Chữ ký số là gì? Giá trị pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử 2023

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo bằng công nghệ mã hoá khoá công khai (PKI). Khác với ảnh chụp chữ ký hay chữ ký vẽ tay trên màn hình, chữ ký số gắn chặt danh tính người ký với chính nội dung văn bản: bất kỳ thay đổi nào sau khi ký đều bị phát hiện. Đó là điểm khiến chữ ký số trở thành nền tảng pháp lý cho giao dịch điện tử.

Bài viết giải thích theo thứ tự: định nghĩa trong luật, cơ chế kỹ thuật, chứng thư số, giá trị pháp lý, nơi lưu khoá bí mật và các bước để doanh nghiệp bắt đầu ký số.

Định nghĩa chữ ký số theo luật

Luật Giao dịch điện tử 2023 định nghĩa chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khoá không đối xứng, gồm khoá bí mật và khoá công khai: khoá bí mật dùng để ký số, khoá công khai dùng để kiểm tra chữ ký số. Luật cũng nói rõ chữ ký số bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ, nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.

Chữ ký số hoạt động như thế nào?

Mỗi chủ thể sở hữu một cặp khoá: khoá bí mật dùng để ký và khoá công khai dùng để người khác xác thực. Khi ký, hệ thống tính ra một dấu vân tay số (mã băm) của văn bản rồi mã hoá dấu vân tay đó bằng khoá bí mật. Chữ ký kết quả được nhúng vào tài liệu.

Để kiểm tra, người nhận dùng khoá công khai giải mã chữ ký, tính lại mã băm của văn bản và so sánh. Nếu hai giá trị trùng khớp, có hai điều được chứng minh cùng lúc: văn bản đúng do chủ khoá ký, và nội dung chưa bị sửa kể từ thời điểm ký.

1. 1

   Băm nội dung

   Toàn bộ văn bản được rút gọn thành một mã băm cố định — chỉ cần đổi một dấu phẩy, mã băm đã khác hoàn toàn.

2. 2

   Ký bằng khoá bí mật

   Mã băm được mã hoá bằng khoá bí mật của người ký, tạo thành chữ ký số duy nhất cho văn bản đó.

3. 3

   Xác thực bằng khoá công khai

   Bất kỳ ai cũng có thể dùng chứng thư số công khai để kiểm tra chữ ký và tính toàn vẹn của văn bản.

Với file PDF, chữ ký số thường theo chuẩn PAdES: chữ ký được nhúng vào chính file, kèm một vùng ByteRange chỉ rõ những byte nào được bảo vệ. Phần hình ảnh chữ ký mà bạn thấy trên trang chỉ là lớp hiển thị tuỳ chọn; giá trị pháp lý nằm ở dữ liệu mật mã bên trong file.

Chứng thư số — chứng minh thư của người ký

Khoá công khai đi kèm một chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) được cấp phép phát hành. Chứng thư xác nhận rằng khoá này thuộc về một cá nhân hoặc tổ chức cụ thể, giống như một tấm chứng minh thư điện tử. Nhờ đó, người xác thực biết chắc ai đứng sau chữ ký.

• Thông tin chủ thể: tên cá nhân hoặc tổ chức, mã số thuế hoặc số định danh.
• Khoá công khai tương ứng với khoá bí mật của chủ thể.
• Tên CA phát hành và chữ ký số của CA trên chứng thư.
• Số hiệu chứng thư và thời hạn có hiệu lực (từ ngày, đến ngày).

Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, thời hạn có hiệu lực tối đa của chứng thư chữ ký số công cộng là 3 năm. Doanh nghiệp thường có hai nhóm chứng thư: chứng thư cấp cho tổ chức (dùng khi văn bản cần tổ chức xác nhận) và chứng thư cấp cho cá nhân người có thẩm quyền ký như giám đốc, kế toán trưởng.

Giá trị pháp lý của chữ ký số

Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trên văn bản giấy; khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, yêu cầu đó được đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của chính tổ chức ấy. Nghị định 23/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/4/2025, thay thế Nghị định 130/2018/NĐ-CP) quy định chi tiết về chứng thư số và dịch vụ tin cậy. Điều này cho phép doanh nghiệp giao kết hợp đồng, xuất hoá đơn, kê khai thuế và làm việc với cơ quan nhà nước hoàn toàn trên môi trường số.

Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

— Khoản 2 Điều 23, Luật Giao dịch điện tử 2023

Khoá bí mật được lưu ở đâu?

An toàn của chữ ký số phụ thuộc vào việc chỉ người ký kiểm soát khoá bí mật. Có nhiều phương tiện lưu khoá, mỗi loại hợp với một cách làm việc:

Doanh nghiệp dùng chữ ký số để làm gì?

Doanh nghiệp dùng chữ ký số cho kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, hoá đơn điện tử, và ngày càng nhiều cho hợp đồng, tờ trình, quyết định nội bộ. Mỗi nhóm việc có nơi ký và loại chứng thư phù hợp riêng.

Các bước để doanh nghiệp bắt đầu ký số

1. 1

   Chọn CA và đăng ký chứng thư

   Chọn một CA được cấp phép, đăng ký chứng thư cho tổ chức và cho các cá nhân có thẩm quyền ký. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý theo yêu cầu của CA.

2. 2

   Nhận thiết bị và cài driver

   Với USB Token, cài driver do CA cung cấp để máy tính Windows nhận thiết bị và đọc được chứng thư.

3. 3

   Cài phần mềm ký

   Cài phần mềm ký tương thích với nền tảng bạn dùng — với GoSign là GoSign Desktop Signer cho Windows 10/11.

4. 4

   Ký thử và kiểm tra

   Ký một tài liệu thử, sau đó mở bằng công cụ kiểm tra để xác nhận chữ ký hợp lệ, đúng người ký và file còn nguyên vẹn.

8 hiểu lầm thường gặp về chữ ký số

Chữ ký số đã quen thuộc với doanh nghiệp qua kê khai thuế và hoá đơn điện tử. Khi dùng cho hợp đồng, văn bản nội bộ hay giao dịch với đối tác, nhiều cách hiểu truyền miệng lại dẫn đến rủi ro thật: văn bản không chứng minh được, người không có thẩm quyền ký thay, hoặc cả một quy trình bị dừng vì chứng thư hết hạn.

Chữ ký số trong GoSign

Với GoSign, doanh nghiệp triển khai các nghiệp vụ trên trong một trình ký tập trung: phê duyệt, ký ảnh, ký nháy và ký số USB Token đều nằm trên cùng một luồng, minh bạch từng bước.

Ở bước ký số, file PDF được chuẩn bị trên máy chủ; GoSign Desktop Signer trên máy người ký đọc chứng thư từ USB Token, SmartCard hoặc kho chứng thư Windows và chỉ ký mã băm. Chứng thư còn hạn được hiển thị trước, chứng thư hết hạn bị chặn. Mã PIN nhập trên hộp thoại của token — GoSign không thu thập.