Chữ ký số báo không hợp lệ, dấu chấm hỏi vàng hay "validity unknown"? Phân biệt văn bản bị sửa thật với lỗi do máy chưa tin cậy chứng thư, và cách xử lý đúng.
Mở hợp đồng đối tác gửi, thấy thanh cảnh báo vàng hoặc dấu X đỏ cạnh chữ ký, nhiều người lập tức nghi văn bản bị làm giả. Có khi đúng là vậy. Nhưng phần lớn trường hợp, cảnh báo đến từ chính máy tính của người xem. Phân biệt được hai loại này giúp bạn không từ chối nhầm một văn bản hợp lệ, và không chấp nhận nhầm một văn bản đã bị sửa.
Tải file lên để xem từng chữ ký hợp lệ, có cảnh báo hay không hợp lệ và lý do cụ thể
Đọc biểu tượng trước khi kết luận
| Biểu tượng thường gặp | Nghĩa | Mức độ |
|---|---|---|
| Dấu tích xanh | Chữ ký hợp lệ, văn bản không bị thay đổi, danh tính người ký được xác minh | Yên tâm |
| Dấu chấm hỏi hoặc cảnh báo vàng (validity unknown) | Văn bản thường vẫn nguyên vẹn, nhưng máy chưa xác minh được danh tính hoặc trạng thái chứng thư | Cần xác minh thêm, chưa phải bằng chứng giả mạo |
| Dấu X đỏ (invalid) | Nội dung đã bị thay đổi sau khi ký, hoặc chứng thư không hợp lệ tại thời điểm ký | Không chấp nhận khi chưa làm rõ |
7 nguyên nhân và cách xử lý
1. Văn bản bị sửa sau khi ký
Văn bản bị sửa sau khi ký là trường hợp nghiêm trọng nhất. Chữ ký số gắn với toàn bộ nội dung đã ký; chỉ cần thay một ký tự, phần mềm sẽ báo văn bản đã bị thay đổi hoặc hỏng kể từ khi ký. Cách xử lý: không sử dụng văn bản, yêu cầu bên gửi cung cấp lại bản gốc hoặc ký lại.
Sửa, ghép, tách hay nén file PDF đã ký số làm chữ ký ra sao, và cách làm đúng
2. Máy tính chưa tin cậy chứng thư gốc của Việt Nam
Phần mềm chỉ xác minh được danh tính người ký khi lần ngược được về một chứng thư gốc mà máy tin cậy. Nếu máy chưa có chứng thư gốc quốc gia, kết quả sẽ là "không xác định" dù văn bản hoàn toàn đúng. Cách xử lý: cài chứng thư gốc do NEAC công bố tại rootca.gov.vn, hoặc làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp chứng thư.
Adobe Acrobat Reader dùng danh sách tin cậy riêng, nên có thể vẫn báo "Signature validity is unknown" dù Windows đã có chứng thư gốc. Xem cách bật Windows Integration từng bước trong Adobe và Foxit
3. Thiếu chứng thư trung gian
Chứng thư của người ký do nhà cung cấp phát hành, và chứng thư của nhà cung cấp do Root CA quốc gia phát hành. Nếu thiếu mắt xích ở giữa, chuỗi xác minh bị đứt. Cách xử lý: tải chứng thư của nhà cung cấp từ trang chính thức của họ, hoặc cập nhật phần mềm đọc PDF.
Chuỗi tin cậy: ai cấp chữ ký số và cách xác minh nhà cung cấp
4. Không kiểm tra được trạng thái thu hồi
Để biết chứng thư có bị thu hồi hay không, phần mềm cần kết nối tới hệ thống của nhà cung cấp. Máy không có mạng, hoặc mạng nội bộ chặn kết nối này, sẽ khiến kết quả thành "không xác định". Cách xử lý: kết nối mạng rồi kiểm tra lại, hoặc tra trạng thái trực tiếp trên trang của nhà cung cấp.
5. Chứng thư đã hết hạn, bị tạm dừng hoặc thu hồi vào lúc ký
Nếu tại thời điểm ký chứng thư đã không còn hiệu lực, chữ ký không được coi là hợp lệ. Lưu ý phân biệt: chứng thư hết hạn sau khi ký thì không làm chữ ký đã hợp lệ trở thành không hợp lệ. Cách xử lý: yêu cầu người ký ký lại bằng chứng thư còn hiệu lực.
6. Có thay đổi sau khi ký, nhưng là thay đổi được phép
Một file PDF có thể được ký nhiều lần, hoặc được điền thêm biểu mẫu, bình luận sau chữ ký đầu tiên. Phần mềm sẽ ghi nhận "có thay đổi sau khi ký" nhưng vẫn coi chữ ký trước là hợp lệ nếu thay đổi nằm trong phạm vi cho phép. Cách xử lý: mở phiên bản đã ký tại thời điểm của chữ ký đó để so sánh, xem thay đổi là gì.
7. Thứ bạn thấy không phải chữ ký số
Một hình chữ ký hoặc con dấu chèn vào PDF trông giống hệt chữ ký số, nhưng bảng chữ ký (Signature Panel) trống trơn. Khi đó không có gì để phần mềm kiểm tra. Cách xử lý: nếu văn bản cần chữ ký số, yêu cầu bên gửi ký số thật.
Phân biệt chữ ký số, chữ ký điện tử và chữ ký scan
Bảng quyết định nhanh
| Tình huống | Quyết định |
|---|---|
| Báo đã bị thay đổi hoặc hỏng sau khi ký | Không chấp nhận, yêu cầu bản gốc hoặc ký lại |
| Không xác định, văn bản không bị thay đổi | Cài chứng thư gốc, kết nối mạng, kiểm tra lại trước khi quyết định |
| Chứng thư không còn hiệu lực tại thời điểm ký | Yêu cầu ký lại bằng chứng thư còn hiệu lực |
| Có thay đổi được phép sau khi ký | Xem nội dung thay đổi; chấp nhận nếu đúng thoả thuận |
| Chỉ có hình ảnh chữ ký | Yêu cầu ký số nếu văn bản cần chữ ký số |
Kiểm tra chữ ký ngay trên GoSign
Với văn bản trên GoSign, trang xem văn bản đã ký có nút "Kiểm tra chữ ký" để đối chiếu chữ ký số trên file. Nếu phát hiện vấn đề ở một bước ký, người nhận có thể từ chối kèm bình luận nêu lý do, để người trình xử lý và gửi lại, thay vì trao đổi qua nhiều kênh.
Ảnh thậtCác bước kiểm tra chữ ký số và đọc đúng kết quả
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo