Trình ký là đưa văn bản lên người có thẩm quyền xem xét, ký. Hồ sơ gồm gì, trình cho ai, bảng phân cấp thẩm quyền, cách ký KT., TL., TUQ. và 7 nguyên tắc.
Một bìa trình ký màu xanh đặt lên bàn giám đốc lúc 9 giờ sáng thứ Hai. Chiều thứ Tư, người soạn thảo vẫn chưa biết nó đã được xem chưa, đang nằm dưới tập nào, hay đã bị gạch sửa và chờ ai đó đến lấy lại. Ai từng làm hành chính đều quen cảm giác này: văn bản không sai, chỉ là nó "đứng yên".
Bài viết giải thích trình ký là gì theo cách hiểu của công tác văn thư, những thứ phải có trong một hồ sơ trình ký, các kiểu ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa uỷ quyền, và 7 nguyên tắc giúp văn bản đi qua bàn lãnh đạo nhanh hơn, dù bạn đang dùng giấy hay phần mềm.
Trình ký là gì?
Trình ký là việc đưa một văn bản, thường là bản dự thảo đã được kiểm tra, lên người có thẩm quyền để họ xem xét và ký. Người ký có thể ký ban hành (quyết định, công văn, thông báo), ký phê duyệt (đề nghị thanh toán, tờ trình mua sắm) hoặc ký giao kết (hợp đồng). Nếu chưa đồng ý, họ trả lại kèm ý kiến để chỉnh sửa.
Trình ký khác với phê duyệt ở chỗ: phê duyệt là một quyết định "đồng ý" hay "không đồng ý", còn trình ký là cả quá trình đưa văn bản qua các bước kiểm tra, góp ý, duyệt và cuối cùng là ký. Một lần trình ký có thể gồm nhiều lần phê duyệt.
Hồ sơ trình ký gồm những gì?
| Thành phần | Nội dung | Có bắt buộc? |
|---|---|---|
| Văn bản cần ký | Bản dự thảo cuối cùng, đúng thể thức | Có |
| Tờ trình hoặc phiếu trình | Lý do, nội dung chính, đề xuất cần lãnh đạo quyết định | Với việc cần giải trình; văn bản thường lệ có thể không cần |
| Tài liệu kèm theo | Báo giá, hợp đồng mẫu, biên bản, số liệu làm căn cứ | Khi văn bản dẫn chiếu tới chúng |
| Ý kiến các bộ phận liên quan | Góp ý pháp chế, kế toán, bộ phận chuyên môn | Theo quy chế nội bộ |
| Chữ ký nháy / ký tắt kiểm soát | Xác nhận của người soạn thảo, người kiểm tra thể thức | Theo quy chế nội bộ |
Tờ trình là gì?
Tờ trình là một loại văn bản hành chính dùng để đề xuất với cấp trên một vấn đề cần quyết định: phê duyệt kế hoạch, mua sắm, chủ trương, nhân sự… Theo bảng chữ viết tắt tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, tờ trình được viết tắt là TTr trong số, ký hiệu văn bản. Một tờ trình tốt trả lời ba câu: vì sao cần làm, đề xuất làm gì, và lãnh đạo cần quyết định điều gì.
Bìa trình ký là gì?
Bìa trình ký (hay phiếu trình ký) là tờ bìa hoặc tờ phiếu kẹp ngoài hồ sơ giấy, ghi đơn vị trình, người trình, nội dung, ngày trình, hạn xử lý và chừa chỗ cho ý kiến của lãnh đạo. Pháp luật không quy định mẫu bìa trình ký; mỗi nơi tự thiết kế. Công dụng của nó là để người ký biết ngay mình cần làm gì mà không phải đọc hết tập hồ sơ.
Ba mẫu phiếu trình ký cho văn bản đi, hồ sơ thanh toán và hợp đồng, kèm cách điền từng mục
Ai được ký? Các kiểu ký KT., TM., TL., TUQ.
Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thẩm quyền ký văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức. Doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc theo nghị định này nhưng thường tham khảo để xây quy chế ký.
| Ký hiệu | Tên gọi | Khi nào dùng |
|---|---|---|
| KT. | Ký thay | Cấp phó ký thay người đứng đầu các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công và một số văn bản được giao |
| TM. | Thay mặt | Cơ quan làm việc theo chế độ tập thể: người đứng đầu thay mặt tập thể lãnh đạo ký |
| TL. | Thừa lệnh | Người đứng đầu giao trưởng đơn vị ký một số loại văn bản; phải quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế văn thư |
| TUQ. | Thừa uỷ quyền | Trường hợp đặc biệt, uỷ quyền bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung; người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại |
Điều 13 cũng nêu rõ: người ký văn bản chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký; với văn bản giấy dùng bút mực màu xanh, không dùng mực dễ phai; với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Cách trình bày hình ảnh chữ ký số và con dấu trên văn bản hành chính điện tử
Trình ký cho ai? 5 câu hỏi xác định đúng người có thẩm quyền
Một tờ trình đi qua năm người. Người thứ hai ký vì thấy người thứ nhất đã ký, người thứ ba ký vì "hai anh chị trước xem rồi", và đến người thứ năm không ai thật sự kiểm tra con số ở trang cuối. Tâm lý học gọi hiện tượng này là sự phân tán trách nhiệm. Thêm người duyệt không làm hồ sơ an toàn hơn; trình đúng người mới làm được điều đó.
| Lỗi | Biểu hiện | Hậu quả |
|---|---|---|
| Trình vượt cấp | Bỏ qua trưởng bộ phận, trình thẳng giám đốc cho nhanh | Người quyết định thiếu thông tin đã rà soát; trưởng bộ phận không nắm việc |
| Trình thiếu cấp | Văn bản vượt ngưỡng nhưng chỉ trình người có thẩm quyền thấp hơn | Văn bản ký sai thẩm quyền, có thể phải làm lại hoặc bị phản đối |
| Thêm người "cho chắc" | Mời thêm vài người duyệt không có vai trò rõ | Hồ sơ chậm, trách nhiệm bị pha loãng |
- 1
Văn bản thuộc loại nào?
Hợp đồng mua bán, đề nghị thanh toán, quyết định nhân sự… Mỗi loại thường có người chịu trách nhiệm chuyên môn khác nhau.
- 2
Giá trị so với ngưỡng là bao nhiêu?
Quy chế tài chính thường đặt ngưỡng; vượt ngưỡng thì cần cấp quyết định cao hơn.
- 3
Có bên nào có lợi ích liên quan không?
Nếu người duyệt có quan hệ với đối tác, văn bản nên được trình thêm hoặc trình cho người khác.
- 4
Có vượt thẩm quyền của giám đốc không?
Điều lệ và pháp luật doanh nghiệp có thể yêu cầu Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông chấp thuận với giao dịch giá trị lớn hoặc với người có liên quan.
- 5
Người có thẩm quyền có đang vắng mặt không?
Nếu có, kiểm tra ai đang được uỷ quyền, trong phạm vi và thời hạn nào. Không trình "tạm" cho người khác rồi xin ký bổ sung sau, vì văn bản khi đó ký sai thẩm quyền.
Mẫu bảng phân cấp thẩm quyền
Bảng phân cấp thẩm quyền trả lời câu hỏi "trình cho ai" một lần cho tất cả. Mỗi dòng là một loại văn bản và một khoảng giá trị; các cột cho biết ai kiểm tra, ai quyết định. Bảng dưới đây chỉ minh hoạ cách trình bày; ngưỡng và chức danh cụ thể do doanh nghiệp tự quyết định theo Điều lệ và quy chế.
| Loại văn bản | Khoảng giá trị | Người kiểm tra | Người quyết định |
|---|---|---|---|
| Đề nghị thanh toán | Dưới ngưỡng A | Kế toán | Trưởng bộ phận |
| Đề nghị thanh toán | Từ ngưỡng A | Kế toán, kế toán trưởng | Giám đốc |
| Hợp đồng mua hàng | Dưới ngưỡng B | Mua hàng, kế toán | Giám đốc hoặc người được uỷ quyền |
| Hợp đồng mua hàng | Từ ngưỡng B hoặc với người có liên quan | Pháp chế, kế toán trưởng | Theo Điều lệ, có thể cần Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên |
| Quyết định nhân sự | Không áp dụng | Nhân sự | Giám đốc |
Quy trình trình ký điển hình
- 1
Soạn thảo
Chuyên viên soạn dự thảo, chuẩn bị tờ trình và tài liệu kèm theo.
