Giám đốc đưa USB Token và mã PIN cho kế toán ký hộ: tiện trước mắt nhưng rủi ro pháp lý thuộc về người đứng tên. Vì sao không nên, và 3 cách hợp lệ để thay thế.
"Anh đi công tác, em cầm token với PIN ký giúp anh mấy hợp đồng nhé." Câu nói này diễn ra ở rất nhiều doanh nghiệp, thường giữa những người tin tưởng nhau. Nó giải quyết được việc gấp hôm nay. Nhưng về mặt pháp lý, từ lúc đó, mọi văn bản ký bằng token ấy đều được xem là do người đứng tên chứng thư ký, dù người đó có biết hay không.
Chữ ký số không biết ai đang cầm token
Chữ ký số chứng minh rằng khoá bí mật gắn với chứng thư đã được dùng để ký. Nó không chứng minh được bàn tay nào đã cắm token và gõ mã PIN. Vì vậy, người nhận văn bản, toà án hay cơ quan thuế đều nhìn thấy cùng một điều: chữ ký của người đứng tên chứng thư.
Quyền, nghĩa vụ của thuê bao theo Điều 45 Nghị định 23/2025 và ai chịu trách nhiệm khi chữ ký số bị dùng sai
5 rủi ro của việc ký hộ
| Rủi ro | Chuyện gì có thể xảy ra |
|---|---|
| Không chứng minh được ai đã ký | Khi có tranh chấp, người đứng tên khó chứng minh mình không ký một văn bản cụ thể |
| Ký vượt ý định | Người cầm token ký thêm văn bản ngoài những gì được dặn, cố ý hoặc do nhầm |
| Mã PIN lan rộng | PIN được ghi lại, chia sẻ tiếp, hoặc người biết PIN nghỉ việc mà không ai đổi |
| Mất dấu vết nội bộ | Không có bằng chứng lãnh đạo đã đồng ý nội dung trước khi "ký" |
| Ký sai thẩm quyền về mặt hình thức | Văn bản mang chữ ký của giám đốc nhưng thực tế do người không có thẩm quyền quyết định |
3 cách làm đúng thay cho ký hộ
Cách 1: Uỷ quyền bằng văn bản, người được uỷ quyền ký bằng chữ ký của mình
Người đại diện theo pháp luật uỷ quyền bằng văn bản, ghi rõ phạm vi và thời hạn. Người được uỷ quyền ký bằng chứng thư của chính họ, trên văn bản ghi rõ là ký theo uỷ quyền. Lưu ý các giới hạn của luật chuyên ngành, ví dụ kế toán trưởng không được ký thừa uỷ quyền chức danh của người quản lý doanh nghiệp trên chứng từ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Kế toán trưởng có được ký thay giám đốc không
Cách 2: Chứng thư của tổ chức, giao người giữ theo quy chế
Chứng thư cấp cho doanh nghiệp (dấu dưới hình thức chữ ký số) có thể được giao cho một người cụ thể quản lý theo quy chế, có biên bản bàn giao. Điều này khác với việc dùng chứng thư cá nhân của giám đốc: người giữ biết rõ trách nhiệm của mình, và quy chế nêu rõ được dùng cho loại văn bản nào.
Mẫu biên bản bàn giao thiết bị ký số
Cách 3: Lãnh đạo duyệt từ xa, người có thẩm quyền ký số
Tách quyết định và thao tác: lãnh đạo xem và phê duyệt nội dung từ xa, việc ký số được thực hiện bởi người có thẩm quyền theo quy chế, hoặc để lại cho lãnh đạo khi có máy tính và token. Bằng chứng về sự đồng ý của lãnh đạo nằm trong hồ sơ, không phải trong trí nhớ của ai.
Nếu doanh nghiệp đã lỡ ký hộ nhiều năm
- 1
Đổi mã PIN
Người đứng tên đổi PIN ngay, không chia sẻ lại.
- 2
Rà soát ai đang giữ token nào
Lập danh sách thiết bị, người giữ, chứng thư cá nhân hay tổ chức.
- 3
Viết lại quy chế
Quy định rõ ai được ký loại văn bản nào, uỷ quyền thế nào, báo mất ra sao.
- 4
Chuyển sang cách làm có dấu vết
Dùng luồng phê duyệt, uỷ quyền có thời hạn để mọi quyết định đều được ghi lại.
Mẫu quy chế sử dụng chữ ký số nội bộ
Trên GoSign: uỷ quyền có dấu vết thay vì ký hộ
GoSign có chức năng uỷ quyền có thời hạn: người đi vắng chỉ định người xử lý thay trong khoảng thời gian từ ngày đến ngày. Người được uỷ quyền duyệt, ký hoặc từ chối bằng tài khoản của chính họ, hồ sơ ghi lại ai đã xử lý. Mã PIN của USB Token chỉ nhập trong hộp thoại của driver trên máy người ký, không nhập trên trang web.
Ảnh thậtCách thiết lập uỷ quyền có thời hạn trên GoSign
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo