Gửi hợp đồng điện tử nhầm người, nhầm hộp thư thì khi nào được xem là đối tác đã nhận? Cách chọn người nhận, địa chỉ chỉ định và lưu bằng chứng gửi nhận.
Bạn gửi hợp đồng đã ký cho đối tác lúc 17 giờ thứ Sáu. Thứ Hai, đối tác nói chưa nhận được gì: email đi vào hộp thư của một nhân viên đã nghỉ việc. Hợp đồng đã được "gửi", nhưng đối tác có được coi là đã "nhận" chưa? Câu trả lời phụ thuộc vào một chi tiết mà ít ai để ý khi soạn hợp đồng: địa chỉ nhận đã được chỉ định từ trước hay chưa.
Luật nói gì về việc "đã nhận" một thông điệp dữ liệu?
| Quy định | Ý nghĩa thực tế |
|---|---|
| Thông điệp dữ liệu được xem là đã nhận khi được nhập vào hệ thống thông tin do người nhận chỉ định và có thể truy cập được (Điều 16 Luật Giao dịch điện tử 2023) | Gửi vào đúng hộp thư mà đối tác đã chỉ định thì được xem là đã nhận, kể cả khi họ chưa mở |
| Thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu được xác định theo Điều 17 Luật Giao dịch điện tử 2023 | Thời điểm nhận gắn với việc thông điệp đi vào hệ thống được chỉ định, không phải lúc người nhận đọc |
| Hợp đồng được giao kết vào thời điểm bên đề nghị nhận được chấp nhận giao kết (khoản 1 Điều 400 Bộ luật Dân sự 2015) | Gửi sai địa chỉ có thể làm chậm, hoặc gây tranh cãi về thời điểm giao kết |
Hợp đồng điện tử có hiệu lực từ khi nào
Gửi cho ai: 3 vai trò cần có trong danh sách nhận
| Vai trò | Vì sao cần | Ví dụ |
|---|---|---|
| Người có thẩm quyền ký | Người thực sự ký hoặc chấp nhận giao kết | Giám đốc, hoặc người được uỷ quyền ký |
| Đầu mối phụ trách giao dịch | Theo dõi tiến độ, trả lời câu hỏi về nội dung | Nhân viên kinh doanh, mua hàng |
| Hộp thư chung của doanh nghiệp | Không phụ thuộc vào một cá nhân nghỉ việc, đi vắng | Hộp thư pháp chế, văn thư, hợp đồng |
Gửi cho một người có thẩm quyền và đồng gửi (CC) hộp thư chung của đối tác là cách đơn giản để giảm rủi ro nhân sự. Nếu người ký là người được uỷ quyền, hãy đề nghị đối tác gửi kèm văn bản uỷ quyền.
Uỷ quyền ký hợp đồng cho ai và nội dung giấy uỷ quyền
Gửi qua đâu: so sánh các kênh thường dùng
| Kênh | Ưu điểm | Rủi ro cần lưu ý |
|---|---|---|
| Email tên miền doanh nghiệp | Gắn với tổ chức, dễ chỉ định trong hợp đồng | Tài khoản của người đã nghỉ việc có thể chưa được chuyển tiếp |
| Email cá nhân (Gmail, Yahoo…) | Nhanh, quen thuộc | Khó chứng minh hộp thư thuộc về đối tác; dễ bị giả mạo |
| Ứng dụng nhắn tin | Tiện trao đổi nhanh | Khó dùng làm kênh chỉ định chính thức; tệp có thể bị nén, đổi tên |
| Phần mềm ký số, liên kết ký | Tệp ký trực tiếp trên hệ thống, có lịch sử xử lý | Liên kết phải đến đúng email của người ký |
Các chiêu lừa đảo liên quan đến chữ ký số và cách nhận biết
Gửi gì kèm theo hợp đồng?
- Tệp hợp đồng PDF đã ký, không nén, không đổi tên theo kiểu làm mất phần mở rộng.
- Phụ lục và tài liệu dẫn chiếu, nếu có.
- Văn bản uỷ quyền của người ký, nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật.
- Một dòng hướng dẫn ngắn: cách kiểm tra chữ ký số và hạn phản hồi mong muốn.
Lưu bằng chứng gửi, nhận thế nào?
- 1
Giữ email gốc, không chỉ ảnh chụp
Email gốc giữ được thông tin người gửi, người nhận, thời gian. Ảnh chụp màn hình dễ bị nghi ngờ chỉnh sửa.
- 2
Lưu email xác nhận của đối tác
Đề nghị đối tác trả lời xác nhận đã nhận tệp; lưu cùng hồ sơ hợp đồng.
- 3
Lưu lịch sử trên hệ thống ký
Nếu ký qua phần mềm, lịch sử ai ký, lúc nào là bằng chứng bổ sung cho email.
- 4
Đặt tên tệp nhất quán
Ví dụ: số hợp đồng, tên đối tác, trạng thái "đã ký đủ" để tránh gửi nhầm phiên bản.
Bản gốc hợp đồng điện tử là của ai và mỗi bên nên giữ file nào
Trên GoSign: gửi thẳng đến người cần ký
Trên GoSign, người trình thêm người ký bên ngoài bằng email. Hệ thống gửi liên kết ký riêng đến đúng địa chỉ đó; đối tác mở liên kết để phê duyệt hoặc vẽ chữ ký mà không cần tài khoản, hoặc ký số bằng USB Token của họ với GoSign Desktop Signer trên Windows. Người trong nội bộ nhận thông báo qua email và chuông thông báo. Lịch sử xử lý từng bước được lưu trong tiến trình hồ sơ.
Ảnh thậtĐối tác ký hợp đồng qua email mà không cần tài khoản
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo