Chữ ký số cho doanh nghiệp lớn, nhiều phòng ban
Một nền tảng trình ký dùng chung cho cả tổ chức — phân quyền theo vai trò và phòng ban, quy trình chuẩn hoá theo loại tài liệu, nhật ký đầy đủ cho quản trị và kiểm soát nội bộ.
Doanh nghiệp lớn: bài toán thường gặp
Ở quy mô hàng trăm người dùng và nhiều phòng ban, bài toán không còn là một chữ ký, mà là kiểm soát: ai được trình loại văn bản nào, luồng duyệt có đúng quy chế không, khi một lãnh đạo vắng mặt thì ai ký thay và trong bao lâu.
GoSign được xây dựng cho bài toán đó. Quản trị viên quản lý phòng ban, chức danh, người dùng và gán quyền theo từng chức năng; các luồng ký chuẩn được lưu thành quy trình mẫu cho từng loại tài liệu; mọi thao tác quan trọng được ghi nhật ký. Bảng điều khiển tổng hợp hồ sơ theo trạng thái để lãnh đạo nắm tình hình.
Với khối lượng ký lớn, gói Không giới hạn tính theo tháng thay vì đếm lượt. Khi cần chỉnh sửa tính năng hoặc tích hợp vào hệ thống nội bộ, gói Tùy chỉnh được khảo sát và báo giá theo yêu cầu cụ thể.
Những điểm nghẽn thường gặp
Mỗi phòng ban một kiểu
Cùng là tờ trình nhưng mỗi phòng một thứ tự duyệt, khó áp quy chế chung.
Kiểm soát thẩm quyền
Cần bảo đảm đúng người, đúng chức danh mới được duyệt, ký hay quản trị hệ thống.
Lãnh đạo vắng mặt
Một người đi công tác có thể làm tắc hàng chục hồ sơ ở nhiều phòng ban.
Khó tổng hợp tình hình
Lãnh đạo không có cái nhìn chung về số hồ sơ đang chờ, đã ký, bị từ chối.
Luồng mẫu: tờ trình liên phòng ban
Mỗi bước gán cho một người, một chức danh hoặc một email bên ngoài, kèm hình thức ký phù hợp. Bước sau chỉ mở khi bước trước hoàn tất.
Bước ký gán được theo người cụ thể hoặc theo chức danh, nên khi nhân sự thay đổi không phải sửa lại toàn bộ quy trình mẫu.
- 1
Chuyên viên phòng đề xuất
Trình kýTải tờ trình, chọn loại tài liệu; quy trình mẫu tự điền các bước theo quy chế.
- 2
Trưởng phòng đề xuất
Phê duyệtXác nhận nội dung đề xuất của phòng.
- 3
Phòng tài chính
Phê duyệtThẩm định ngân sách; có thể từ chối kèm ý kiến.
- 4
Pháp chế
Ký nháyRà soát tính pháp lý và ký nháy các trang.
- 5
Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền
Ký sốKý số để ban hành; nếu đang uỷ quyền, người nhận uỷ quyền ký trong đúng khoảng thời gian cho phép.
Công cụ được dùng nhiều nhất
Không phải tính năng trên giấy — đây là những màn hình và chức năng đang chạy trong GoSign.
Ảnh thật từ phần mềmPhòng ban, chức danh, vai trò
Phân quyền theo từng chức năng; menu và thao tác hiển thị đúng theo vai trò của người dùng.
Quy trình mẫu toàn tổ chức
Chuẩn hoá luồng ký theo loại tài liệu để mọi phòng ban trình cùng một cách.
Nhật ký hệ thống
Ghi nhận đăng nhập, thao tác dữ liệu và truy cập trang để phục vụ kiểm soát nội bộ.
Bảng điều khiển
Tổng hợp hồ sơ theo trạng thái cho toàn tổ chức; giao diện tiếng Việt và tiếng Anh.
Văn bản thường ký và hình thức phù hợp
Dùng đúng mức độ cho từng loại văn bản: phê duyệt, ký nháy hoặc ký ảnh cho bước nội bộ, chữ ký số cho văn bản cần giá trị pháp lý cao.
| Loại văn bản | Hình thức ký gợi ý |
|---|---|
| Tờ trình, đề xuất liên phòng ban | Phê duyệt nhiều cấp, ký số |
| Quyết định, quy chế, chính sách | Phê duyệt, ký số |
| Hợp đồng giá trị lớn | Ký nháy từng trang, ký số |
| Công văn, văn bản đi | Ký số, quản lý số văn bản |
| Báo cáo nội bộ định kỳ | Phê duyệt |
Gợi ý tham khảo — đối chiếu thêm quy chế nội bộ và quy định chuyên ngành của từng loại văn bản.
Hỏi đáp: Doanh nghiệp lớn
Tích hợp vào hệ thống nội bộ thuộc gói Tùy chỉnh: đội ngũ GoSign khảo sát quy trình và hệ thống hiện có, sau đó báo giá theo phạm vi cụ thể.
Gói 500 cho tối đa 100 người dùng. Các gói 1.200, 2.000 và Không giới hạn không giới hạn số người dùng.
Có. Người dùng chuyển được giữa tiếng Việt và tiếng Anh ngay trong ứng dụng.
Lãnh đạo tạo uỷ quyền có thời hạn cho người ký thay. Trong khoảng ngày đã đặt, người được uỷ quyền duyệt, ký hoặc từ chối thay; hết hạn, quyền tự chấm dứt.
Giải pháp theo nghiệp vụ và quy mô khác
Bài viết liên quan
Kiến thức pháp lý và nghiệp vụ liên quan đến Doanh nghiệp lớn.
Triển khai ký số trong doanh nghiệp: khi nào bắt đầu, số hoá văn bản nào trước và lộ trình 30 ngày
Tự chấm 10 câu xem đã nên chuyển sang ký điện tử chưa, chọn văn bản số hoá trước theo 4 tiêu chí, rồi đi theo lộ trình 4 tuần từ khảo sát đến mở rộng.
Uỷ quyền ký hợp đồng cho ai và viết giấy uỷ quyền thế nào? Nội dung bắt buộc nên có và 5 giới hạn luật đặt ra
Giám đốc uỷ quyền ký hợp đồng cho ai, phạm vi đến đâu, bao lâu? Nội dung nên có trong giấy uỷ quyền và 5 giới hạn luật đặt ra khi ký bằng chữ ký số.
Dữ liệu hợp đồng trên phần mềm ký số là của ai? 8 câu hỏi về quyền sở hữu và 5 lớp bảo mật nên hỏi nhà cung cấp
Hợp đồng đưa lên phần mềm ký số là của doanh nghiệp, nhưng ai được truy cập, lấy ra thế nào khi ngừng dùng? 8 câu hỏi về quyền sở hữu và 5 lớp bảo mật cần có.
Sẵn sàng ký số cho doanh nghiệp của bạn?
Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc để đội ngũ GoSign tư vấn giải pháp phù hợp nhất với quy mô và nghiệp vụ của bạn.