Lưu văn bản điện tử đã ký bao lâu (5 năm, 10 năm, vĩnh viễn theo Luật Kế toán), ba điều kiện lưu trữ theo Luật Giao dịch điện tử 2023, sai lầm làm hỏng bản gốc.
Nhiều doanh nghiệp đầu tư công sức cho việc ký số rồi lưu kết quả một cách tuỳ tiện: file nằm trong hộp thư của một nhân viên, bản in được scan lại thay cho bản gốc, hoặc file bị mở ra chỉnh sửa rồi lưu đè. Đến khi cần dùng làm căn cứ, bản gốc điện tử không còn nguyên vẹn hoặc không tìm thấy.
Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép lưu trữ văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu và coi việc đó có giá trị như lưu trữ văn bản giấy — với điều kiện đáp ứng các yêu cầu cụ thể.
Ba điều kiện lưu trữ theo Điều 13
Khi pháp luật yêu cầu văn bản, chứng từ, hồ sơ phải được lưu trữ, chúng có thể được lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu nếu đáp ứng đủ ba điều kiện:
| Điều kiện (khoản 1 Điều 13) | Ý nghĩa thực tế | Cách đáp ứng |
|---|---|---|
| Thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu | Mở được, đọc được khi cần, kể cả sau nhiều năm | Dùng định dạng phổ biến như PDF; không khoá bằng mật khẩu mà không ai giữ; kiểm tra định kỳ việc mở file |
| Được lưu trong khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc khuôn dạng thể hiện chính xác thông tin đó | Giữ nguyên file đã ký, không chuyển đổi làm sai lệch | Lưu đúng file PDF đã ký làm bản gốc; bản chuyển đổi (Word, ảnh) chỉ là bản tham khảo |
| Lưu theo cách xác định được nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận | Biết ai tạo, ai ký, ai nhận, lúc nào | Giữ lịch sử xử lý, email hoặc thông báo gửi nhận, thông tin chứng thư của người ký |
Khoản 2 cho phép tổ chức, cá nhân lựa chọn lưu trữ dưới dạng giấy hoặc thông điệp dữ liệu, trừ khi pháp luật quy định khác. Khoản 3 khẳng định việc lưu trữ thông điệp dữ liệu có giá trị như lưu trữ văn bản giấy; nội dung và thời hạn lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ và pháp luật liên quan.
Cần lưu những gì cho mỗi văn bản đã ký?
- 1File PDF đã ký hoàn chỉnh — bản sau chữ ký cuối cùng, đây là bản gốc
- 2Các tài liệu đính kèm được trình cùng: phụ lục, báo giá, biên bản
- 3Lịch sử xử lý: ai trình, ai duyệt, ai ký, ai từ chối, vào thời điểm nào, kèm ý kiến
- 4Bằng chứng gửi nhận với bên ngoài: email mời ký, thông báo hoàn tất
- 5Kết quả kiểm tra chữ ký tại thời điểm nhận, nhất là với file do đối tác gửi tới
Lưu bao lâu: thời hạn theo Luật Kế toán
| Loại tài liệu | Thời hạn lưu trữ | Căn cứ |
|---|---|---|
| Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành, gồm cả chứng từ không dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính | Ít nhất 05 năm | Điểm a khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015 |
| Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm | Ít nhất 10 năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác | Điểm b khoản 5 Điều 41 |
| Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng | Vĩnh viễn | Điểm c khoản 5 Điều 41 |
Chứng từ điện tử cũng là chứng từ kế toán. Một hợp đồng ký số được dùng làm căn cứ ghi sổ, một biên bản nghiệm thu, một đề nghị thanh toán đã duyệt đều rơi vào các mốc trên, không vì ở dạng file mà được lưu ngắn hơn. Luật Kế toán cũng yêu cầu tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán (khoản 3 Điều 41).
Hợp đồng: tính cả thời hiệu khởi kiện
Với tranh chấp hợp đồng, thời hiệu khởi kiện là 03 năm, kể từ ngày người có quyền yêu cầu biết hoặc phải biết quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm (Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015). Mốc bắt đầu là lúc phát sinh vi phạm, không phải lúc ký hợp đồng.
| Tình huống | Hợp đồng cần giữ ít nhất đến |
|---|---|
| Hợp đồng mua bán giao một lần, không bảo hành | Hết thời hạn lưu trữ kế toán áp dụng cho chứng từ liên quan |
| Hợp đồng có bảo hành 5 năm | Sau khi hết bảo hành, cộng thêm khoảng thời gian có thể phát sinh khiếu nại, và không ngắn hơn thời hạn lưu trữ kế toán |
| Hợp đồng khung nhiều năm, phụ lục ký bổ sung | Tính từ phụ lục hoặc giao dịch cuối cùng, không phải từ hợp đồng gốc |
Hết thời hạn lưu trữ cũng không có nghĩa là được xoá ngay. Với tài liệu kế toán, việc tiêu huỷ thực hiện theo thủ tục mà Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn. Trước khi huỷ, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ có đang liên quan đến thanh tra, kiểm toán hay tranh chấp nào không.
Sai lầm làm hỏng bản gốc điện tử
| Sai lầm | Hậu quả | Làm thay |
|---|---|---|
| In ra, đóng dấu rồi scan lại để lưu | Bản scan là ảnh, không còn chữ ký số để kiểm tra | Lưu chính file đã ký; nếu cần bản giấy, in ra để tham khảo |
| Mở bằng phần mềm chỉnh sửa rồi lưu đè | Nội dung thay đổi sau khi ký, kiểm tra chữ ký báo lỗi toàn vẹn | Đặt quyền chỉ đọc cho kho lưu trữ, sửa trên bản sao |
| Chuyển PDF sang Word để lưu | Mất chữ ký và định dạng gốc | Giữ PDF làm bản gốc, bản Word chỉ để soạn tiếp |
| Chỉ lưu trong hộp thư cá nhân | Nhân viên nghỉ việc là mất dấu | Lưu trên hệ thống chung có phân quyền |
| Chỉ có một bản duy nhất | Hỏng ổ đĩa, mất dữ liệu là mất bản gốc | Sao lưu định kỳ ở ít nhất hai nơi tách biệt |
Cách kiểm tra một file đã ký còn nguyên vẹn và chứng thư còn hiệu lực.
Tổ chức kho lưu trữ để tìm lại được
- Phân loại theo loại tài liệu thống nhất trong toàn doanh nghiệp: hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, quyết định…
- Đặt mã hồ sơ theo quy ước, ví dụ mã loại, năm và số thứ tự
- Liên kết hồ sơ liên quan: phụ lục với hợp đồng gốc, biên bản nghiệm thu với hợp đồng
- Phân quyền truy cập theo vai trò; văn bản nhân sự, lương chỉ mở cho người có trách nhiệm
- Ghi nhận thời hạn lưu trữ theo từng loại, căn cứ quy định pháp luật chuyên ngành áp dụng cho doanh nghiệp
Ảnh thậtVai trò của nền tảng trình ký
Trên GoSign, file đã ký được lưu cùng hồ sơ, kèm lịch sử xử lý từng bước, phần trao đổi và hồ sơ liên quan. Người có quyền mở hồ sơ có thể xem văn bản đã ký, dùng nút "Kiểm tra chữ ký" và tải bản đã ký về. Quyền xem hồ sơ giới hạn cho người tạo, người được giao và những người tham gia luồng ký, cùng các vai trò được cấp quyền.
Dấu thời gian giúp chứng minh thời điểm ký khi kiểm tra lại sau nhiều năm.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo