6 luồng phê duyệt mẫu cho tạm ứng, thanh toán, mua sắm, hợp đồng, quyết định, lao động; ai duyệt, kiểm tra gì; kèm 7 nguyên nhân gốc khiến hồ sơ nằm chờ.
Khi chuyển sang phê duyệt online, câu hỏi đầu tiên không phải "dùng phần mềm nào" mà là "luồng duyệt nên có mấy bước, ai đứng ở bước nào". Phần lớn doanh nghiệp chưa từng viết luồng này ra giấy — nó nằm trong thói quen của từng người. Bài này đưa ra 6 luồng mẫu cho các loại văn bản phổ biến nhất, kèm câu hỏi mỗi người cần kiểm tra ở bước của mình. Bạn có thể sao chép, rồi chỉnh theo quy chế riêng.
5 nguyên tắc thiết kế quy trình phê duyệt nội bộ
- 1Mỗi bước phải trả lời được câu hỏi "người này kiểm soát rủi ro gì?". Không trả lời được thì bỏ bước đó
- 2Phê duyệt cho kiểm soát nội bộ, ký số cho người có thẩm quyền trên văn bản cần giá trị pháp lý
- 3Người kiểm tra số liệu đứng trước người quyết định, để người quyết định nhìn thấy văn bản đã được rà soát
- 4Mỗi loại văn bản một luồng mẫu; văn bản khác ngưỡng giá trị thì tách thành luồng riêng
- 5Luôn có phương án khi người duyệt vắng mặt: uỷ quyền có thời hạn theo quy chế
Phân biệt phê duyệt điện tử và ký số trước khi thiết kế luồng.
1. Đề nghị tạm ứng
| Bước | Người thực hiện | Hình thức | Kiểm tra gì |
|---|---|---|---|
| 1 | Người đề nghị | Trình | Mục đích, số tiền, kế hoạch hoặc dự toán kèm theo |
| 2 | Trưởng bộ phận | Phê duyệt | Mục đích có thật, số tiền hợp lý |
| 3 | Kế toán | Phê duyệt | Khoản tạm ứng cũ đã hoàn chưa, chứng từ kèm theo đủ chưa |
| 4 | Giám đốc hoặc người được uỷ quyền | Ký số | Quyết định chi |
2. Đề nghị thanh toán
| Bước | Người thực hiện | Hình thức | Kiểm tra gì |
|---|---|---|---|
| 1 | Người đề nghị | Trình | Hoá đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu kèm theo |
| 2 | Trưởng bộ phận | Phê duyệt | Đúng việc, đúng hợp đồng, đã nghiệm thu |
| 3 | Kế toán thanh toán | Ký nháy | Hoá đơn và chứng từ khớp số tiền, thông tin người nhận |
| 4 | Kế toán trưởng | Ký số | Tính hợp lệ của chứng từ, nguồn chi |
| 5 | Giám đốc | Ký số | Quyết định thanh toán |
Bản đồ công việc ký của kế toán và quy tắc giữ USB Token.
3. Tờ trình mua sắm
| Bước | Người thực hiện | Hình thức | Kiểm tra gì |
|---|---|---|---|
| 1 | Người đề xuất | Trình | Nhu cầu, số lượng, thời gian cần |
| 2 | Trưởng bộ phận | Phê duyệt | Nhu cầu có thật và cấp thiết |
| 3 | Bộ phận mua hàng | Phê duyệt | Báo giá so sánh, nhà cung cấp đề xuất |
| 4 | Kế toán | Phê duyệt | Còn trong ngân sách |
| 5 | Giám đốc | Ký số | Quyết định mua |
Nối đề xuất, hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán thành một chuỗi chứng từ.
4. Hợp đồng kinh tế
| Bước | Người thực hiện | Hình thức | Kiểm tra gì |
|---|---|---|---|
| 1 | Người soạn hợp đồng | Trình | Bản hợp đồng, phụ lục, hồ sơ pháp lý của đối tác |
| 2 | Pháp chế | Ký nháy | Điều khoản trách nhiệm, phạt, giải quyết tranh chấp |
| 3 | Kế toán | Phê duyệt | Giá trị, điều khoản thanh toán, thuế |
| 4 | Giám đốc | Ký số | Ký với tư cách người đại diện |
| 5 | Đối tác | Ký qua liên kết email | Ký với tư cách bên còn lại |
Mười tính năng cần có khi ký hợp đồng với đối tác bên ngoài.
5. Quyết định nội bộ
| Bước | Người thực hiện | Hình thức | Kiểm tra gì |
|---|---|---|---|
| 1 | Hành chính nhân sự | Trình | Dự thảo quyết định và căn cứ |
| 2 | Trưởng bộ phận liên quan | Phê duyệt | Nội dung đúng thực tế của bộ phận |
| 3 | Người kiểm tra thể thức | Ký nháy | Thể thức, căn cứ, số hiệu văn bản |
| 4 | Giám đốc | Ký số | Ban hành |
6. Duyệt dự thảo hợp đồng lao động
| Bước | Người thực hiện | Hình thức | Kiểm tra gì |
|---|---|---|---|
| 1 | Nhân sự | Trình | Thông tin người lao động, vị trí, mức lương, thời hạn |
| 2 | Trưởng bộ phận tuyển dụng | Phê duyệt | Vị trí và điều kiện làm việc |
| 3 | Kế toán trưởng | Phê duyệt | Mức lương, phụ cấp khớp quỹ lương |
| 4 | Giám đốc | Phê duyệt | Chốt bản dự thảo sẽ ký với người lao động |
Nghị định 337/2025 về hợp đồng lao động điện tử: ai ký, ký ở đâu, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì.
