bấm View Signatures trên dải thông báo). Bảng Signatures bên phải liệt kê từng chữ ký.

2. 2

   Xem chi tiết một chữ ký

   Trỏ vào tên chữ ký, bấm mũi tên bên phải rồi chọn Signature Details. Hộp thoại ghi trạng thái chữ ký, người ký và tổ chức cấp chứng thư; bấm View để xem toàn bộ chứng thư.

3. 3

   Đọc trạng thái

   Theo Microsoft: Valid là chữ ký hợp lệ, chứng thư được tin cậy, chưa hết hạn, chưa bị thu hồi; Invalid là chứng thư bị thu hồi hoặc nội dung đã bị sửa; Recoverable error là lỗi có thể khắc phục như đang ngoại tuyến, chứng thư hết hạn hoặc tổ chức cấp chưa được tin cậy; Partial signature là chỉ một phần file được ký.

Nếu file Word đã được chuyển sang PDF rồi mới ký, chữ ký số nằm trong bản PDF, nên hãy kiểm tra bản PDF thay vì file Word gốc. Công cụ kiểm tra chữ ký số của GoSign chưa kiểm tra được file Office đời cũ (.doc, .xls, .ppt) và file có mật khẩu mở.

Kiểm tra chữ ký số trên hoá đơn điện tử và tờ khai XML

Hoá đơn điện tử và tờ khai thuế là file XML, chữ ký số nằm trong phần tử Signature của file. Một hoá đơn thường có chữ ký của người bán; hoá đơn có mã còn có thêm chữ ký của cơ quan thuế. Tải file XML lên công cụ kiểm tra chữ ký số hoặc trang NEAC để biết từng chữ ký còn khớp dữ liệu không, chứng thư của ai và còn hạn hay đã bị thu hồi.

Kiểm tra chữ ký số không cho biết nội dung hoá đơn có đúng quy định hay hoá đơn đã được cơ quan thuế cấp mã chưa. Để biết hoá đơn đã được cấp mã hay cơ quan thuế đã nhận chưa, hãy tra cứu trên cổng hoá đơn điện tử hoadondientu.gdt.gov.vn bằng các thông tin in trên hoá đơn như ký hiệu, số hoá đơn và tổng tiền thanh toán.

So sánh các cách kiểm tra chữ ký số

Cách kiểm tra file PDF có chữ ký số hay không

Muốn biết một file PDF có chữ ký số hay không, đừng nhìn hình chữ ký trên trang. Hãy mở bảng chữ ký trong Adobe hoặc Foxit: bảng có ít nhất một dòng chữ ký thì file có chữ ký số; bảng trống trơn thì hình chữ ký, con dấu trên trang chỉ là ảnh chèn vào. Trình xem PDF có sẵn trong Chrome chỉ hiển thị hình chữ ký, không cho biết chữ ký số có hợp lệ không, nên không dùng để kiểm tra được.

Kiểm tra chữ ký số (USB Token) của mình còn hạn không

Câu hỏi "kiểm tra chữ ký số" đôi khi là kiểm tra chứng thư trên USB Token của chính mình còn dùng được bao lâu. Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao có thời hạn tối đa 3 năm, nên cần biết trước ngày hết hạn để gia hạn kịp.

1. 1

   Cắm USB Token vào máy tính

   Trình điều khiển của token cần được cài sẵn; khi đó chứng thư trên token thường hiện trong kho chứng chỉ của Windows.

2. 2

   Mở kho chứng chỉ

   Nhấn Windows + R, gõ certmgr.msc rồi Enter, mở Personal, Certificates. Cột ngày hết hạn (Expiration Date) cho biết chứng thư còn hạn đến ngày nào.

3. 3

   Hoặc xem trong phần mềm quản lý token

   Phần mềm đi kèm token của nhà cung cấp cũng hiển thị thời hạn chứng thư. Nếu nghi ngờ chứng thư bị tạm dừng hay thu hồi, hỏi trực tiếp nhà cung cấp.

Đọc đúng kết quả kiểm tra

Kiểm tra chữ ký số trên hợp đồng đối tác gửi

Với hợp đồng nhận từ đối tác, chữ ký hợp lệ về kỹ thuật mới là bước đầu. Khi kiểm tra chữ ký số trên hợp đồng, hãy xem thêm các điểm sau:

• Kiểm tra từng chữ ký, không chỉ dòng thông báo chung: hợp đồng nhiều bên có thể có một chữ ký hợp lệ và một chữ ký có vấn đề.
• Tên tổ chức và mã số thuế trong chứng thư phải đúng là doanh nghiệp đối tác, không chỉ khớp tên ghi dưới hình chữ ký.
• Người ký phải là người có thẩm quyền, hoặc có văn bản uỷ quyền nếu chứng thư là của cá nhân thuộc doanh nghiệp.
• Thời điểm ký nằm trong thời hạn chứng thư; nếu có dấu thời gian thì thời điểm đó đáng tin hơn giờ trên máy người ký.
• Không có nội dung được thêm sau chữ ký cuối, ngoài các bước ký hay điền biểu mẫu đã thống nhất.

Kiểm tra chữ ký ngay trong GoSign

Với văn bản trình ký trên GoSign, trang xem văn bản đã ký có nút "Kiểm tra chữ ký" để xem thông tin chữ ký số ngay trên tài liệu, cả với văn bản ký từ nơi khác theo chuẩn PAdES/PKCS#7. Người nhận vì vậy không phải tải file về và mở bằng phần mềm riêng.

Ảnh thật