Ký số file XML: chuẩn XMLDSig, cách ký bằng USB Token, ký tờ khai thuế XML và cách kiểm tra

Nhiều giấy tờ điện tử không còn là file PDF để in ra đọc, mà là file XML để phần mềm đọc: dữ liệu có cấu trúc, mỗi thông tin nằm trong một thẻ riêng. Khi dữ liệu đó cần người có thẩm quyền xác nhận, file XML được ký số. Bài này giải thích ký số file XML khác ký PDF ở đâu, cách ký bằng USB Token, cách ký tờ khai thuế XML trên thuế điện tử và cách kiểm tra file đã ký.

Ký số file XML là gì

Ký số file XML là gắn chữ ký số theo chuẩn XML Signature (thường gọi XMLDSig) của W3C vào dữ liệu XML. Chữ ký là một phần tử Signature chứa ba thứ: giá trị băm của phần dữ liệu được ký, giá trị chữ ký tạo bằng khoá bí mật của người ký, và chứng thư số để người nhận biết ai đã ký.

Chuẩn XMLDSig cho phép đặt chữ ký theo ba kiểu: nằm bên trong chính dữ liệu được ký (enveloped), bao lấy dữ liệu được ký (enveloping), hoặc tách riêng khỏi dữ liệu (detached). Với giấy tờ doanh nghiệp, kiểu thường gặp nhất là chữ ký nằm ngay trong file XML, nên chỉ cần gửi một file.

Những file XML nào hay phải ký số

• Tờ khai thuế lập bằng phần mềm hỗ trợ kê khai và nộp qua hệ thống thuế điện tử
• Hoá đơn điện tử theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế
• Hồ sơ gửi các cơ quan quản lý qua cổng dịch vụ công dưới dạng XML
• Dữ liệu nội bộ xuất từ phần mềm của doanh nghiệp: biên bản, phiếu, báo cáo cần người phụ trách xác nhận

Ký file XML tờ khai thuế trên thuế điện tử (eTax)

Tờ khai thuế lập bằng phần mềm HTKK được kết xuất ra file XML, rồi ký số và nộp ngay trên hệ thống thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn. Việc ký diễn ra trên trang nộp tờ khai, bằng chữ ký số của doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế. Theo hướng dẫn Cục Thuế đăng trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ ngày 18/8/2025, các bước như sau:

1. 1

   Kết xuất file XML từ HTKK

   Lập tờ khai trên HTKK, bấm Ghi, rồi bấm Kết xuất XML để lưu file về máy.

2. 2

   Cắm USB Token và đăng nhập thuế điện tử

   Máy cần cài sẵn phần mềm quản lý USB Token của nhà cung cấp chữ ký số. Đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp.

3. 3

   Chọn file tờ khai

   Vào Khai thuế, chọn Nộp tờ khai XML, bấm Chọn tệp tờ khai và chọn file vừa kết xuất.

4. 4

   Ký điện tử

   Bấm Ký điện tử, nhập mã PIN của USB Token và xác nhận. Hệ thống báo ký thành công.

5. 5

   Nộp tờ khai và xem thông báo

   Bấm Nộp tờ khai. Cơ quan thuế gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ qua email, sau đó gửi thông báo kết quả trong vòng một ngày làm việc.

Cơ quan thuế còn có cổng dịch vụ công thuế dichvucong.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử. Theo hướng dẫn của MISA cập nhật tháng 2/2026, trên cổng này người nộp chọn tờ khai cần nộp, chọn Nộp XML, chọn Tệp tờ khai, bấm Ký điện tử rồi Nộp tờ khai. Tên menu khác thuedientu.gdt.gov.vn nhưng trình tự ký file XML giống nhau.

Ký file XML trên TaxOnline theo cách tương tự: TaxOnline là phần mềm khai thuế qua mạng của công ty TS24, không phải cổng của cơ quan thuế. Theo tài liệu của TS24, file XML kết xuất từ HTKK được nạp vào TaxOnline để ký số bằng chữ ký số đã đăng ký rồi nộp lên cơ quan thuế. Tên mục và nút bấm của TaxOnline nên xem trong hướng dẫn của TS24, vì có thể đổi theo phiên bản.

Ký file XML offline hay online

Hai cách gọi này hay gây nhầm. "Ký offline" thường là mở file XML bằng một phần mềm cài trên máy tính có cắm USB Token rồi ký. "Ký online" là tải file lên một trang web; trang web gọi phần mềm ký trên máy bạn, còn khoá bí mật vẫn nằm trong USB Token. Với USB Token, khoá bí mật không rời thiết bị trong cả hai cách — khác nhau chủ yếu ở chỗ file được lưu và luân chuyển ở đâu.

Cách ký số file XML trên GoSign

GoSign ký được file XML nội bộ của doanh nghiệp theo chuẩn XMLDSig, bằng USB Token qua GoSign Desktop Signer trên Windows. File giữ nguyên là XML, không chuyển sang PDF.

1. 1

   Tạo hồ sơ và tải file .xml lên

   Chọn file ở ô Tài liệu trình ký, tối đa 10 MB. Hồ sơ XML chỉ gồm file XML, không trộn với PDF hay Word.

2. 2

   Thêm các bước Duyệt và Ký số

   Hồ sơ XML chỉ có hai loại bước này. Không cần đặt vị trí chữ ký: mỗi bước Ký số ký toàn bộ file.

3. 3

   Người ký xem nội dung rồi ký

   Trang ký hiển thị nội dung XML đã thụt lề cho dễ đọc. Người ký bấm ký, chọn chứng thư và nhập mã PIN trên phần mềm ký của máy mình.

4. 4

   Người sau ký tiếp

   Mỗi người ký thêm một chữ ký riêng vào file; chữ ký của người trước vẫn hợp lệ.

5. 5

   Kiểm tra chữ ký

   Ở trang xem hồ sơ, nút Kiểm tra chữ ký liệt kê từng chữ ký trong file và cho biết nội dung còn nguyên vẹn không.

Kiểm tra chữ ký trên file XML

Một chữ ký XML hợp lệ khi giá trị băm tính lại từ dữ liệu khớp với giá trị ghi trong chữ ký, và giá trị chữ ký khớp với khoá công khai trong chứng thư. Sửa dù một ký tự trong phần được ký, phép so khớp đầu tiên sẽ hỏng. Ngoài ra cần xem chứng thư còn hạn tại thời điểm ký và do tổ chức được cấp phép phát hành.

Để nhiều người cùng ký một file, GoSign dùng phép biến đổi XPath có trong chuẩn XMLDSig nhằm loại các chữ ký khác ra khỏi phần được ký. Một số thư viện kiểm tra mặc định tắt phép biến đổi này, nên khi gửi file ra ngoài hãy hỏi trước bên nhận dùng công cụ nào để kiểm tra.