Vì sao phê duyệt vẫn chậm? 7 nguyên nhân gốc
Hỏi bất kỳ ai trong chuỗi phê duyệt, câu trả lời đều giống nhau: "Tôi xử lý ngay khi nhận được mà." Người soạn đã gửi, trưởng phòng đã duyệt, kế toán đã kiểm tra, vậy mà đề nghị thanh toán vẫn mất cả tuần. Hồ sơ phê duyệt chậm thường không vì ai đó lười, mà vì những khoảng trống giữa các bước mà không ai nhìn thấy.
| Triệu chứng | Nguyên nhân gốc | Cách gỡ |
|---|---|---|
| Hay phải hỏi "hồ sơ đang ở đâu rồi?" | Hồ sơ vô hình: không ai thấy hồ sơ đang chờ ai | Mọi hồ sơ có trạng thái; mỗi người có danh sách "đang chờ tôi" |
| Khoản chi nhỏ cũng phải lên tới giám đốc | Không có ngưỡng phân cấp duyệt | Ma trận phê duyệt theo loại văn bản và giá trị, ngưỡng do quy chế đặt |
| Hồ sơ bị trả lại nhiều lần | Hồ sơ đầu vào thiếu, không có danh mục chuẩn | Danh mục hồ sơ bắt buộc cho từng loại; từ chối kèm lý do cụ thể |
| Chờ lãnh đạo đi công tác về | Không có cơ chế xử lý khi vắng mặt | Phê duyệt từ xa; uỷ quyền có thời hạn đúng phạm vi quy chế cho phép |
| Người duyệt để "tính sau" | Không có hạn xử lý, không có nhắc việc | Thời gian xử lý mong muốn cho từng bước; thông báo tự động khi đến lượt |
| Ý kiến trao đổi qua điện thoại, chat, rồi quên | Trao đổi tách rời khỏi hồ sơ | Ghi ý kiến ngay trên hồ sơ, nhắc đúng người cần xử lý |
| Mỗi người trình theo một kiểu | Không có luồng chuẩn cho từng loại văn bản | Chuẩn hoá luồng mẫu cho văn bản lặp lại, dùng lại mỗi lần trình |
- 1
Lấy 10 hồ sơ gần nhất
Ghi lại ngày trình, ngày từng người xử lý, số lần bị trả lại.
- 2
Tìm bước chờ lâu nhất
Thường chỉ một hai bước chiếm phần lớn thời gian chờ.
- 3
Gắn bước đó với một nguyên nhân gốc
Dùng bảng tự chẩn đoán ở trên.
- 4
Sửa một việc, đo lại
Sau vài tuần, lấy mẫu 10 hồ sơ mới để so sánh với chính doanh nghiệp mình.
| Nút thắt | Cách GoSign hỗ trợ |
|---|---|
| Hồ sơ vô hình | Danh sách Chờ tôi ký; tiến trình cho thấy hồ sơ đang ở bước nào |
| Không có nhắc việc | Thông báo qua email và chuông khi đến lượt |
| Người ký vắng mặt | Phê duyệt, ký ảnh, ký nháy trên trình duyệt điện thoại; uỷ quyền có thời hạn |
| Trao đổi ngoài hồ sơ | Bình luận trên hồ sơ, nhắc tên đồng nghiệp, đính kèm tệp; từ chối kèm lý do |
| Mỗi lần trình một kiểu | Thiết kế luồng ký nhiều bước; quy trình mẫu dùng lại (từ gói 1.200) |
Đo xem luồng phê duyệt có hiệu quả không
Sau một tháng chạy, lấy 20 hồ sơ gần nhất của cùng một loại văn bản và trả lời ba câu hỏi:
- Từ lúc trình đến lúc hoàn tất mất bao lâu, so với khi còn trình giấy?
- Bao nhiêu hồ sơ bị từ chối, và từ chối ở bước nào? Bước bị từ chối nhiều thường là nơi hướng dẫn cho người trình chưa rõ
- Bước nào hồ sơ dừng lâu nhất? Đó là bước cần người thay thế hoặc uỷ quyền
Khi người duyệt vắng mặt: uỷ quyền có thời hạn thay vì chia sẻ tài khoản.
Dựng quy trình phê duyệt online trên GoSign
Trên GoSign, mỗi luồng phê duyệt (đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, tờ trình mua sắm, hợp đồng kinh tế, quyết định nội bộ, dự thảo hợp đồng lao động) trở thành một quy trình mẫu: đặt tên quy trình, chọn loại hồ sơ và đơn vị áp dụng, rồi thêm từng bước với người thực hiện, hình thức (phê duyệt, ký ảnh, ký nháy hoặc ký số) và vị trí chữ ký. Khi trình ký, người trình chọn quy trình mẫu phù hợp thay vì thêm lại từng người. Mỗi người nhận thông báo khi đến lượt; người duyệt có thể từ chối kèm ý kiến để người trình sửa.
Quy trình mẫu có từ gói 1.200 trở lên. Với gói 500, người trình thêm các bước ký trực tiếp trên từng hồ sơ.
Ảnh thậtBắt đầu với một luồng mẫu cho loại văn bản bạn ký nhiều nhất.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo