Ký số mùa quyết toán thuế 2027: hạn nộp theo Nghị định 252/2026 và việc cần làm với chữ ký số

Mùa quyết toán năm 2026 là mùa đầu tiên làm theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/7/2026, cùng Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC về giao dịch thuế điện tử. Mỗi năm, sự cố chữ ký số lại dồn vào những ngày cuối tháng 3: token hết hạn, quên mã PIN, cổng thuế báo chữ ký không hợp lệ. Bài này gom lịch hạn và việc cần làm với chữ ký số để bộ phận kế toán chuẩn bị từ quý IV/2026.

Lịch hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2026

Nếu hạn chót trùng ngày nghỉ, ngày lễ, theo dõi thông báo của cơ quan thuế về ngày làm việc được tính là hạn cuối. Riêng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, khoản 9 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP dẫn sang thời hạn tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP.

Chữ ký số dùng ở đâu trong mùa quyết toán?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ quyết toán điện tử phải xác nhận người ký theo Điều 10 Thông tư 89/2026/TT-BTC: bằng chữ ký điện tử đã đăng ký, gồm chữ ký số công cộng, hoặc bằng hình thức xác nhận điện tử khác khi chủ quản hệ thống hướng dẫn cho dùng. Trên thực tế, một mùa quyết toán của doanh nghiệp có các bước ký sau:

Lịch chuẩn bị chữ ký số từ tháng 10/2026 đến tháng 4/2027

1. 1

   Tháng 10 đến tháng 11/2026: kiểm kê token

   Lập danh sách mọi USB Token và dịch vụ ký số từ xa của doanh nghiệp: chứng thư của ai, nhà cung cấp nào, ngày hết hạn, ai đang giữ, dùng cho cổng nào. Chứng thư hết hạn trong khoảng tháng 1 đến tháng 5/2027 thì đánh dấu để gia hạn sớm.

2. 2

   Tháng 12/2026: gia hạn chứng thư sắp hết hạn

   Gia hạn trước mùa cao điểm để còn thời gian xử lý nếu nhà cung cấp chậm hoặc cần đổi thiết bị. Gia hạn trong tháng 3 là thời điểm rủi ro nhất vì vừa cần ký nhiều, vừa có nhiều doanh nghiệp cùng gia hạn.

3. 3

   Trong 03 ngày làm việc sau khi đổi chứng thư: cập nhật lên hệ thống thuế

   Theo điểm b khoản 3 Điều 13 Thông tư 89/2026/TT-BTC, người nộp thuế phải cập nhật thông tin đã đăng ký trong 03 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi. Đổi sang chứng thư mới, nhất là chứng thư của nhà cung cấp khác, thì đăng ký thay đổi chữ ký điện tử theo hướng dẫn của hệ thống nơi doanh nghiệp giao dịch thuế. Làm tương tự với hệ thống hoá đơn điện tử và bảo hiểm xã hội nếu dùng chung chứng thư.

4. 4

   Tháng 1/2027: ký thử

   Ký thử một tờ khai tháng hoặc quý trên chính máy sẽ dùng để nộp quyết toán, bằng chính token sẽ dùng. Đây là lúc phát hiện lỗi driver, công cụ ký của cổng thuế chưa cài, hay trình duyệt chặn quyền truy cập mạng cục bộ.

5. 5

   Tháng 2 đến tháng 3/2027: duyệt nội bộ sớm

   Chốt bảng đối chiếu, báo cáo tài chính và tờ trình nội bộ trước hạn ít nhất một tuần, để ngày nộp chỉ còn thao tác ký và gửi trên cổng thuế.

6. 6

   Sau khi nộp: lưu thông báo tiếp nhận

   Lưu Thông báo tiếp nhận hồ sơ thuế điện tử của từng hồ sơ quyết toán. Cơ quan thuế căn cứ thời điểm xác nhận nộp hồ sơ để tính hạn nộp và chậm nộp.

Ngày cuối mà chữ ký số lỗi thì làm gì?

Điều 11 Thông tư 89/2026/TT-BTC cho phép giao dịch thuế điện tử 24 giờ trong ngày và 07 ngày trong tuần, kể cả ngày nghỉ, ngày lễ. Hồ sơ được tính là nộp trong ngày nếu ký gửi thành công trước 23:59:59 ngày đó. Nhưng khi chữ ký số lỗi, Điều 12 Thông tư phân biệt hai trường hợp:

• Sự cố ở phía người nộp thuế, gồm máy tính hỏng, mất mạng, USB Token không nhận hay chứng thư hết hạn: người nộp thuế tự khắc phục. Đến hạn mà chưa khắc phục được thì nộp hồ sơ bản giấy tại bộ phận một cửa hoặc qua đường bưu chính (khoản 1 Điều 12).
• Sự cố ở Hệ thống thông tin quản lý thuế vào ngày cuối cùng của thời hạn: hồ sơ nộp trong ngày tiếp theo liền kề sau khi hệ thống hoạt động lại vẫn được tính là đúng hạn. Cục Thuế thông báo thời điểm sự cố và thời điểm hoạt động lại theo mẫu số 02/TB-TĐT.

Ai giữ token trong mùa cao điểm?

Mùa quyết toán là lúc USB Token của doanh nghiệp được chuyền tay nhiều nhất: kế toán cần ký tờ khai, giám đốc cần ký hợp đồng, người được uỷ quyền cần ký chứng từ. Doanh nghiệp nên ghi rõ trong quy chế nội bộ ai giữ token nào, ai được biết mã PIN, và ký sổ giao nhận mỗi lần token rời khỏi người giữ. Mỗi lần ký số bằng token của doanh nghiệp đều gắn trách nhiệm pháp lý với chủ thể đứng tên trên chứng thư.

GoSign giúp được phần nào?

GoSign không kê khai thuế, không nộp hồ sơ quyết toán và không thay công cụ ký của Cổng thuế điện tử. Tờ khai quyết toán vẫn ký và nộp trên cổng thuế hoặc qua tổ chức T-VAN. GoSign dùng cho phần duyệt nội bộ trước khi nộp: kế toán viên trình bảng đối chiếu, tờ trình, báo cáo tài chính dạng PDF hoặc Excel, kế toán trưởng ký nháy, giám đốc ký số bằng USB Token, và mỗi bước được ghi vào lịch sử xử lý của hồ sơ. Khi đến hạn nộp, bản cuối đã được duyệt đầy đủ, không còn chờ chữ ký của người đi công tác.