Chữ ký số cho đội Kinh doanh & Bán hàng
Hợp đồng được duyệt nội bộ và gửi khách hàng ký qua liên kết email trong cùng một luồng — khách không cần tạo tài khoản, đội kinh doanh biết ngay hợp đồng đang chờ ai.
Kinh doanh & Bán hàng: bài toán thường gặp
Với đội kinh doanh, quãng thời gian từ lúc khách đồng ý đến lúc hợp đồng đủ chữ ký là quãng dễ mất deal nhất. Hợp đồng phải qua trưởng nhóm, pháp chế, giám đốc rồi mới gửi khách; khách lại in, ký, scan, gửi lại — mỗi vòng thêm vài ngày.
GoSign gom các bước đó vào một luồng. Nội bộ duyệt trên hệ thống, bước ký của khách hàng được đặt đúng vị trí trong thứ tự, khách nhận email chứa liên kết ký riêng và ký ngay trên trình duyệt. Khi khách ký xong, bước tiếp theo tự mở và những người liên quan nhận thông báo.
Vì bản gửi khách chính là bản đã qua các bước duyệt nội bộ, không còn chuyện bản khách ký khác bản giám đốc đã đồng ý về giá hay điều khoản.
Những điểm nghẽn thường gặp
Chờ in – ký – gửi lại
Khách phải in hợp đồng, ký tay, scan và gửi lại; mỗi vòng kéo dài thêm vài ngày.
Khách ngại tạo tài khoản
Yêu cầu khách đăng ký hay cài phần mềm chỉ để ký một hợp đồng là rào cản thật.
Không biết hợp đồng kẹt ở đâu
Nhân viên kinh doanh phải hỏi từng người xem hợp đồng đã được duyệt hay khách đã ký chưa.
Lệch phiên bản giá, điều khoản
Bản gửi khách khác bản đã được duyệt nội bộ vì chỉnh sửa qua lại bằng email.
Luồng mẫu: hợp đồng bán hàng
Mỗi bước gán cho một người, một chức danh hoặc một email bên ngoài, kèm hình thức ký phù hợp. Bước sau chỉ mở khi bước trước hoàn tất.
Mỗi liên kết ký được sinh riêng cho một người, một tài liệu và một bước — không mở được tài liệu nào khác trong hệ thống. Hãy nhập đúng email của người có thẩm quyền ký phía khách hàng.
- 1
Nhân viên kinh doanh
Trình kýTải hợp đồng đã chốt giá, chọn quy trình mẫu và nhập email người ký phía khách hàng.
- 2
Trưởng nhóm kinh doanh
Phê duyệtXác nhận giá, chiết khấu và điều khoản thanh toán.
- 3
Khách hàng
Ký ảnhNhận liên kết qua email, vẽ chữ ký trên trình duyệt hoặc điện thoại; ký số nếu khách có USB Token.
- 4
Giám đốc
Ký sốChốt hợp đồng bằng chữ ký số USB Token của người đại diện.
Công cụ được dùng nhiều nhất
Không phải tính năng trên giấy — đây là những màn hình và chức năng đang chạy trong GoSign.
Ảnh thật từ phần mềmKý qua liên kết email
Khách hàng ký trên trình duyệt, không cần tạo tài khoản hay cài đặt gì cho phê duyệt và ký ảnh.
Khách hàng là một bước trong luồng
Đặt bước ký của khách trước hoặc sau giám đốc tuỳ quy trình; bước sau chỉ mở khi bước trước xong.
Danh mục đối tác
Lưu thông tin khách hàng, nhà cung cấp để chọn nhanh khi lập luồng (có ở gói 1.200 trở lên).
Thông báo theo thời gian thực
Biết ngay khi khách đã ký hoặc từ chối; không phải gọi điện hỏi trạng thái.
Văn bản thường ký và hình thức phù hợp
Dùng đúng mức độ cho từng loại văn bản: phê duyệt, ký nháy hoặc ký ảnh cho bước nội bộ, chữ ký số cho văn bản cần giá trị pháp lý cao.
| Loại văn bản | Hình thức ký gợi ý |
|---|---|
| Hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ | Duyệt nội bộ, khách ký qua liên kết, ký số người đại diện |
| Phụ lục gia hạn, điều chỉnh giá | Ký số hai bên |
| Đơn đặt hàng, xác nhận báo giá | Phê duyệt hoặc ký ảnh |
| Biên bản nghiệm thu, bàn giao | Ký ảnh hoặc ký số các bên |
| Thoả thuận bảo mật thông tin | Ký số hoặc hình thức hai bên thoả thuận |
Gợi ý tham khảo — đối chiếu thêm quy chế nội bộ và quy định chuyên ngành của từng loại văn bản.
Hỏi đáp: Kinh doanh & Bán hàng
Không. Khách nhận email chứa liên kết ký riêng, mở trên trình duyệt và ký ngay. Chỉ khi khách muốn ký số bằng USB Token thì cần máy Windows có cài GoSign Desktop Signer.
Ảnh chữ ký là chữ ký điện tử, không bị phủ nhận giá trị chỉ vì ở dạng điện tử, và hệ thống lưu lại liên kết, thời điểm ký. Tuy nhiên ảnh chữ ký không mặc nhiên tương đương chữ ký tay như chữ ký số. Với hợp đồng giá trị lớn, nên đề nghị khách ký số hoặc ghi nhận hình thức ký trong hợp đồng khung.
Trạng thái và tiến trình của hồ sơ cập nhật ngay khi khách ký; người trình và các bên liên quan nhận thông báo trong ứng dụng và qua email.
Mỗi liên kết gắn với đúng một người, một tài liệu và một bước ký, được bảo vệ bằng mã riêng; nó không mở được tài liệu khác trong hệ thống.
Giải pháp theo nghiệp vụ và quy mô khác
Bài viết liên quan
Kiến thức pháp lý và nghiệp vụ liên quan đến Kinh doanh & Bán hàng.
Ký ẩn danh qua email: đối tác không cần tài khoản vẫn ký được hợp đồng
Rào cản lớn nhất của ký số là bắt đối tác cài phần mềm, tạo tài khoản. GoSign gỡ bỏ điều đó bằng liên kết ký gửi thẳng qua email — vẫn đủ giá trị pháp lý.
Ký hợp đồng điện tử là gì? Quy trình và giá trị pháp lý
Ký hợp đồng điện tử không chỉ là gửi PDF cho nhau ký. Căn cứ pháp lý, điều kiện để hợp đồng có giá trị, quy trình 5 bước và cách ký với đối tác bên ngoài.
Triển khai ký số trong doanh nghiệp: khi nào bắt đầu, số hoá văn bản nào trước và lộ trình 30 ngày
Tự chấm 10 câu xem đã nên chuyển sang ký điện tử chưa, chọn văn bản số hoá trước theo 4 tiêu chí, rồi đi theo lộ trình 4 tuần từ khảo sát đến mở rộng.
Sẵn sàng ký số cho doanh nghiệp của bạn?
Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc để đội ngũ GoSign tư vấn giải pháp phù hợp nhất với quy mô và nghiệp vụ của bạn.