Chữ ký số, chữ ký điện tử và chữ ký scan khác nhau thế nào?

Trong đời sống văn phòng, ba cụm từ chữ ký số, chữ ký điện tử và chữ ký scan thường được dùng thay cho nhau. Nhưng về pháp lý và kỹ thuật, chúng nằm ở ba mức độ tin cậy rất khác nhau. Dùng nhầm có thể khiến một hợp đồng quan trọng khó được công nhận khi tranh chấp, hoặc ngược lại khiến doanh nghiệp tốn công mua chứng thư số cho cả những thao tác không cần thiết.

Bài viết đi từ định nghĩa trong Luật Giao dịch điện tử 2023, so sánh ba hình thức theo từng tiêu chí, rồi gợi ý cách chọn cho từng loại văn bản thường gặp.

Tóm tắt nhanh trong một câu

Chữ ký điện tử — khái niệm rộng nhất

Luật Giao dịch điện tử 2023 định nghĩa chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô-gíc với thông điệp dữ liệu, để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với nội dung được ký. Định nghĩa này trung lập công nghệ: bất kỳ cách nào gắn được danh tính và sự đồng ý vào một tài liệu điện tử đều có thể là chữ ký điện tử.

• Gõ họ tên cuối email xác nhận đơn hàng.
• Vẽ chữ ký bằng ngón tay trên màn hình điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Bấm nút Đồng ý hoặc Phê duyệt trong một hệ thống có đăng nhập.
• Nhập mã xác nhận gửi qua tin nhắn để chấp thuận giao dịch.
• Ký bằng chữ ký số gắn với chứng thư số — dạng chữ ký điện tử có mức bảo đảm cao nhất.

Theo khoản 1 Điều 23, chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Nhưng không bị phủ nhận khác với được mặc nhiên công nhận ngang chữ ký tay: với các chữ ký điện tử thông thường, khi có tranh chấp, bên dựa vào chữ ký phải chứng minh được đúng người đã ký và nội dung không bị thay đổi. Giá trị thực tế vì thế phụ thuộc vào thoả thuận giữa các bên và chất lượng bằng chứng hệ thống lưu lại.

Chữ ký số — một loại chữ ký điện tử đặc biệt

Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khoá không đối xứng, gồm khoá bí mật dùng để ký và khoá công khai dùng để kiểm tra. Khoá công khai được gắn với danh tính người ký thông qua chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Khoá bí mật thường nằm trong thiết bị USB Token hoặc HSM, không thể sao chép ra ngoài.

Khi ký, phần mềm tính mã băm của nội dung tài liệu rồi dùng khoá bí mật mã hoá mã băm đó. Người nhận dùng khoá công khai giải mã và so với mã băm tự tính lại: nếu khớp, tài liệu đúng là do chủ chứng thư ký và chưa bị sửa. Nhờ cơ chế này, chữ ký số bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ — ba điều mà các dạng chữ ký điện tử thông thường khó chứng minh.

Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

— Khoản 2 Điều 23, Luật Giao dịch điện tử 2023

Khoản 3 Điều 23 bổ sung: khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, yêu cầu đó được đáp ứng nếu văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số của chính tổ chức đó. Đây là lý do doanh nghiệp thường có hai loại chứng thư: chứng thư cấp cho tổ chức và chứng thư cấp cho cá nhân người có thẩm quyền ký.

Chữ ký scan — chỉ là một bức ảnh

Chữ ký scan là ảnh chụp hoặc bản quét chữ ký tay, được dán vào file Word hoặc PDF. Về hình thức nó trông giống chữ ký thật, nhưng bản chất chỉ là một hình ảnh: không gắn với danh tính đã xác thực, không gắn với nội dung tài liệu và không có cơ chế phát hiện thay đổi.

• Bất kỳ ai có file ảnh đều có thể dán lại vào tài liệu khác mà không cần người ký đồng ý.
• Nếu nội dung hợp đồng bị sửa sau khi dán chữ ký, không có dấu vết kỹ thuật nào cho thấy điều đó.
• Khi tranh chấp, bên đưa ra tài liệu gần như chỉ còn cách dựa vào nhân chứng, email trao đổi hoặc bằng chứng gián tiếp khác.

So sánh chi tiết ba hình thức

Những hình thức ký trung gian trong doanh nghiệp

Giữa hai đầu scan và chữ ký số, doanh nghiệp thường dùng thêm vài hình thức ký nhẹ trong quy trình nội bộ. Chúng đều là chữ ký điện tử, và giá trị của chúng tăng lên đáng kể khi được thực hiện trong một hệ thống có đăng nhập, phân quyền và nhật ký thao tác thay vì dán ảnh thủ công.

Khác biệt giữa ký ảnh trong hệ thống và chữ ký scan dán tay nằm ở bằng chứng đi kèm: hệ thống biết tài khoản nào đã đăng nhập, ký lúc nào, ở bước nào của luồng. Dù vậy, ký ảnh vẫn không thay thế được chữ ký số cho văn bản cần giá trị tương đương chữ ký tay.

Chọn hình thức ký theo loại văn bản

Ba nhầm lẫn thường gặp

1. 1

   Coi file PDF có ảnh chữ ký là văn bản đã ký số

   Chữ ký số không nằm ở hình ảnh. Một file có chữ ký số thật sẽ hiện thông tin chứng thư khi mở bằng phần mềm đọc PDF hoặc công cụ kiểm tra; hình ảnh chữ ký chỉ là phần hiển thị kèm theo (có thể có hoặc không).

2. 2

   In văn bản ký số ra giấy để lưu

   Giá trị của chữ ký số nằm trong file điện tử. Bản in không còn khả năng kiểm tra chữ ký; hãy lưu file gốc đã ký và chỉ in khi cần tham khảo.

3. 3

   Nghĩ rằng mọi chữ ký điện tử đều ngang chữ ký tay

   Chỉ chữ ký số và chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn mới được khoản 2 Điều 23 công nhận tương đương chữ ký tay. Các hình thức khác không bị phủ nhận, nhưng phải chứng minh khi tranh chấp.

GoSign kết hợp các hình thức ký như thế nào?

GoSign hỗ trợ cả bốn hình thức — phê duyệt, ký ảnh, ký nháy và ký số USB Token — trong cùng một luồng trình ký nhiều bước. Người lập luồng chọn hình thức cho từng bước: các bước kiểm tra nội bộ dùng phê duyệt hoặc ký nháy để đi nhanh, bước người có thẩm quyền dùng ký số qua GoSign Desktop Signer để chốt văn bản.

Mọi thao tác được ghi lại theo tài khoản và thời điểm. Sau khi ký số, nút Kiểm tra chữ ký trên trang xem tài liệu cho phép xác nhận file chưa bị sửa, nhờ đọc vùng ByteRange mà chữ ký bao phủ.