- 2
Kiểm tra
Trưởng bộ phận kiểm tra nội dung; văn thư hoặc hành chính kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày.
- 3
Lấy ý kiến
Chuyển các bộ phận liên quan (kế toán, pháp chế…) góp ý nếu quy chế yêu cầu.
- 4
Trình lãnh đạo
Lãnh đạo xem, ký hoặc trả lại kèm ý kiến.
- 5
Phát hành và lưu
Văn thư lấy số, đóng dấu hoặc ký số của tổ chức, gửi đi và lưu hồ sơ.
7 nguyên tắc để văn bản không nằm chờ
- 1Đúng người ký ngay từ đầu: xác định văn bản thuộc thẩm quyền ai trước khi soạn, tránh trình lên rồi bị chuyển lại.
- 2Đủ hồ sơ trong một lần: thiếu một tài liệu kèm là thêm một vòng đi lại.
- 3Một câu hỏi rõ cho người ký: viết đề xuất cụ thể, không bắt lãnh đạo tự tìm ý.
- 4Hạn xử lý ghi rõ: văn bản không có hạn luôn bị xếp sau văn bản có hạn.
- 5Một người theo dõi: mỗi hồ sơ có một đầu mối chịu trách nhiệm hỏi tiến độ.
- 6Ý kiến trả lại phải ghi bằng chữ: tránh "sếp nói miệng" rồi người soạn đoán lại.
- 7Lưu lại dấu vết: ai đã xem, ai đã duyệt, bản nào được ký. Khi có vấn đề, đây là thứ đầu tiên người ta hỏi.
Văn bản vẫn chậm dù đã làm đúng quy trình? Xem các nguyên nhân gốc và 6 luồng phê duyệt mẫu
Trình ký giấy và trình ký điện tử
| Khía cạnh | Bìa trình ký giấy | Trình ký điện tử |
|---|---|---|
| Biết hồ sơ đang ở đâu | Phải hỏi hoặc đi tìm | Xem trạng thái từng bước |
| Người ký đi công tác | Chờ về, hoặc gửi scan qua lại | Xem và xử lý từ xa |
| Ý kiến chỉnh sửa | Viết tay lên bản in, dễ lẫn phiên bản | Bình luận gắn với hồ sơ |
| Dấu vết | Phụ thuộc sổ theo dõi | Hệ thống ghi lại người thực hiện và thời điểm |
| Chữ ký có giá trị | Chữ ký tay, con dấu | Chữ ký số với văn bản cần giá trị pháp lý; phê duyệt, ký ảnh, ký nháy cho bước nội bộ |
Trình ký trên GoSign
Trên GoSign, người soạn tải văn bản lên, chọn người xử lý cho từng bước (phê duyệt, ký nháy, ký ảnh hoặc ký số) và đặt vị trí chữ ký trên file. Từ gói 1.200, bảng phân cấp thẩm quyền có thể đưa vào quy trình mẫu theo loại văn bản, để người trình chọn đúng luồng thay vì tự nhớ phải trình cho ai. Người được giao thấy hồ sơ trong danh sách "Chờ tôi ký" và nhận thông báo qua email, chuông. Người duyệt có thể từ chối kèm bình luận, trao đổi với @nhắc tên và đính kèm tệp ngay trong hồ sơ. Khi lãnh đạo đi vắng, có thể uỷ quyền có thời hạn cho người khác xử lý thay.
Ảnh thậtXem chi tiết quy trình trình ký online 6 bước và cách chọn phần mềm
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo