Tại sao đối tác ngại ký hợp đồng điện tử? 6 lý do thật sự và cách trả lời từng lý do

Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng ký điện tử. Đối tác thì trả lời: "Bên em vẫn quen ký giấy, anh gửi bản cứng giúp em nhé." Thế là hợp đồng lại được in, ký, chuyển phát, và mọi lợi ích của ký điện tử dừng lại ở cửa công ty.

Đằng sau câu "quen ký giấy" thường là một nỗi lo cụ thể chưa được nói ra. Gọi đúng tên nỗi lo đó thì trả lời được. Dưới đây là 6 lý do hay gặp nhất.

Lý do 1: "Hợp đồng điện tử không có giá trị như giấy"

Lo ngại hợp đồng điện tử không có giá trị như giấy là lo lắng phổ biến nhất và cũng dễ trả lời nhất bằng căn cứ pháp luật:

• Bộ luật Dân sự 2015 coi giao dịch bằng thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử là giao dịch bằng văn bản (khoản 1 Điều 119).
• Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của người đó trong văn bản giấy (khoản 2 Điều 23).
• Các bên có quyền thoả thuận sử dụng thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử để giao kết và thực hiện hợp đồng (Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2023).

Lý do 2: "Bên em không có chữ ký số"

Đối tác là hộ kinh doanh, cá nhân, hoặc doanh nghiệp chỉ có chứng thư do kế toán giữ để khai thuế. Cách trả lời: chữ ký số không phải hình thức duy nhất. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì ở dạng điện tử (khoản 1 Điều 23), và hai bên có thể thoả thuận hình thức phù hợp với giá trị hợp đồng. Với hợp đồng giá trị lớn, nên thống nhất dùng chữ ký số; với văn bản xác nhận thông thường, hình thức khác có thể đủ.

Lý do 3: "Quy chế bên em bắt buộc có dấu đỏ"

Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu bao gồm cả dấu dưới hình thức chữ ký số, và việc quản lý, sử dụng dấu theo Điều lệ, quy chế của doanh nghiệp (Điều 43). Vì vậy, đây thường là vấn đề quy chế nội bộ của đối tác, không phải cấm đoán của pháp luật. Cách trả lời: đề nghị đối tác dùng chữ ký số của tổ chức, hoặc tạm thời ký hợp đồng giấy trong khi họ cập nhật quy chế.

Lý do 4: "Sợ bị sửa nội dung sau khi ký"

Thực tế ngược lại: với file PDF ký số, sửa một ký tự sau khi ký là phần mềm kiểm tra phát hiện ngay. Hợp đồng giấy nhiều trang mới là nơi có nguy cơ thay trang nếu không ký nháy, đóng dấu giáp lai. Cách trả lời: gửi kèm hướng dẫn ngắn cách kiểm tra chữ ký trên file, để đối tác tự xác minh bản mình nhận được.

Lý do 5: "Không biết thao tác, sợ làm sai"

Người ta ngại cái mới chủ yếu vì sợ mất mặt khi làm sai trước đối tác. Cách trả lời: giảm số bước họ phải làm xuống tối thiểu. Không bắt tạo tài khoản, không bắt cài phần mềm nếu hình thức ký không cần, và nói trước chính xác họ sẽ thấy gì khi mở email.

Lý do 6: "Kế toán, kiểm toán bên em có chấp nhận không?"

Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán và được lưu trữ theo thời hạn của pháp luật kế toán như chứng từ giấy. Điều kế toán cần là bản gốc điện tử còn nguyên chữ ký và tìm lại được. Cách trả lời: cam kết gửi lại đầy đủ file đã ký cho đối tác sau khi hoàn tất để họ lưu trữ.

Mẫu email mời đối tác ký lần đầu

Kính gửi anh/chị …, để rút ngắn thời gian hoàn tất Hợp đồng số …, bên em đề xuất hai bên ký điện tử. Anh/chị sẽ nhận một email có đường link, mở ra là thấy toàn văn hợp đồng và vị trí cần ký, không cần tạo tài khoản. Hợp đồng đã ký sẽ được gửi lại để anh/chị lưu. Nếu bên anh/chị cần ký bằng chữ ký số của công ty hoặc vẫn muốn ký bản giấy, anh/chị báo em để sắp xếp ạ.

Khi đối tác vẫn muốn ký giấy

Đừng ép. Hãy ký điện tử toàn bộ các bước nội bộ (soạn, duyệt, ký nháy, ký số của bên mình), rồi mới in bản cuối để ký với đối tác. Bạn vẫn giữ được phần lớn lợi ích, và lần sau đối tác đã thấy quy trình của bạn gọn đến đâu.

GoSign giúp đối tác ký dễ hơn thế nào

Trên GoSign, đối tác bên ngoài nhận email có đường link để phê duyệt hoặc vẽ chữ ký mà không cần tài khoản. Nếu cần ký số, đối tác dùng USB Token của họ với GoSign Desktop Signer trên máy Windows. Người trình theo dõi tiến trình để biết đối tác đã xử lý hay chưa, và file đã ký được lưu cùng hồ sơ.

Ảnh thật