Khoản 4 Điều 3 Luật 20/2023/QH15: thông điệp dữ liệu là thông tin tạo ra, gửi, nhận, lưu bằng phương tiện điện tử. Khi nào nó có giá trị như văn bản, bản gốc?
Sáng nay bạn đã gửi email báo giá, nhận file hợp đồng PDF, duyệt một đề nghị thanh toán trên phần mềm và nhắn tin xác nhận lịch giao hàng. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, mỗi thứ trong số đó là một thông điệp dữ liệu, và mỗi thứ đều có thể trở thành căn cứ khi hai bên tranh chấp.
Câu hỏi thực tế không phải "thông điệp dữ liệu có giá trị không", mà là "thông điệp dữ liệu của tôi có đủ điều kiện để được tin hay không". Bài viết đi từ định nghĩa đến bốn mức giá trị pháp lý, và những việc doanh nghiệp nên làm để các file hằng ngày không trở nên vô dụng lúc cần nhất.
Thông điệp dữ liệu là gì?
Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
— Khoản 4 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023
Còn "phương tiện điện tử" được luật định nghĩa là phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc phương tiện khác hoạt động dựa trên công nghệ thông tin (khoản 2 Điều 3). Như vậy chỉ cần thông tin đi qua máy tính, điện thoại, phần mềm hay hệ thống mạng, nó đã là thông điệp dữ liệu.
Điều 7 của luật liệt kê các hình thức thể hiện: văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng thư điện tử, chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác theo quy định của pháp luật.
Thử đoán: cái nào là thông điệp dữ liệu?
| Ví dụ | Là thông điệp dữ liệu? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Email báo giá gửi khách | Có | Được tạo, gửi, nhận bằng phương tiện điện tử |
| File hợp đồng PDF đã ký số | Có | Là hợp đồng điện tử, có chữ ký số gắn kèm |
| Bản scan hợp đồng giấy | Có | Nhưng là bản chuyển đổi từ giấy; giá trị phụ thuộc điều kiện chuyển đổi |
| Tin nhắn xác nhận đơn hàng | Có | Giá trị chứng cứ phụ thuộc cách xác định người gửi và tính toàn vẹn |
| Bản in của email | Không | Đây là văn bản giấy được chuyển từ thông điệp dữ liệu |
| Lịch sử phê duyệt trong phần mềm | Có | Là dữ liệu được tạo và lưu bằng hệ thống thông tin |
Bốn mức giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu
Luật Giao dịch điện tử 2023 xây giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu theo từng bậc. Bậc sau đòi hỏi điều kiện chặt hơn bậc trước.
| Mức | Căn cứ | Điều kiện chính |
|---|---|---|
| 1. Không bị phủ nhận chỉ vì là dữ liệu điện tử | Điều 8 | Không cần điều kiện riêng: thông tin không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu |
| 2. Có giá trị như văn bản | Điều 9 | Thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu |
| 3. Có giá trị như bản gốc | Điều 10 | Thông tin được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi khởi tạo lần đầu dưới dạng thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh, và truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh |
| 4. Được dùng làm chứng cứ | Điều 11 | Giá trị chứng cứ được đánh giá dựa trên độ tin cậy của cách khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ; cách bảo đảm toàn vẹn; cách xác định người khởi tạo, gửi, nhận |
Vì sao cùng là thông điệp dữ liệu, cái được tin, cái không?
Hãy so hai tình huống. Tình huống A: một file Word hợp đồng gửi qua email, hai bên "đồng ý" bằng tin nhắn. Tình huống B: file PDF hợp đồng được hai bên ký số, lưu trên hệ thống có ghi lịch sử ai mở, ai duyệt, ai ký lúc nào.
| Câu hỏi khi tranh chấp | Tình huống A | Tình huống B |
|---|---|---|
| Nội dung có bị sửa sau khi đồng ý không? | Khó chứng minh: file Word sửa được mà không để lại dấu vết | Chữ ký số cho biết văn bản có bị thay đổi sau khi ký hay không |
| Ai đã đồng ý? | Phụ thuộc vào việc chứng minh chủ tài khoản tin nhắn | Chứng thư số xác định người ký |
| Đồng ý phiên bản nào? | Có thể có nhiều bản qua lại | Một file duy nhất mang chữ ký |
| Quá trình diễn ra thế nào? | Rải rác ở nhiều hộp thư, điện thoại | Lịch sử xử lý tập trung trên hệ thống |
File Word gửi qua email (tình huống A) và file PDF ký số lưu trên hệ thống có lịch sử (tình huống B) đều là thông điệp dữ liệu và đều không bị phủ nhận chỉ vì ở dạng điện tử. Nhưng khi toà án đánh giá độ tin cậy theo Điều 11, tình huống B trả lời được mọi câu hỏi, tình huống A thì phải đi tìm bằng chứng phụ.
Xem ba câu hỏi toà án đặt ra với văn bản điện tử và cách chuẩn bị
Thời điểm gửi, nhận thông điệp dữ liệu được tính thế nào?
Với hợp đồng, "gửi lúc nào, nhận lúc nào" có thể quyết định ai vi phạm thời hạn. Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thời điểm gửi là khi thông điệp dữ liệu rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo (Điều 15), và thời điểm nhận là khi thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định và có thể truy cập được (Điều 17). Các bên có thể thoả thuận khác.
Thời điểm này ảnh hưởng thế nào đến ngày hợp đồng điện tử có hiệu lực?
5 sai lầm làm thông điệp dữ liệu mất sức nặng
- 1Chốt nội dung bằng file có thể sửa (Word, Excel) mà không khoá lại bằng chữ ký số hoặc định dạng không sửa được.
- 2Lưu bản cuối cùng trong hộp thư cá nhân của nhân viên; người nghỉ việc là mất dấu.
- 3Chỉ lưu bản in hoặc bản chụp màn hình, xoá file gốc.
- 4Chỉnh sửa file sau khi đã ký rồi gửi lại như bản chính thức, khiến có nhiều "bản cuối" khác nhau.
- 5Không ghi nhận ai đã xem, duyệt, ký và vào lúc nào.
Cách lưu trữ văn bản đã ký để giữ được giá trị bản gốc
GoSign giúp gì cho thông điệp dữ liệu của bạn?
GoSign không thay đổi định nghĩa pháp lý, nhưng giúp các thông điệp dữ liệu quan trọng nhất của doanh nghiệp, là văn bản và hợp đồng cần duyệt, ký, đạt các điều kiện ở mức 3 và 4. Văn bản được trình ký theo luồng; bước ký số dùng chuẩn PAdES để người nhận kiểm tra được văn bản có bị sửa sau khi ký; hồ sơ lưu lịch sử phê duyệt, trao đổi và người thực hiện; nút "Kiểm tra chữ ký" giúp đối chiếu chữ ký trên file.
Ảnh thậtTrình ký theo luồng, ký số chuẩn PAdES, lịch sử phê duyệt và kiểm tra chữ ký: xem đủ tính năng.
Dùng thử GoSign để trình ký và lưu vết văn bản điện tử
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo