Chữ ký số dùng để kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan, ký hoá đơn, hợp đồng và văn bản nội bộ. 9 việc thường gặp, 6 lợi ích và điều cần tính trước.
Nhiều doanh nghiệp mua chữ ký số lần đầu chỉ để nộp tờ khai thuế, rồi để USB Token nằm trong ngăn kéo kế toán. Trong khi đó, cùng một chứng thư số có thể dùng cho rất nhiều việc khác — từ hoá đơn điện tử đến hợp đồng với đối tác ở xa. Bài này điểm qua các nhóm việc phổ biến, gợi ý cách dùng cho từng nhóm và giải thích lợi ích của chữ ký số so với ký tay.
Nhóm 1: Giao dịch với cơ quan nhà nước
1. Kê khai, nộp thuế điện tử
Giao dịch với cơ quan nhà nước là lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp mua chữ ký số. Tờ khai, báo cáo nộp qua hệ thống thuế điện tử được ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
Thông tư 89/2026/TT-BTC từ 1/7/2026: chữ ký số được dùng, giờ nộp và xử lý sự cố khi giao dịch thuế điện tử.
2. Kê khai bảo hiểm xã hội
Hồ sơ đăng ký, điều chỉnh bảo hiểm xã hội cho người lao động có thể nộp điện tử và ký bằng chữ ký số của đơn vị, thay vì mang hồ sơ giấy tới cơ quan bảo hiểm.
3. Thủ tục hải quan điện tử
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu dùng chữ ký số để khai báo và ký tờ khai trên hệ thống hải quan điện tử, sau khi đăng ký chứng thư với cơ quan hải quan.
4. Dịch vụ công trực tuyến và đấu thầu qua mạng
Nhiều thủ tục hành chính trực tuyến cho phép ký số hồ sơ khi nộp. Nhà thầu tham gia đấu thầu qua mạng cũng dùng chứng thư số để đăng ký và nộp hồ sơ trên hệ thống mạng đấu thầu.
Nhóm 2: Chứng từ tài chính
5. Hoá đơn điện tử
Người bán ký số lên hoá đơn điện tử trước khi gửi cho người mua. Việc ký diễn ra trên phần mềm hoá đơn của doanh nghiệp, dùng chính chứng thư số của doanh nghiệp.
Phân biệt chữ ký số trên hoá đơn và trên hợp đồng.
6. Giao dịch ngân hàng
Một số ngân hàng cho phép hoặc yêu cầu doanh nghiệp dùng chữ ký số để duyệt lệnh chuyển tiền, ký hồ sơ tín dụng trên kênh ngân hàng điện tử. Cách làm cụ thể tuỳ từng ngân hàng.
Nhóm 3: Văn bản với đối tác và nội bộ
7. Hợp đồng kinh tế
Hợp đồng mua bán, dịch vụ, phụ lục, biên bản thanh lý có thể ký số hoàn toàn khi hai bên thoả thuận giao kết điện tử. Đối tác ở tỉnh khác hay nước ngoài không còn phải chờ chuyển phát bản giấy.
Quy trình ký hợp đồng điện tử từ soạn thảo đến lưu trữ.
8. Hồ sơ nhân sự
Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, điều chỉnh lương, giấy xác nhận công tác là những văn bản số lượng lớn, lặp lại, rất hợp để ký điện tử theo luồng. Riêng hợp đồng lao động điện tử, từ 01/7/2026 phải ký qua eContract của nhà cung cấp được cấp phép, cả hai bên dùng chữ ký số kèm dấu thời gian (Nghị định 337/2025/NĐ-CP).
Cách dùng chữ ký số cho hồ sơ nhân sự.
9. Văn bản nội bộ
Quyết định, quy chế, tờ trình, đề nghị thanh toán cần chữ ký của người có thẩm quyền. Với các bước kiểm soát nội bộ, phê duyệt hoặc ký nháy thường đủ; bước ký chính thức dùng chữ ký số.
Tổng hợp: việc nào dùng chữ ký nào?
| Việc | Chữ ký thường dùng | Ký ở đâu |
|---|---|---|
| Thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan | Chữ ký số doanh nghiệp | Hệ thống của cơ quan tương ứng |
| Hoá đơn điện tử | Chữ ký số doanh nghiệp | Phần mềm hoá đơn điện tử |
| Giao dịch ngân hàng | Theo yêu cầu của ngân hàng | Kênh ngân hàng điện tử |
| Hợp đồng kinh tế | Chữ ký số của người đại diện hoặc doanh nghiệp | Nền tảng trình ký hoặc phần mềm ký PDF |
| Quyết định, văn bản nhân sự nội bộ | Chữ ký số của người có thẩm quyền | Nền tảng trình ký |
| Hợp đồng lao động điện tử | Chữ ký số của cả doanh nghiệp và người lao động, kèm dấu thời gian | eContract kết nối Nền tảng hợp đồng lao động điện tử |
| Văn bản nội bộ | Phê duyệt, ký nháy, chữ ký số cho bước chính thức | Nền tảng trình ký |
Chữ ký số doanh nghiệp và chữ ký số cá nhân khác nhau thế nào?
Lợi ích của chữ ký số với doanh nghiệp
Lợi ích của chữ ký số không chỉ là ký nhanh hơn. Chữ ký số vừa có giá trị pháp lý như chữ ký tay, vừa để lại bằng chứng mà chữ ký tay trên giấy không có: biết chính xác ai đã ký và văn bản có bị sửa sau khi ký hay không. Sáu lợi ích dưới đây là lý do doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số thay cho ký tay ở những việc phù hợp.
- 1Giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay: khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của người đó trong văn bản giấy.
- 2Thay con dấu khi cần tổ chức xác nhận: theo khoản 3 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, yêu cầu đó được đáp ứng bằng chữ ký số của chính cơ quan, tổ chức đó.
- 3Phát hiện văn bản bị sửa sau khi ký: chữ ký số gắn với giá trị băm của nội dung, nên sửa dù một ký tự thì phần mềm kiểm tra sẽ báo chữ ký không còn hợp lệ. Văn bản giấy bị thay trang hay sửa số thì khó phát hiện hơn nhiều.
- 4Xác định được người ký: chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, ghi tên cá nhân hoặc doanh nghiệp sở hữu, nên người nhận tự kiểm tra được ai đã ký mà không cần đối chiếu mẫu chữ ký.
- 5Ký từ xa, không phải chuyển phát: người ký ở tỉnh khác hay đi công tác vẫn ký được trên file, văn bản đã ký gửi đi qua mạng ngay, không mất ngày chờ chuyển phát bản giấy.
- 6Làm thủ tục điện tử với cơ quan nhà nước: tờ khai thuế, hồ sơ bảo hiểm xã hội, tờ khai hải quan và hoá đơn điện tử đều ký bằng chữ ký số, nên doanh nghiệp không phải mang hồ sơ giấy tới cơ quan quản lý.
Chữ ký số cá nhân cũng có các lợi ích này ở phạm vi người ký: cá nhân dùng chữ ký số để ký hợp đồng, hồ sơ của chính mình và làm các thủ tục điện tử đứng tên cá nhân. Chữ ký số cá nhân không thay được chữ ký số doanh nghiệp ở những việc cần pháp nhân xác nhận.
So sánh ký số và ký tay theo thời gian, chi phí, bằng chứng, kèm cách tự tính cho doanh nghiệp.
GoSign nằm ở đâu trong bức tranh này?
GoSign phục vụ nhóm 3: trình ký, phê duyệt và ký số hợp đồng, quyết định nhân sự, văn bản nội bộ theo luồng nhiều bước, kể cả mời đối tác bên ngoài ký qua email. GoSign không kê khai thuế, không lập hoá đơn điện tử, không phải eContract cho hợp đồng lao động điện tử và không thay kênh ngân hàng; những việc đó vẫn làm trên hệ thống chuyên dụng, có thể bằng cùng USB Token của doanh nghiệp.
Chưa có chứng thư số? Xem tiêu chí chọn nhà cung cấp.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo