Dấu thời gian (timestamp) là gì? Vì sao thời điểm ký lại quan trọng

Một hợp đồng được ký lúc nào? Câu hỏi nghe đơn giản nhưng lại quyết định nhiều thứ: chứng thư của người ký còn hiệu lực tại thời điểm đó không, bên nào gửi chấp nhận trước, thời hạn đã qua hay chưa. Dấu thời gian là công cụ pháp luật đặt ra để trả lời câu hỏi đó một cách đáng tin cậy.

Định nghĩa trong luật

Dấu thời gian là dữ liệu điện tử gắn với thông điệp dữ liệu cho phép xác định thời gian của thông điệp dữ liệu đó tồn tại ở một thời điểm cụ thể.

— Khoản 15 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023

Điều 31 của Luật quy định dịch vụ cấp dấu thời gian: dấu thời gian được tạo ra dưới dạng chữ ký số; thời gian gắn vào là thời điểm tổ chức cung cấp dịch vụ nhận được thông điệp dữ liệu và được tổ chức đó chứng thực; nguồn thời gian phải theo quy định về nguồn thời gian chuẩn quốc gia. Nghị định 23/2025/NĐ-CP xếp cấp dấu thời gian là một trong ba dịch vụ tin cậy.

Giờ trên máy tính khác gì dấu thời gian?

Khi bạn mở một file PDF đã ký, phần mềm đọc thường hiển thị thời điểm ký. Nếu chữ ký không kèm dấu thời gian, con số đó là thời gian do phía tạo chữ ký tự ghi — hữu ích, nhưng về nguyên tắc không phải thời điểm được bên thứ ba xác nhận.

Dấu thời gian hoạt động thế nào?

1. 1

   Tính giá trị băm

   Phần mềm ký tính giá trị băm của chữ ký hoặc tài liệu — chỉ là một chuỗi ngắn đại diện cho nội dung, không gửi nội dung đi.

2. 2

   Gửi tới dịch vụ cấp dấu thời gian

   Giá trị băm được gửi tới máy chủ của tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian (thường gọi là TSA).

3. 3

   Dịch vụ gắn thời gian và ký

   Máy chủ gắn thời gian theo nguồn chuẩn, ký số lên cặp (giá trị băm, thời gian) bằng chứng thư của dịch vụ và trả về.

4. 4

   Nhúng vào chữ ký

   Phần mềm nhúng dấu thời gian vào file. Về sau, ai cũng kiểm tra được dữ liệu đã tồn tại chậm nhất vào thời điểm đó.

Vì sao dấu thời gian quan trọng với hợp đồng lâu năm?

Chứng thư của thuê bao có thời hạn tối đa 3 năm theo Nghị định 23/2025. Vài năm sau khi ký, chứng thư của người ký có thể đã hết hạn hoặc bị thu hồi. Câu hỏi lúc đó là: tại thời điểm ký, chứng thư có còn hiệu lực không? Dấu thời gian giúp trả lời bằng một mốc thời gian được bên thứ ba xác nhận, thay vì dựa vào giờ do bên ký tự ghi.

Khi nào doanh nghiệp nên dùng dấu thời gian?

• Hợp đồng có thời hạn dài, cần kiểm tra lại chữ ký sau nhiều năm
• Giao dịch mà thời điểm là yếu tố tranh chấp: chào hàng, chấp nhận, nộp hồ sơ đúng hạn
• Tài liệu có giá trị chứng cứ cao, dễ bị một bên phủ nhận thời điểm
• Khi đối tác, cơ quan tiếp nhận hoặc quy định chuyên ngành yêu cầu

Với văn bản nội bộ vòng đời ngắn, lịch sử xử lý trên hệ thống trình ký thường đủ để trả lời "ai làm gì, lúc nào" trong phạm vi doanh nghiệp.

Quy chuẩn mới cho dịch vụ cấp dấu thời gian

GoSign có cấp dấu thời gian không?

Không. GoSign là nền tảng trình ký, không phải tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian. Trên GoSign, mỗi bước trình, duyệt, ký, từ chối đều được ghi thời điểm trong lịch sử xử lý của hồ sơ — đây là nhật ký của hệ thống, hữu ích cho quản trị nội bộ nhưng không thay thế dấu thời gian do tổ chức được cấp phép chứng thực. Nếu giao dịch cần dấu thời gian, hãy làm việc với nhà cung cấp dịch vụ tin cậy phù hợp.