Hình chữ ký trên PDF có thể ghi một tên, còn chữ ký số thật của người khác. Đọc chứng thư: tên, tổ chức, mã số thuế, nhà cung cấp để biết ai đã ký.
Trang cuối hợp đồng có hình chữ ký, dòng chữ "Giám đốc Nguyễn Văn A" và con dấu đỏ rất quen mắt. Nhưng tất cả những thứ đó chỉ là hình ảnh, ai cũng có thể chèn vào. Muốn biết chữ ký số trong file thực sự là của ai, bạn phải đọc chứng thư đi kèm chữ ký, không phải đọc hình.
Xem ngay người ký, tổ chức, mã số thuế và nhà cung cấp chứng thư của từng chữ ký trong file
Mở đúng chỗ: bảng chữ ký, không phải trang văn bản
- 1
Mở bảng chữ ký
Trong Adobe Acrobat Reader hoặc Foxit PDF Reader, mở Signature Panel (bảng chữ ký). Mỗi chữ ký số trong file hiện thành một dòng.
- 2
Xem thuộc tính chữ ký
Chọn chữ ký cần xem, mở Signature Properties để thấy trạng thái hợp lệ và thời điểm ký.
- 3
Xem chứng thư của người ký
Chọn Show Signer's Certificate (xem chứng thư người ký). Thẻ Summary và Details cho biết chứng thư cấp cho ai, do ai cấp.
Đọc các trường trong chứng thư
| Trường | Cho biết điều gì |
|---|---|
| Tên chung (CN) | Tên người hoặc tên tổ chức được cấp chứng thư |
| Tổ chức (O) | Doanh nghiệp, cơ quan mà người ký thuộc về, nếu là chứng thư cá nhân thuộc tổ chức |
| Mã định danh (thường ở trường UID) | Nhiều chứng thư ghi mã số thuế của tổ chức hoặc số định danh của cá nhân |
| Tỉnh, thành, quốc gia | Địa chỉ đăng ký, quốc gia VN với chứng thư cấp tại Việt Nam |
| Tổ chức phát hành (Issuer) | Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực đã cấp chứng thư |
| Thời hạn (Valid from … to …) | Chứng thư có hiệu lực trong khoảng nào |
| Số serial | Mã định danh duy nhất của chứng thư, dùng khi tra trạng thái |
3 kiểu chủ thể bạn sẽ gặp
| Kiểu chứng thư | Nhận biết | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Cấp cho tổ chức | Tên chung là tên doanh nghiệp, kèm mã số thuế | Doanh nghiệp xác nhận văn bản, tương tự vai trò của dấu |
| Cá nhân thuộc tổ chức | Tên chung là tên người, trường tổ chức là tên doanh nghiệp | Người này ký với tư cách thành viên của doanh nghiệp đó |
| Cá nhân | Chỉ có tên và thông tin định danh của người | Người ký với tư cách cá nhân |
Chữ ký số doanh nghiệp, cá nhân thuộc doanh nghiệp và cá nhân khác nhau thế nào
Khi hình ảnh và chứng thư nói hai điều khác nhau
Hình chữ ký ghi "Giám đốc Nguyễn Văn A" nhưng chứng thư cấp cho "Trần Thị B". Chuyện này không hiếm, và thường có ba khả năng: người ký dùng nhầm mẫu hình ảnh, người khác ký thay bằng chứng thư của mình mà giữ hình của giám đốc, hoặc có người cố tình tạo văn bản gây nhầm lẫn. Dù là khả năng nào, chứng thư mới là thông tin có giá trị, và bạn nên hỏi lại bên gửi trước khi chấp nhận.
Biết ai ký chưa đủ: người đó có quyền ký không?
Chứng thư chỉ trả lời câu hỏi "ai đã ký", không trả lời "người đó có thẩm quyền ký văn bản này không". Một trưởng phòng có chứng thư hợp lệ vẫn có thể ký vượt phạm vi được uỷ quyền. Với hợp đồng quan trọng, hãy yêu cầu văn bản uỷ quyền nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật.
Ai được ký hợp đồng thay mặt công ty và cách kiểm tra thẩm quyền
Checklist 5 điểm trước khi chấp nhận văn bản
- 1Bảng chữ ký có chữ ký số, và trạng thái hợp lệ, văn bản không bị thay đổi sau khi ký.
- 2Tên, tổ chức trong chứng thư khớp với bên ký hợp đồng.
- 3Mã số thuế hoặc mã định danh khớp với thông tin trong hợp đồng.
- 4Chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký, do nhà cung cấp được cấp phép phát hành.
- 5Người ký có thẩm quyền, hoặc có văn bản uỷ quyền phù hợp.
Chữ ký số báo không hợp lệ hoặc có dấu chấm hỏi: nguyên nhân và cách xử lý
Trên GoSign: biết ai ký từ hai phía
Với văn bản ký trên GoSign, bạn có hai nguồn thông tin bổ sung cho nhau: tiến trình hồ sơ cho biết tài khoản nào đã xử lý từng bước và lúc nào, còn nút "Kiểm tra chữ ký" trên trang xem văn bản đã ký cho biết thông tin chữ ký số trong file. Khi hai nguồn khớp nhau, bạn chắc chắn hơn về người đã ký.
Ảnh thật