So sánh ký tay trên giấy và ký số theo 8 tiêu chí: thời gian, chi phí, bằng chứng, lưu trữ, rủi ro. Kèm bảng tự tính chi phí bằng số liệu của doanh nghiệp.
"Ký số có thật sự nhanh và rẻ hơn ký tay?" Câu trả lời trung thực là: tuỳ doanh nghiệp. Với vài văn bản mỗi tháng, khác biệt không lớn. Với hàng trăm văn bản đi qua nhiều người và nhiều chi nhánh, khác biệt rất rõ. Bài này so sánh theo từng tiêu chí và đưa ra cách tự tính bằng số liệu của chính bạn — thay vì tin vào con số của người khác.
So sánh theo 8 tiêu chí
| Tiêu chí | Ký tay trên giấy | Ký số |
|---|---|---|
| Giá trị pháp lý | Được thừa nhận | Được thừa nhận khi chứng thư hợp lệ; tương đương chữ ký tay theo Luật Giao dịch điện tử 2023 |
| Thời gian chờ ký | Phụ thuộc người ký có mặt, văn bản phải di chuyển | Ký được ở nơi có máy tính và thiết bị ký |
| Ký với đối tác ở xa | Chuyển phát bản gốc hai chiều | Gửi liên kết hoặc file, ký trong ngày |
| Theo dõi tiến độ | Hỏi từng người "ký chưa?" | Xem trạng thái từng bước trên hệ thống |
| Chứng minh ai ký, lúc nào | Dựa vào chữ ký tay, giám định khi cần | Chứng thư, tính toàn vẹn của file và lịch sử xử lý |
| Phát hiện sửa đổi sau khi ký | Khó, nhất là văn bản nhiều trang | Kiểm tra chữ ký báo ngay nếu file bị sửa |
| Lưu trữ, tìm lại | Tủ hồ sơ, dễ thất lạc | Tìm theo mã, tên, loại; cần kế hoạch sao lưu |
| Chi phí trực tiếp | In, giấy mực, chuyển phát, lưu kho | Chứng thư số, thiết bị, phần mềm trình ký |
Phân biệt chữ ký số, chữ ký điện tử và chữ ký scan.
Ký số không phải lúc nào cũng thắng
- Người ký chưa quen thao tác: tuần đầu có thể chậm hơn ký tay
- Máy tính chưa cài đặt, chứng thư hết hạn: ký số dừng hẳn cho đến khi xử lý xong
- Đối tác chưa có chữ ký số: cần thoả thuận hình thức ký khác hoặc hỗ trợ đối tác
- Một số thủ tục vẫn yêu cầu bản giấy theo quy định chuyên ngành
Vì vậy, hầu hết doanh nghiệp chuyển dần: văn bản nội bộ lặp lại đi trước, hợp đồng với đối tác đi sau, và giữ bản giấy cho những trường hợp pháp luật hoặc đối tác yêu cầu.
Tự tính chi phí ký tay của doanh nghiệp bạn
Lấy một tháng làm mẫu và điền số liệu thật. Những con số này thường bị bỏ qua vì nằm rải rác ở nhiều phòng ban.
| Hạng mục | Cách ước tính | Ghi chú |
|---|---|---|
| Số văn bản cần ký mỗi tháng | Đếm từ sổ văn thư hoặc hệ thống hiện có | Tách theo loại văn bản |
| Số người ký trung bình mỗi văn bản | Đếm các bước duyệt, ký | Văn bản nhiều bước tốn thời gian chờ nhất |
| Chi phí in ấn | Số trang × số bản × đơn giá in | Tính cả bản in lại do sửa |
| Chi phí chuyển phát | Số lần gửi bản gốc × cước mỗi lần | Gồm cả chiều gửi đi và nhận về |
| Thời gian chờ ký | Từ lúc trình đến khi hoàn tất, lấy trung bình | Đo trên một mẫu văn bản thật |
| Thời gian tìm lại hồ sơ | Số lần tìm × thời gian mỗi lần | Hỏi bộ phận hành chính, kế toán |
| Chi phí lưu kho | Diện tích, tủ hồ sơ dành cho văn bản giấy | Nếu doanh nghiệp thuê kho lưu trữ |
Phía ký số, cộng chi phí chứng thư số cho người ký, thiết bị, phần mềm trình ký và thời gian triển khai ban đầu. So sánh hai tổng sau vài tháng vận hành mới phản ánh đúng, vì tháng đầu luôn có chi phí làm quen.
Đối chiếu chi phí phần mềm: các gói GoSign tính theo số lượng tài liệu.
Kết hợp cả hai trong giai đoạn chuyển đổi
Không cần chọn một trong hai ngay lập tức. Trên nền tảng trình ký, các bước nội bộ có thể phê duyệt hoặc ký ảnh, bước ký chính thức dùng chữ ký số; văn bản bắt buộc bản giấy vẫn in từ bản đã duyệt. Quan trọng là quy định rõ loại văn bản nào đi đường nào để mọi người làm giống nhau.
Kế hoạch 4 tuần để chuyển các văn bản đầu tiên sang ký số.