Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào: từ lúc bên sau cùng ký, trừ khi có thoả thuận khác. Căn cứ BLDS 2015, Luật GDĐT 2023 và cách viết điều khoản hiệu lực rõ.
Bên A ký số hợp đồng ngày 3. Bên B bận, đến ngày 10 mới ký. Hợp đồng ghi "giao hàng trong 15 ngày kể từ ngày ký". Vậy hạn giao hàng tính từ ngày 3 hay ngày 10? Chênh nhau một tuần, đủ để một bên bị phạt chậm giao, bên kia thì cho rằng mình vẫn đúng hạn.
Với hợp đồng giấy, hai bên thường ngồi ký cùng lúc nên câu hỏi này ít xuất hiện. Với hợp đồng điện tử, mỗi người ký ở một nơi, một thời điểm, nên bạn cần biết luật xác định mốc hiệu lực thế nào.
Câu trả lời theo luật: hai mốc cần phân biệt
| Mốc | Luật quy định | Căn cứ |
|---|---|---|
| Thời điểm giao kết | Hợp đồng bằng văn bản được giao kết vào thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản | Điều 400 khoản 4 Bộ luật Dân sự 2015 |
| Thời điểm có hiệu lực | Hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thoả thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác | Điều 401 khoản 1 Bộ luật Dân sự 2015 |
Hợp đồng điện tử được coi là hợp đồng bằng văn bản, vì Bộ luật Dân sự coi giao dịch qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu là giao dịch bằng văn bản (Điều 119 khoản 1). Vậy trong ví dụ trên, nếu không có thoả thuận khác, hợp đồng được giao kết và có hiệu lực vào ngày 10, khi bên B ký sau cùng.
Thông điệp dữ liệu là gì và vì sao nó được coi như văn bản
Khi giao kết qua email: tính từ lúc nhận được chấp nhận
Không phải hợp đồng điện tử nào cũng được ký trên một file chung. Nhiều giao dịch được chốt bằng việc một bên gửi đề nghị, bên kia trả lời chấp nhận qua email hoặc hệ thống. Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép đề nghị và chấp nhận giao kết được thực hiện qua thông điệp dữ liệu, trừ khi các bên thoả thuận khác (Điều 35).
Khi hợp đồng được giao kết qua email (một bên đề nghị, bên kia trả lời chấp nhận), áp dụng quy tắc chung: hợp đồng được giao kết vào thời điểm bên đề nghị nhận được chấp nhận (Điều 400 khoản 1 Bộ luật Dân sự). Còn thế nào là "nhận được" thì Luật Giao dịch điện tử trả lời: thông điệp dữ liệu được nhập vào hệ thống thông tin do người nhận chỉ định và có thể truy cập được (Điều 16, 17), không phụ thuộc vào việc người nhận đã mở đọc hay chưa.
Ba trường hợp hiệu lực không trùng ngày ký
| Trường hợp | Hiệu lực tính từ | Ví dụ |
|---|---|---|
| Các bên thoả thuận ngày hiệu lực | Ngày các bên thoả thuận | "Hợp đồng có hiệu lực từ ngày 01/10" hoặc "từ khi bên B nhận tiền tạm ứng" |
| Luật chuyên ngành quy định khác | Theo luật chuyên ngành | Hợp đồng mà luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì phải tuân theo yêu cầu đó (Điều 119 khoản 2 Bộ luật Dân sự) |
| Hợp đồng lao động | Ngày hai bên giao kết, trừ khi hai bên thoả thuận hoặc pháp luật quy định khác | Điều 23 Bộ luật Lao động 2019 |
Viết điều khoản hiệu lực để không phải tranh cãi
Cụm từ "kể từ ngày ký" nghe rõ ràng nhưng lại mơ hồ nhất khi mỗi bên ký một ngày. Một vài cách viết giúp tránh hiểu nhầm:
| Nên tránh | Nên dùng |
|---|---|
| Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký. | Hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số vào Hợp đồng. |
| Giao hàng trong 15 ngày kể từ ngày ký. | Giao hàng trong 15 ngày kể từ ngày Hợp đồng có hiệu lực. |
| Ghi sẵn ngày ký ở đầu hợp đồng rồi gửi đi ký dần. | Để trống ngày, hoặc ghi "theo thời điểm ký số" và dựa vào thông tin chữ ký trên file. |
Dấu thời gian là gì và khi nào hợp đồng cần đến nó
Checklist 6 điểm trước khi gửi hợp đồng điện tử đi ký
- 1Điều khoản hiệu lực nêu rõ mốc: bên ký sau cùng, một ngày cụ thể, hoặc một sự kiện.
- 2Các thời hạn thực hiện (giao hàng, thanh toán, bảo hành) tính từ ngày hiệu lực, không từ "ngày ký" chung chung.
- 3Hai bên đã thống nhất dùng hình thức ký điện tử nào, và chữ ký số hay loại chữ ký khác.
- 4Người ký của mỗi bên có đúng thẩm quyền, hoặc có văn bản uỷ quyền còn hiệu lực.
- 5Loại hợp đồng không thuộc diện luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, hoặc đã tính đến thủ tục đó.
- 6Có thứ tự ký rõ ràng và cách lưu bản gốc điện tử sau khi ký xong.
Ai có thẩm quyền ký hợp đồng thay mặt công ty
GoSign giúp bạn biết chính xác ai ký lúc nào
Trên GoSign, hợp đồng đi theo luồng ký có thứ tự: nội bộ duyệt, ký nháy, lãnh đạo ký số, đối tác ký qua đường link email. Tiến trình của hồ sơ ghi lại từng bước đã được xử lý và thời điểm xử lý, nên khi cần xác định bên nào ký sau cùng, bạn không phải lục lại email.
Ảnh thậtQuy trình ký hợp đồng điện tử chuẩn và điều kiện để có giá trị pháp lý
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo