Phần mềm trình ký văn bản điện tử đưa tờ trình, hợp đồng qua từng người duyệt, ký online. Quy trình 6 bước, khác gì e-office và 8 câu hỏi trước khi chọn.
Một tờ trình cần ba chữ ký. Trưởng phòng ký buổi sáng, kế toán trưởng ký buổi chiều, rồi tờ trình nằm trên bàn giám đốc ba ngày vì giám đốc đi công tác. Người trình không biết nó đang ở đâu; người cần kết quả thì hỏi người trình. Cảnh này quen đến mức nhiều doanh nghiệp coi đó là chuyện bình thường.
Phần mềm trình ký văn bản điện tử không làm cho ai ký nhanh hơn. Nó làm ba việc khác: đưa văn bản đến đúng người vào đúng lượt, cho mọi người thấy văn bản đang dừng ở đâu, và giữ lại toàn bộ dấu vết. Bài này đi qua quy trình trình ký online 6 bước, cách phân vai và 8 câu hỏi nên hỏi trước khi chọn phần mềm.
Trình ký văn bản điện tử là gì?
Trình ký văn bản điện tử là việc đưa một văn bản — tờ trình, đề nghị thanh toán, hợp đồng, quyết định nội bộ — qua các bước xem xét, phê duyệt và ký trên môi trường số thay vì chuyển bản giấy từ bàn này sang bàn khác. Phần mềm trình ký là công cụ điều phối việc đó: ai làm bước nào, theo thứ tự nào, bằng hình thức ký nào.
| Khâu | Trình ký giấy | Trình ký điện tử |
|---|---|---|
| Chuyển văn bản | Người trình mang đi hoặc nhờ văn thư chuyển | Hệ thống chuyển đến người kế tiếp khi bước trước xong |
| Biết văn bản đang ở đâu | Hỏi từng người | Xem tiến trình trên hồ sơ |
| Góp ý, yêu cầu sửa | Ghi bút lên bản in, in lại bản mới | Trao đổi ngay trên hồ sơ, từ chối kèm ý kiến |
| Người ký đi vắng | Chờ, hoặc gửi văn bản theo | Ký trên máy tính ở nơi khác, hoặc uỷ quyền theo quy chế |
| Ký | Ký tay, đóng dấu | Phê duyệt, ký nháy hoặc ký số tuỳ bước |
| Lưu trữ, tra cứu | Tủ hồ sơ, bản sao chụp | Hồ sơ số kèm lịch sử xử lý từng bước |
5 dấu hiệu doanh nghiệp cần phần mềm trình ký
Đánh dấu những câu đúng với doanh nghiệp bạn. Từ ba dấu hiệu trở lên, trình ký online sẽ giúp bạn lấy lại thời gian rõ rệt.
- Có văn bản phải chờ vì người ký đi công tác hoặc làm việc ở chi nhánh khác
- Câu "hồ sơ này đang ở đâu?" được hỏi nhiều lần mỗi tuần
- Phải in lại văn bản vì sửa sau khi đã có người ký nháy
- Tìm lại một văn bản đã ký năm trước mất hơn vài phút
- Có văn bản trình ký qua email, Zalo nhưng không rõ ai đã đồng ý bản nào
Quy trình trình ký online 6 bước
- 1
Tạo hồ sơ và tải văn bản
Người trình chọn loại hồ sơ, tải file văn bản và tài liệu kèm theo, liên kết với hồ sơ liên quan nếu có.
- 2
Chọn luồng ký
Dùng quy trình mẫu đã thiết kế sẵn cho loại văn bản đó, hoặc tự thêm các bước: ai duyệt, ai ký nháy, ai ký chính.
- 3
Đặt vị trí chữ ký
Đánh dấu chỗ chữ ký của từng người trên văn bản, để bản cuối cùng trình bày đúng như bản giấy quen thuộc.
- 4
Trình ký
Người đầu tiên nhận thông báo. Mỗi người xử lý xong, hệ thống chuyển tiếp cho người kế tiếp.
- 5
Duyệt, ký hoặc từ chối
Người nhận xem văn bản, trao đổi nếu cần, rồi phê duyệt, ký hoặc từ chối kèm ý kiến để người trình sửa.
- 6
Hoàn tất và lưu trữ
Văn bản đã ký được lưu cùng hồ sơ và lịch sử xử lý; người có quyền xem lại, kiểm tra chữ ký và tải về.
Ảnh thậtAi làm gì trong luồng trình ký?
| Vai trò | Việc chính | Thường dùng hình thức |
|---|---|---|
| Người trình | Tạo hồ sơ, tải văn bản, chọn luồng, theo dõi và sửa khi bị từ chối | — |
| Người rà soát | Kiểm tra nội dung chuyên môn, pháp chế, số liệu | Phê duyệt hoặc ký nháy |
| Người ký chính | Ký văn bản với tư cách người có thẩm quyền | Ký số bằng chứng thư |
| Đối tác bên ngoài | Ký hợp đồng, biên bản với tư cách bên còn lại | Ký qua liên kết gửi email |
| Quản trị | Thiết kế quy trình mẫu, phân quyền, quản lý danh mục | — |
Phân biệt phê duyệt điện tử và ký số, khi nào dùng cái nào.
Phần mềm trình ký khác phần mềm quản lý văn bản thế nào?
Hai loại phần mềm này hay bị gọi chung là "văn phòng điện tử", nhưng trọng tâm khác nhau. Biết rõ khác biệt giúp bạn không mua trùng, hoặc mua một hệ thống lớn chỉ để dùng một phần nhỏ.
| Tiêu chí | Phần mềm trình ký | Phần mềm quản lý văn bản (e-office) |
|---|---|---|
| Trọng tâm | Đưa một văn bản qua các bước duyệt, ký cho đến khi hoàn tất | Quản lý luồng công văn đến, đi và giao việc xử lý |
| Kết quả chính | Văn bản đã được duyệt, ký hợp lệ | Văn bản được vào sổ, phân phối, theo dõi xử lý |
| Ký số | Là chức năng cốt lõi, gắn với từng bước | Tuỳ hệ thống, thường tích hợp thêm |
| Người ngoài doanh nghiệp | Thường có cơ chế mời đối tác ký | Chủ yếu phục vụ nội bộ |
| Phù hợp khi | Nỗi đau là chờ ký, hợp đồng, chứng từ nhiều cấp | Nỗi đau là khối lượng công văn lớn cần vào sổ, phân phối |
8 câu hỏi trước khi chọn phần mềm trình ký
- 1Trong một luồng có dùng được nhiều hình thức ký — phê duyệt, ký nháy, ký số — không?
- 2Có lưu được quy trình mẫu cho từng loại văn bản để người trình không phải chọn lại từ đầu?
- 3Người ký có từ chối kèm ý kiến và trao đổi ngay trên hồ sơ được không?
- 4Đối tác bên ngoài có ký được mà không phải tạo tài khoản?
- 5Khi người ký vắng mặt, có uỷ quyền có thời hạn thay vì đưa mật khẩu, USB Token cho người khác?
- 6Văn bản đã ký có kiểm tra được chữ ký bằng phần mềm đọc PDF phổ biến, không phụ thuộc nhà cung cấp?
- 7Có phân quyền xem hồ sơ và nhật ký thao tác để truy vết khi cần?
- 8Chi phí tính theo gì — số người dùng, số tài liệu hay thời gian — và có phù hợp khối lượng ký thực tế?
Chấm điểm các phần mềm đang cân nhắc theo bộ tiêu chí đầy đủ.
Sai lầm thường gặp khi chuyển sang trình ký online
- Triển khai cho mọi loại văn bản cùng lúc: nên bắt đầu với một loại văn bản đi qua nhiều người nhất
- Không chỉ định đầu mối hỗ trợ: tuần đầu luôn có câu hỏi, cần một người trả lời
- Chưa chuẩn bị chứng thư số cho người ký chính: kiểm tra trước ai đã có, ai sắp hết hạn
- Để hai kênh song song quá lâu: văn bản trình qua cả giấy và phần mềm dễ lệch phiên bản
Kế hoạch triển khai 4 tuần, bắt đầu từ một loại văn bản.
Trình ký trên GoSign
GoSign là phần mềm trình ký dành cho doanh nghiệp. Mỗi hồ sơ đi qua các bước với bốn hình thức ký: phê duyệt, ký ảnh, ký nháy và ký số USB Token. Người nhận thấy hồ sơ trong mục "Chờ tôi ký" và nhận thông báo qua email, chuông thông báo; trên hồ sơ có khung trao đổi để góp ý, nhắc tên đồng nghiệp và đính kèm tệp. Đối tác ký qua liên kết gửi email, không cần tài khoản. Khi người ký vắng mặt, có thể uỷ quyền trong khoảng thời gian xác định.
GoSign tập trung vào phần trình, duyệt, ký và lưu hồ sơ đã ký; GoSign không phải hệ thống quản lý công văn đến, đi. Quy trình mẫu có từ gói 1.200 trở lên.
Ảnh thậtDùng thử GoSign với một loại văn bản của chính doanh nghiệp bạn.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo