Phiếu trình ký là gì, có mẫu bắt buộc không? 3 mẫu phiếu trình ký văn bản, hồ sơ thanh toán, hợp đồng, cách điền từng mục và lỗi hay gặp.
Lãnh đạo mở một tập hồ sơ dày 30 trang và phải tự đọc để biết người ta muốn mình làm gì: ký ban hành, duyệt chi hay chỉ để biết. Phiếu trình ký sinh ra để trả lời câu hỏi đó trong mười giây. Một tờ phiếu tốt cho người ký biết ngay ai trình, trình việc gì, cần quyết định gì, đã qua ai kiểm tra và hạn đến bao giờ.
Bài này đưa ra 3 mẫu phiếu trình ký dùng được ngay cho văn bản đi, hồ sơ thanh toán và hợp đồng, giải thích cách điền từng mục, và chỉ ra cách chuyển cùng nội dung đó sang trình ký trên phần mềm.
Phiếu trình ký là gì? Có mẫu bắt buộc không?
Phiếu trình ký (còn gọi là phiếu trình, bìa trình ký) là tờ phiếu kẹp ngoài hồ sơ khi trình lãnh đạo, ghi tóm tắt việc cần quyết định và chừa chỗ cho ý kiến của các bộ phận và của người ký. Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư không ban hành mẫu phiếu trình ký. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tự quy định mẫu trong quy chế làm việc, quy chế văn thư hoặc quy trình ISO của mình.
Các mục cần có trên một phiếu trình ký
| Mục | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Tên đơn vị, số phiếu, ngày trình | Phòng, ban trình; số thứ tự trong sổ theo dõi; ngày đưa lên | Tra lại khi hồ sơ thất lạc hoặc bị hỏi tiến độ |
| Người trình, số điện thoại nội bộ | Người chịu trách nhiệm theo dõi hồ sơ | Lãnh đạo biết hỏi ai khi cần làm rõ |
| Nội dung trình | Một câu nêu rõ việc cần quyết định | Người ký hiểu ngay mà không phải đọc cả hồ sơ |
| Đề xuất | Phương án đề nghị lãnh đạo chọn | Rút ngắn thời gian cân nhắc |
| Tài liệu kèm theo | Danh sách từng tài liệu, số trang | Kiểm tra đủ hồ sơ, tránh trình đi trình lại |
| Ý kiến các bộ phận | Ô ký và ý kiến của từng bộ phận kiểm tra | Thể hiện ai đã rà soát phần nào |
| Hạn xử lý | Ngày cần có kết quả và lý do nếu gấp | Hồ sơ có hạn được xử lý trước |
| Ý kiến lãnh đạo | Đồng ý, không đồng ý, hoặc yêu cầu sửa kèm lý do | Người trình biết chính xác bước tiếp theo |
Mẫu 1: Phiếu trình ký văn bản đi
Dùng khi trình ký công văn, quyết định, thông báo, tờ trình… trước khi phát hành.
| Mục | Nội dung điền (ví dụ) |
|---|---|
| Đơn vị trình | Phòng Hành chính – Nhân sự |
| Số phiếu / ngày trình | PT-…/…; ngày … tháng … năm … |
| Người trình | Họ tên, chức vụ, số máy lẻ |
| Tên văn bản trình ký | Quyết định ban hành Quy chế sử dụng chữ ký số nội bộ |
| Nội dung trình | Đề nghị Giám đốc ký ban hành quy chế; nội dung đã lấy ý kiến các phòng |
| Tài liệu kèm theo | 1. Dự thảo quyết định (… trang); 2. Dự thảo quy chế (… trang); 3. Bảng tổng hợp ý kiến |
| Kiểm tra nội dung | Trưởng phòng soạn thảo: ký, ghi rõ họ tên |
| Kiểm tra thể thức | Văn thư hoặc người được giao: ký, ghi rõ họ tên |
| Hạn xử lý | Trước ngày …, để kịp áp dụng từ ngày … |
| Ý kiến lãnh đạo | Đồng ý ký / Không đồng ý / Sửa lại theo ý kiến: … |
Mẫu 2: Phiếu trình ký hồ sơ thanh toán, mua sắm
Dùng cho đề nghị thanh toán, tạm ứng, mua sắm, nơi người ký cần thấy số tiền và căn cứ ngay trên phiếu.
