Chữ ký số hợp lệ chưa đủ nếu đối tác đã ngừng hoạt động hay người ký không có thẩm quyền. Cách tra cứu doanh nghiệp, mã số thuế, người ký trong 10 phút.
Hợp đồng được ký đúng quy trình, chữ ký số hợp lệ, hàng đã giao. Đến lúc đòi tiền mới phát hiện: công ty đối tác đã ngừng hoạt động từ trước khi ký, còn người ký chỉ là nhân viên kinh doanh không có giấy uỷ quyền. Chữ ký số chỉ chứng minh ai đã ký và văn bản không bị sửa. Nó không chứng minh người ký có quyền ký, hay doanh nghiệp bên kia còn hoạt động. Mười phút kiểm tra trước khi ký rẻ hơn rất nhiều so với một vụ tranh chấp.
3 lớp cần kiểm tra
| Lớp | Câu hỏi | Kiểm tra ở đâu |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp | Đối tác có tồn tại, đang hoạt động, đúng tên và mã số không? | Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; tra cứu thông tin người nộp thuế |
| Người ký | Người ký là người đại diện theo pháp luật hay người được uỷ quyền? | Thông tin đăng ký doanh nghiệp; văn bản uỷ quyền do đối tác cung cấp |
| Chữ ký | Chữ ký số đúng của người, tổ chức đó và văn bản không bị sửa? | Bảng chữ ký trong tệp PDF hoặc chức năng kiểm tra của phần mềm ký |
Bước 1: tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp
- 1
Mở Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Tìm theo mã số doanh nghiệp hoặc tên doanh nghiệp tại dangkykinhdoanh.gov.vn.
- 2
Đối chiếu tên và mã số
Tên trên hợp đồng phải khớp chính xác tên đăng ký. Tên lệch một chữ, thiếu "Cổ phần" hay "TNHH" là dấu hiệu cần hỏi lại.
- 3
Đối chiếu địa chỉ trụ sở và người đại diện
So với thông tin ghi trên hợp đồng. Khác biệt không hẳn là gian lận, nhưng cần được giải thích.
- 4
Xem tình trạng pháp lý
Doanh nghiệp đang hoạt động, tạm ngừng kinh doanh hay đang làm thủ tục giải thể sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng.
Bước 2: tra cứu tình trạng mã số thuế
Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của ngành thuế (tracuunnt.gdt.gov.vn) cho biết tình trạng mã số thuế của đối tác. Nếu mã số thuế ở trạng thái ngừng hoạt động, hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, hãy tạm dừng và hỏi rõ trước khi ký; tình trạng này có thể ảnh hưởng đến việc xuất và sử dụng hoá đơn của giao dịch.
Bước 3: xác minh người ký có thẩm quyền
| Người ký là | Cần có |
|---|---|
| Người đại diện theo pháp luật | Tên khớp với thông tin đăng ký doanh nghiệp |
| Người được uỷ quyền | Văn bản uỷ quyền còn hiệu lực, phạm vi bao gồm loại và giá trị hợp đồng này |
| Giám đốc chi nhánh | Văn bản uỷ quyền của doanh nghiệp cho người đứng đầu chi nhánh |
| Nhân viên kinh doanh, trưởng phòng | Văn bản uỷ quyền; nếu không có, không nên để họ ký |
Người đại diện, người được uỷ quyền và hậu quả khi ký vượt thẩm quyền
Bước 4: kiểm tra chữ ký số khi nhận tệp
Khi đối tác gửi lại tệp đã ký, mở bảng chữ ký trong trình đọc PDF: tên và mã số thuế trong chứng thư phải khớp với doanh nghiệp bạn vừa tra cứu, chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký, và văn bản không bị thay đổi sau khi ký.
Cách đọc chứng thư để biết chính xác người, tổ chức đã ký
6 dấu hiệu nên dừng lại
- 1Đối tác ép ký gấp, không cho thời gian kiểm tra.
- 2Yêu cầu chuyển tiền vào tài khoản cá nhân, hoặc tài khoản khác với thông tin ban đầu.
- 3Người ký không phải người đại diện theo pháp luật và không có văn bản uỷ quyền.
- 4Liên hệ chỉ qua email miễn phí, số điện thoại không gắn với doanh nghiệp.
- 5Tên doanh nghiệp trên hợp đồng, trên chứng thư số và trên kết quả tra cứu không khớp nhau.
- 6Tình trạng doanh nghiệp hoặc mã số thuế bất thường.
Các chiêu lừa đảo liên quan đến chữ ký số và cách tự bảo vệ
Trên GoSign: giữ bằng chứng kiểm tra cùng hợp đồng
Trên GoSign, kết quả tra cứu, bản đăng ký doanh nghiệp và văn bản uỷ quyền của đối tác có thể được đính kèm vào cùng hồ sơ hợp đồng, để người duyệt nhìn thấy trước khi ký. Khi đối tác đã ký, nút Kiểm tra chữ ký trên trang xem tài liệu cho biết từng chữ ký thuộc về ai và tệp có bị thay đổi sau khi ký hay không.
Ảnh thậtCăn cứ pháp lý & nguồn tham khảo