Chữ ký số cho phòng Tài chính – Kế toán
Đề nghị thanh toán, chứng từ và hợp đồng mua hàng đi qua đúng cấp duyệt, chốt bằng chữ ký số và lưu vết từng bước — không còn cầm hồ sơ đi xin chữ ký.
Tài chính – Kế toán: bài toán thường gặp
Phòng tài chính – kế toán là nơi giấy tờ dồn về nhiều nhất: đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ, hợp đồng mua hàng, quyết định chi. Mỗi văn bản phải qua người lập, trưởng bộ phận, kế toán trưởng rồi giám đốc — và chỉ cần một người đi công tác là cả bộ chứng từ nằm chờ.
GoSign đưa toàn bộ chuỗi trình ký đó lên một nền tảng. Người lập tải văn bản lên, chọn quy trình mẫu theo loại tài liệu, hệ thống tự chuyển hồ sơ đến đúng người theo thứ tự. Bước quyết định được chốt bằng chữ ký số USB Token theo chuẩn PAdES, nên file sau khi ký không thể bị sửa mà không bị phát hiện.
Lưu ý phạm vi: GoSign là nền tảng trình ký và ký số tài liệu, không phải phần mềm lập hoá đơn điện tử. Hoá đơn vẫn phát hành trên phần mềm hoá đơn của bạn; GoSign lo phần văn bản đi kèm như đề nghị thanh toán, hợp đồng và biên bản.
Những điểm nghẽn thường gặp
Hồ sơ chờ chữ ký
Đề nghị thanh toán nằm trên bàn khi lãnh đạo vắng mặt; bộ phận mua hàng và nhà cung cấp phải chờ theo.
Không biết hồ sơ đang ở đâu
Không ai chắc bộ chứng từ đang chờ ai duyệt, đã qua bước nào, bị trả lại vì lý do gì.
Đối chiếu khi kiểm toán mất công
Tìm lại bản đã ký, ai duyệt, duyệt lúc nào phải lục tủ hồ sơ và hộp thư.
Bản scan không chứng minh được toàn vẹn
Chứng từ scan có ảnh chữ ký không cho biết nội dung có bị sửa sau khi ký hay không.
Luồng mẫu: đề nghị thanh toán
Mỗi bước gán cho một người, một chức danh hoặc một email bên ngoài, kèm hình thức ký phù hợp. Bước sau chỉ mở khi bước trước hoàn tất.
Luồng này lưu được thành quy trình mẫu cho loại tài liệu Đề nghị thanh toán, lần sau người lập chỉ cần chọn lại. Khi giám đốc đi công tác, uỷ quyền có thời hạn cho người ký thay trong đúng khoảng ngày được chọn.
- 1
Kế toán viên
Trình kýLập đề nghị thanh toán, đính kèm hợp đồng và biên bản nghiệm thu, chọn loại tài liệu và quy trình mẫu.
- 2
Trưởng bộ phận đề nghị
Phê duyệtXác nhận nhu cầu chi đúng thực tế; có thể từ chối kèm ý kiến để người lập bổ sung.
- 3
Kế toán trưởng
Ký nháyKiểm tra chứng từ và ký nháy các trang để chống thay trang.
- 4
Giám đốc
Ký sốKý số bằng USB Token để chốt quyết định chi — văn bản có giá trị tương đương chữ ký tay.
Công cụ được dùng nhiều nhất
Không phải tính năng trên giấy — đây là những màn hình và chức năng đang chạy trong GoSign.
Ảnh thật từ phần mềmQuy trình mẫu theo loại tài liệu
Gắn luồng duyệt chuẩn cho từng loại chứng từ. Người lập chỉ việc chọn, không phải nhớ thứ tự người duyệt.
Uỷ quyền ký có thời hạn
Lãnh đạo vắng mặt không làm tắc hồ sơ: người được uỷ quyền chỉ duyệt, ký hoặc từ chối trong khoảng ngày đã đặt.
Kiểm tra chữ ký & toàn vẹn
Kiểm toán viên mở hồ sơ, bấm Kiểm tra chữ ký để xác nhận file chưa bị sửa sau khi ký.
Tra cứu và lịch sử phê duyệt
Lọc hồ sơ theo loại, trạng thái; trang chi tiết cho thấy ai duyệt, lúc nào và ý kiến gì.
Văn bản thường ký và hình thức phù hợp
Dùng đúng mức độ cho từng loại văn bản: phê duyệt, ký nháy hoặc ký ảnh cho bước nội bộ, chữ ký số cho văn bản cần giá trị pháp lý cao.
| Loại văn bản | Hình thức ký gợi ý |
|---|---|
| Đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán | Phê duyệt theo cấp, ký số ở bước quyết định chi |
| Hợp đồng mua hàng, dịch vụ | Ký nháy các trang, ký số của người đại diện |
| Biên bản đối chiếu công nợ | Ký số; nhà cung cấp ký qua liên kết email |
| Quyết định chi, tờ trình ngân sách | Phê duyệt nhiều cấp, ký số |
| Phiếu đề xuất, bảng kê nội bộ | Phê duyệt hoặc ký ảnh |
Gợi ý tham khảo — đối chiếu thêm quy chế nội bộ và quy định chuyên ngành của từng loại văn bản.
Hỏi đáp: Tài chính – Kế toán
Không. GoSign là nền tảng trình ký và ký số tài liệu. Hoá đơn điện tử vẫn được lập và phát hành trên phần mềm hoá đơn đáp ứng quy định về hoá đơn, chứng từ. GoSign phù hợp với các văn bản đi kèm như đề nghị thanh toán, hợp đồng, biên bản đối chiếu.
Nếu bước của kế toán trưởng là ký số thì cần chứng thư số của chính người đó. Nếu chỉ phê duyệt hoặc ký nháy trong luồng nội bộ thì không cần token — chỉ cần tài khoản GoSign.
Mở trang chi tiết hồ sơ: tab Tiến trình hiển thị từng bước, người xử lý, thời điểm và ý kiến. Văn bản đã ký số có nút Kiểm tra chữ ký để xác nhận toàn vẹn.
Được. Thêm một bước ký cho người ngoài và nhập email của họ; nhà cung cấp nhận liên kết ký riêng, mở trên trình duyệt mà không cần tạo tài khoản.
Giải pháp theo nghiệp vụ và quy mô khác
Bài viết liên quan
Kiến thức pháp lý và nghiệp vụ liên quan đến Tài chính – Kế toán.
Chữ ký số cho kế toán: việc nào ký ở đâu, giữ token thế nào cho an toàn
Kế toán dùng chữ ký số nhiều nhất: tờ khai thuế, hoá đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, chứng từ. Vì sao hoá đơn cần chữ ký số, việc nào ký ở đâu, giữ token ra sao.
Phê duyệt điện tử là gì, khác gì với ký số? Chọn hình thức ký cho từng bước trong luồng
Phê duyệt và ký số đóng hai vai trò khác nhau trong luồng xử lý văn bản. Bài so sánh 4 hình thức phê duyệt, ký nháy, ký ảnh, ký số và cách chọn cho từng bước.
Uỷ quyền ký hợp đồng cho ai và viết giấy uỷ quyền thế nào? Nội dung bắt buộc nên có và 5 giới hạn luật đặt ra
Giám đốc uỷ quyền ký hợp đồng cho ai, phạm vi đến đâu, bao lâu? Nội dung nên có trong giấy uỷ quyền và 5 giới hạn luật đặt ra khi ký bằng chữ ký số.
Sẵn sàng ký số cho doanh nghiệp của bạn?
Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc để đội ngũ GoSign tư vấn giải pháp phù hợp nhất với quy mô và nghiệp vụ của bạn.