| Mục | Nội dung điền (ví dụ) |
|---|---|
| Đơn vị đề nghị | Phòng Kinh doanh |
| Nội dung | Đề nghị thanh toán đợt 1 hợp đồng số …/HĐ cho nhà cung cấp … |
| Số tiền | Bằng số và bằng chữ; đã gồm hay chưa gồm thuế GTGT |
| Căn cứ | Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoá đơn số … |
| Ngân sách / dự toán | Thuộc khoản mục … của kế hoạch năm; còn lại sau khi chi … |
| Tài liệu kèm theo | Liệt kê từng chứng từ |
| Ý kiến Kế toán | Chứng từ hợp lệ / thiếu chứng từ … |
| Ý kiến Kế toán trưởng | Ký, ghi rõ họ tên |
| Ý kiến lãnh đạo | Duyệt chi / Không duyệt / Bổ sung … |
Mẫu 3: Phiếu trình ký hợp đồng
Dùng trước khi người đại diện ký hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp. Điểm khác là có ô cho bộ phận pháp chế và ghi rõ các điều khoản khác với mẫu chuẩn.
| Mục | Nội dung điền (ví dụ) |
|---|---|
| Đơn vị trình | Phòng Mua hàng |
| Đối tác | Tên doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện ký |
| Loại hợp đồng, giá trị, thời hạn | Hợp đồng mua bán; giá trị …; thời hạn … tháng |
| Điều khoản khác mẫu chuẩn | Ví dụ: thanh toán trước 50%, phạt chậm giao 0,…%/ngày |
| Cách ký | Ký số / ký tay; bên nào ký trước |
| Tài liệu kèm theo | Dự thảo hợp đồng, phụ lục, báo giá so sánh, hồ sơ năng lực đối tác |
| Ý kiến Pháp chế | Không có rủi ro đáng kể / lưu ý điều khoản … |
| Ý kiến Kế toán | Phù hợp ngân sách / cần điều chỉnh tiến độ thanh toán |
| Ý kiến lãnh đạo | Đồng ý ký / Đàm phán lại điều khoản … |
Trước khi trình, kiểm tra người ký phía đối tác có đúng thẩm quyền không
Lỗi hay gặp khi điền phiếu trình ký
| Lỗi | Hậu quả | Cách sửa |
|---|---|---|
| Nội dung trình chỉ ghi tên tài liệu | Lãnh đạo phải đọc cả hồ sơ mới biết cần làm gì | Viết thành một câu đề nghị: "Đề nghị duyệt … với …" |
| Không liệt kê tài liệu kèm theo | Không biết hồ sơ đã đủ chưa, dễ thất lạc trang | Đánh số từng tài liệu, ghi số trang |
| Bỏ trống ô ý kiến các bộ phận | Lãnh đạo không biết ai đã kiểm tra | Lấy đủ ý kiến trước khi trình, không trình "song song" |
| Không ghi hạn xử lý | Hồ sơ bị xếp sau hồ sơ có hạn | Ghi ngày cần kết quả và lý do |
| Ý kiến lãnh đạo nói miệng | Người trình đoán ý, sửa sai, trình lại | Đề nghị ghi ý kiến lên phiếu hoặc vào hồ sơ |
Phiếu trình ký văn bản mật
Văn bản chứa bí mật nhà nước có quy trình riêng về soạn thảo, đóng dấu độ mật, giao nhận và lưu giữ theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 117/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/3/2026) và quy chế của từng cơ quan. Luật cấm soạn thảo, lưu giữ tài liệu bí mật nhà nước trên máy tính đang kết nối Internet. Vì vậy không đưa văn bản mật và phiếu trình kèm theo lên phần mềm trình ký thông thường; hãy làm theo quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của đơn vị.
Từ phiếu giấy sang trình ký trên phần mềm
Khi trình ký điện tử, các mục của phiếu không mất đi mà nằm ngay trong hồ sơ trình ký. Bảng dưới đối chiếu với các trường trên GoSign:
| Mục trên phiếu giấy | Trên GoSign |
|---|---|
| Đơn vị trình, người trình | Trường Đơn vị trình ký, Nhân viên trình ký |
| Nội dung trình, đề xuất | Tên hồ sơ và Mô tả |
| Văn bản cần ký | Tài liệu ký (PDF, Word, Excel…), người trình đặt vị trí chữ ký trên file |
| Tài liệu kèm theo | Tài liệu đính kèm và Hồ sơ liên quan |
| Ý kiến các bộ phận | Các bước phê duyệt hoặc ký nháy trong luồng, mỗi bước một người |
| Ý kiến lãnh đạo | Ký, hoặc từ chối kèm ý kiến; trao đổi ngay trên hồ sơ |
| Hạn xử lý | Ghi trong Mô tả |
| Sổ theo dõi | Trạng thái từng bước và nhật ký ai làm gì, lúc nào |
Ảnh thậtXem cách một hồ sơ đi qua các bước phê duyệt, ký nháy, ký số trên GoSign
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo