Mẫu biên bản bàn giao thiết bị ký số (USB Token) khi đổi người giữ

USB Token chữ ký số doanh nghiệp là tài sản quan trọng không kém con dấu. Khi người giữ nghỉ việc, chuyển bộ phận hay nghỉ dài ngày, việc bàn giao cần có biên bản — để biết từ thời điểm nào ai chịu trách nhiệm với thiết bị, và để có căn cứ nếu sau đó phát sinh chữ ký không rõ nguồn gốc.

Khi nào cần lập biên bản bàn giao?

• Người giữ thiết bị nghỉ việc hoặc chuyển công tác
• Giao thiết bị cho người thay thế trong thời gian nghỉ phép dài
• Nhận thiết bị mới hoặc chứng thư mới từ nhà cung cấp và giao cho người sử dụng
• Thu hồi thiết bị về bộ phận quản lý

Khung nội dung biên bản

Phần 1. Thông tin chung

• Tên biên bản: Biên bản bàn giao thiết bị chữ ký số
• Thời gian, địa điểm lập biên bản: [giờ, ngày, tháng, năm], [địa điểm]
• Căn cứ: Quy chế sử dụng chữ ký số nội bộ số [ ] ngày [ ]; lý do bàn giao: [nghỉ việc / chuyển công tác / khác]

Phần 2. Các bên

Phần 3. Thông tin thiết bị và chứng thư

Phần 4. Cam kết và xác nhận

1. 1Bên giao xác nhận đã bàn giao đầy đủ thiết bị và tài liệu nêu trên; không giữ bản sao mã PIN
2. 2Bên nhận xác nhận đã kiểm tra thiết bị hoạt động và đổi mã PIN ngay khi nhận
3. 3Kể từ thời điểm ký biên bản, bên nhận chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng thiết bị theo quy chế
4. 4Các giao dịch ký số trước thời điểm bàn giao thuộc trách nhiệm theo phân công tại thời điểm ký

Cuối biên bản có chữ ký của bên giao, bên nhận và người chứng kiến. Biên bản có thể ký ngay trên nền tảng trình ký để lưu cùng hồ sơ nhân sự.

Làm ngay sau khi bàn giao

1. 1

   Đổi mã PIN

   Bên nhận đổi mã PIN bằng công cụ quản lý của thiết bị, trước khi ký bất kỳ văn bản nào.

2. 2

   Ký thử

   Ký một văn bản thử để chắc chắn thiết bị, driver và chứng thư hoạt động trên máy của người nhận.

3. 3

   Cập nhật sổ theo dõi

   Ghi người giữ mới, ngày bàn giao vào sổ theo dõi thiết bị ký số.

4. 4

   Rà soát quyền trên các hệ thống

   Trước ngày nghỉ, người bàn giao xử lý xong các hồ sơ đang chờ mình hoặc thiết lập uỷ quyền cho người thay thế; sau đó khoá tài khoản của họ trên nền tảng trình ký và các hệ thống liên quan.

Bàn giao chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân, kể cả chứng thư cá nhân thuộc doanh nghiệp, chỉ người đứng tên giữ và dùng: theo khoản 5 Điều 45 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, thuê bao có nghĩa vụ kiểm soát khoá bí mật an toàn. Vì vậy biên bản bàn giao chữ ký số cá nhân chỉ ghi nhận việc giao thiết bị cho chính người đứng tên chứng thư, hoặc thu thiết bị về khi người đó thôi dùng cho công việc. Biên bản không dùng để chuyển chữ ký của một người sang cho người khác dùng.

• Dùng chung khung biên bản ở trên; tại Phần 3, mục Chủ thể chứng thư ghi họ tên cá nhân, và bên nhận phải là chính người đó
• Doanh nghiệp nhận thiết bị từ nhà cung cấp rồi giao cho người đứng tên: bên giao là người phụ trách quản lý chứng thư số, bên nhận là người đứng tên, người nhận đổi mã PIN ngay khi nhận
• Người đứng tên nghỉ việc hoặc chuyển công tác: ghi lý do ở Phần 1 và tình trạng thiết bị khi thu về ở Phần 3

Lỗi thường gặp khi bàn giao