Kiểm tra chữ ký số trong file PDF, XML, Word, Excel

Không. Công cụ kiểm tra chữ ký số của GoSign chạy ngay trên trình duyệt: mở trang, chọn file đã ký và bấm kiểm tra, không cần cài phần mềm, plugin hay cắm USB Token. USB Token chỉ cần khi ký; người nhận kiểm tra chữ ký thì không cần.

Chữ ký điện tử là khái niệm rộng, gồm cả hình chữ ký chèn vào file, xác nhận bằng mã OTP trên một nền tảng ký, và chữ ký số. Chữ ký số là loại chữ ký điện tử dùng mật mã khoá công khai và chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ cấp, nên tự kiểm tra được ngay trên file. Công cụ này kiểm tra chữ ký số. Hình chữ ký chèn vào file không mang dữ liệu nào để xác minh; chữ ký qua OTP thì phải đối chiếu với nhật ký của nền tảng đã dùng để ký.

Thẻ kết quả của từng chữ ký ghi thời hạn chứng thư và cho biết chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký hay không. Chứng thư nay đã hết hạn nhưng lúc ký còn hạn thì chữ ký vẫn được xét là đúng, kết quả chỉ ghi cảnh báo. Muốn biết USB Token của chính mình còn hạn đến ngày nào, hãy xem chứng thư ngay trên máy tính hoặc tra trên trang của nhà cung cấp chứng thư.

Không. File chỉ được đọc trong bộ nhớ máy chủ để kiểm tra rồi bỏ đi; nội dung và tên file không được ghi vào nhật ký. Kết quả chỉ hiện trên trình duyệt của bạn, tải lại trang là mất.

Hình chữ ký, con dấu scan hay dòng chữ “Đã ký” chỉ là hình ảnh chèn vào trang. Chữ ký số là dữ liệu mật mã nằm trong file và đi kèm chứng thư của người ký. File chỉ có hình ảnh sẽ được báo là không có chữ ký số.

Không hẳn. Cảnh báo nghĩa là chữ ký còn nguyên vẹn nhưng có điểm cần xem lại, ví dụ công cụ không nối được chứng thư tới Root CA trong kho tin cậy, chứng thư nay đã hết hạn, hoặc có nội dung được thêm sau chữ ký cuối. Mở thẻ chữ ký và đọc các mục có dấu cảnh báo để biết lý do cụ thể.

Là chứng thư do chính người ký tự tạo, không do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Ai cũng tạo được loại chứng thư này với tên bất kỳ, nên nó không chứng minh được danh tính người ký.

Công cụ xét hiệu lực chứng thư tại thời điểm ký. Nếu khi ký chứng thư còn hạn và nay mới hết hạn, kết quả chỉ là cảnh báo. Nếu chứng thư đã hết hạn ngay lúc ký, chữ ký được đánh giá là không hợp lệ. Chữ ký có dấu thời gian cho biết thời điểm ký đáng tin hơn.

Có. Khi chứng thư nối được tới Root CA tin cậy, công cụ hỏi dịch vụ OCSP hoặc tải danh sách thu hồi (CRL) của nhà cung cấp ngay lúc kiểm tra, và chỉ tin câu trả lời có chữ ký của chính nhà cung cấp. Chứng thư bị thu hồi trước khi ký, hoặc chữ ký không có dấu thời gian để chứng minh đã ký trước khi thu hồi, được đánh giá là không hợp lệ. Nếu máy chủ của nhà cung cấp không phản hồi, kết quả ghi rõ là chưa tra cứu được.

Kho tin cậy gồm các Root CA quốc gia của Việt Nam và CA trung gian của những tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được công bố trên rootca.gov.vn (VNPT-CA, Viettel-CA, BKAV-CA, FPT-CA, MISA-CA, CA2 và các CA khác), cùng các Root CA quốc tế phổ biến. Kho cũng có RootCA chuyên dùng Chính phủ (thế hệ cũ và G2) cùng các CA thành phần do Ban Cơ yếu Chính phủ công bố, nên văn bản của cơ quan nhà nước ký bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ cũng được xác minh tổ chức cấp.

Trang neac.gov.vn của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia, đơn vị vận hành Root CA quốc gia, có chức năng kiểm tra văn bản ký số: chọn tệp, bấm kiểm tra để xem thông tin chữ ký. Với chữ ký số công cộng, đó là nguồn tra cứu chính thức. Công cụ kiểm tra chữ ký số của GoSign: nhận file PDF, XML, Word, Excel, PowerPoint, đưa ra kết luận bằng lời cho từng chữ ký kèm lý do, và không lưu file. Bạn có thể dùng cả hai để đối chiếu; khi cần căn cứ chính thức, ví dụ hồ sơ gửi cơ quan nhà nước hoặc khi có tranh chấp, hãy kiểm tra thêm trên neac.gov.vn.

Nhiều phần mềm ký số cũ vẫn băm tài liệu bằng SHA-1 khi ký. Chữ ký vẫn khớp nội dung và vẫn nối được tới CA tin cậy, nhưng SHA-1 đã có thể bị tấn công tạo xung đột nên không còn được khuyến nghị. Hãy cập nhật phần mềm ký hoặc chọn SHA-256 cho các tài liệu ký sau này.

Khi nhiều file đã ký được gộp thành một (ví dụ bộ tài liệu đại hội cổ đông), chữ ký của từng file con thường bị chép theo nhưng vẫn trỏ vào dữ liệu của file gốc, nên không còn khớp với file mới. Công cụ vẫn hiện tên người ký của các chữ ký này nhưng đánh giá không hợp lệ. Chữ ký cuối cùng, ký lên cả file đã gộp, mới là chữ ký bảo vệ toàn bộ tài liệu. Muốn kiểm tra từng chữ ký con, hãy dùng file gốc do người ký gửi.

Ba nhóm. File PDF: chữ ký theo chuẩn PKCS#7/PAdES và dấu thời gian tài liệu. File XML có chữ ký XMLDSig hoặc XAdES, như file XML nội bộ, hoá đơn điện tử, tờ khai. File Word, Excel, PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx) được ký trực tiếp trong Microsoft Office bằng mục Thêm chữ ký số. File Office đời cũ (.doc, .xls, .ppt) và file có mật khẩu mở chưa kiểm tra được. Nếu file Word đã được chuyển sang PDF rồi mới ký, hãy tải bản PDF lên.

Công cụ đọc từng chữ ký trong file, thường là chữ ký của người bán và với hoá đơn có mã thêm chữ ký của cơ quan thuế. Với mỗi chữ ký, công cụ cho biết dữ liệu được ký còn khớp không, chứng thư của ai và do tổ chức nào cấp, còn hạn hay đã bị thu hồi. Công cụ không kiểm tra nội dung hoá đơn có đúng quy định hay đã được cơ quan thuế cấp mã chưa; việc đó cần tra cứu trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).

Kết quả là thông tin kỹ thuật để bạn nhanh chóng biết tình trạng chữ ký, không thay thế xác nhận của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hay cơ quan có thẩm quyền.