Hợp đồng giấy lập 2 bản, mỗi bên giữ 1. Hợp đồng điện tử thì sao? Bản gốc là file nào, của ai, bản in có giá trị không, và cách viết điều khoản số bản.
Thói quen soạn hợp đồng giấy để lại một câu gần như bất di bất dịch ở cuối: "Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau." Chuyển sang hợp đồng điện tử, nhiều người giữ nguyên câu này, rồi bối rối: chỉ có một file, vậy "hai bản" ở đâu, và bản gốc thuộc về ai?
Giấy và điện tử khác nhau ở khái niệm "bản"
| Tiêu chí | Hợp đồng giấy | Hợp đồng điện tử |
|---|---|---|
| Bản gốc | Mỗi tờ giấy có chữ ký, dấu thật là một bản gốc riêng | Tệp đã có đủ chữ ký số; mọi bản sao giống hệt từng bit đều nguyên vẹn như nhau |
| Số bản | Phải ký nhiều lần trên nhiều bộ giấy | Ký một lần trên một tệp, sao ra cho các bên |
| Phân biệt bản chính, bản sao | Nhìn chữ ký mực, dấu đỏ | Kiểm tra chữ ký số và tính toàn vẹn của tệp |
Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi thông tin được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi khởi tạo lần đầu dưới dạng thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh, và có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh (Điều 10). Vì vậy, khi tệp đã ký được sao cho các bên mà không thay đổi nội dung, mỗi bên đều đang giữ một tệp đáp ứng điều kiện bản gốc.
Bản gốc là tệp nào? Không phải tệp nào có chữ ký cũng là bản cuối
Trong quá trình ký, một hợp đồng đi qua nhiều trạng thái: tệp chưa ký, tệp có chữ ký của bên thứ nhất, tệp có đủ chữ ký. Chỉ tệp có đủ chữ ký của các bên mới là hợp đồng hoàn chỉnh. Lỗi hay gặp là mỗi bên lưu một phiên bản trung gian khác nhau, đến khi cần mới phát hiện mình không có bản đủ chữ ký.
Tệp nhận được có đủ chữ ký và còn nguyên vẹn không? Tải lên để xem từng chữ ký trong tệp.
Vì sao chữ ký số phát hiện được mọi chỉnh sửa trên tệp
Bản in ra giấy có phải bản gốc không?
Không, nếu chỉ in ra đơn thuần. Chữ ký số không "đi theo" lên tờ giấy, nên bản in không kiểm tra được chữ ký. Luật Giao dịch điện tử có quy định việc chuyển thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy với các điều kiện riêng (Điều 12 khoản 2), như bảo đảm toàn vẹn, có thông tin để tra cứu hệ thống lưu trữ bản gốc và có ký hiệu xác nhận đã chuyển đổi. Bản in thông thường chỉ nên dùng để đọc, tham khảo.
Văn bản điện tử là gì và khi nào có giá trị như bản gốc văn bản giấy
Viết lại điều khoản "số bản" cho hợp đồng điện tử
| Câu cũ | Câu nên dùng |
|---|---|
| Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. | Hợp đồng được lập và ký dưới dạng điện tử. Mỗi bên lưu giữ tệp điện tử đã có đủ chữ ký của các bên; các tệp này có giá trị pháp lý như nhau. |
| (Không có) | Bên ký sau cùng có trách nhiệm gửi tệp hoàn chỉnh cho các bên trong thời hạn … kể từ khi ký. |
| (Không có) | Trường hợp có sự khác nhau giữa các tệp, tệp có chữ ký số hợp lệ của tất cả các bên và không bị thay đổi sau khi ký được dùng làm căn cứ. |
Mỗi bên nên giữ những gì
- Tệp hợp đồng có đủ chữ ký của các bên, không mở ra chỉnh sửa.
- Các phụ lục và văn bản sửa đổi, lưu cùng hợp đồng gốc.
- Email hoặc thông báo gửi, nhận tệp hoàn chỉnh, làm bằng chứng về thời điểm các bên nhận được.
- Văn bản uỷ quyền của người ký, nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật.
Hợp đồng, chứng từ điện tử đã ký phải lưu bao lâu
Trên GoSign: một hồ sơ, một bản cuối
Trên GoSign, các bên ký lần lượt trên cùng một tệp trong hồ sơ, nên không phát sinh nhiều phiên bản song song. Khi luồng ký hoàn tất, tệp có đủ chữ ký nằm trong hồ sơ; người có quyền xem hồ sơ tải từng tệp hoặc dùng Tải tất cả (.zip) để lưu trữ và gửi cho các bên.
Ảnh thậtCăn cứ pháp lý & nguồn tham khảo