Chữ ký số cho kế toán: việc nào ký ở đâu, giữ token thế nào cho an toàn

Ở nhiều doanh nghiệp, USB Token chữ ký số doanh nghiệp nằm trên bàn kế toán. Kế toán dùng nó cho tờ khai thuế, hoá đơn điện tử, hồ sơ bảo hiểm xã hội — và đôi khi cả những việc lẽ ra phải do giám đốc ký. Bài này giúp kế toán sắp xếp lại: việc nào ký ở đâu, bằng chữ ký của ai, và giữ token thế nào để không gánh rủi ro thay người khác.

Bản đồ công việc ký của kế toán

Ba dòng đầu dùng chữ ký nhân danh doanh nghiệp trên hệ thống của cơ quan nhà nước hoặc nhà cung cấp phần mềm. Ba dòng sau là chứng từ nội bộ và với đối tác — nơi thẩm quyền ký thuộc về người được giao, không mặc nhiên thuộc về người đang giữ token.

Rủi ro khi kế toán giữ token "cho cả công ty"

• Ký thay giám đốc: về kỹ thuật làm được nếu biết mã PIN, nhưng chữ ký thể hiện ý chí của doanh nghiệp mà người ký không có thẩm quyền
• Khó phân định trách nhiệm khi có sai sót: không rõ ai đã thực sự ký
• Một người nghỉ phép là cả chuỗi tờ khai, hoá đơn bị chậm
• Mất token, lộ PIN là rủi ro cho mọi hệ thống dùng chung chứng thư

Hoá đơn điện tử: vì sao luôn cần chữ ký số của người bán

Hoá đơn điện tử là hoá đơn thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do người bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử không cần in ra để có hiệu lực; giá trị nằm ở dữ liệu và ở chữ ký số của người bán. Nghị định 123/2020/NĐ-CP là văn bản chính về hoá đơn, chứng từ, đã được sửa đổi bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP và gần nhất là Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025); khi tra cứu cần đọc cả các văn bản sửa đổi này.

• Chữ ký số của người bán xác định đúng doanh nghiệp đã phát hành hoá đơn, chống mạo danh
• Chữ ký số bảo đảm nội dung hoá đơn không bị sửa sau khi phát hành: sửa một con số, chữ ký báo không hợp lệ
• Chữ ký số là căn cứ để cơ quan thuế và người mua chấp nhận hoá đơn ở dạng số

Hoá đơn điện tử được lập và ký trên phần mềm hoá đơn chuyên biệt có kết nối với cơ quan thuế. Hợp đồng, biên bản đối chiếu, đề nghị thanh toán thì ký trên nền tảng trình ký như GoSign. Hai công cụ khác vai trò nhưng cùng dựa trên chữ ký số, và thường dùng chung một chứng thư số của doanh nghiệp.

Quy tắc gợi ý cho bộ phận kế toán

1. 1Quy chế ghi rõ: chứng thư doanh nghiệp do ai giữ, dùng cho những hệ thống nào
2. 2Việc cần chữ ký của người có thẩm quyền thì trình cho người đó ký, kể cả khi kế toán đang giữ token doanh nghiệp
3. 3Theo dõi ngày hết hạn chứng thư và gia hạn trước — kế toán thường là người bị ảnh hưởng đầu tiên khi chứng thư hết hạn
4. 4Có người dự phòng được giao và hướng dẫn khi người giữ token vắng mặt
5. 5Khi bàn giao công việc, lập biên bản bàn giao thiết bị ký số và đổi mã PIN

Chứng từ nội bộ: phần kế toán tiết kiệm được nhiều thời gian nhất

Đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng thường đi qua nhiều người và hay bị trả lại vì thiếu chứng từ. Khi đưa lên nền tảng trình ký, kế toán nhận hồ sơ kèm đủ file đính kèm, kiểm tra rồi ký nháy hoặc từ chối kèm ý kiến; người duyệt chi ký số ở bước cuối. Hồ sơ đã hoàn tất nằm cùng một chỗ, tìm lại theo mã hoặc loại tài liệu.

1. 1

   Người đề nghị trình

   Tải đề nghị thanh toán kèm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoá đơn vào cùng hồ sơ.

2. 2

   Trưởng bộ phận phê duyệt

   Xác nhận nhu cầu và việc hàng hoá, dịch vụ đã nhận.

3. 3

   Kế toán kiểm tra, ký nháy

   Đối chiếu số tiền với hợp đồng và hoá đơn; thiếu chứng từ thì từ chối kèm ý kiến.

4. 4

   Người duyệt chi ký số

   Ký bằng chứng thư của chính mình, hoặc người được uỷ quyền khi vắng mặt.