Lỗi "Chữ ký điện tử trên tờ khai không hợp lệ" trên dichvucong.gdt.gov.vn thường do TCT SigningHub, HTKK cũ hoặc ký lại file XML cũ. 3 cách xử lý từng bước.
Lỗi này hay xuất hiện vào kỳ khai thuế, đúng lúc kế toán cần nộp gấp. Thông báo không nói rõ chữ ký sai ở đâu, nên nhiều người nghĩ USB Token hỏng hoặc chứng thư số bị thu hồi. Thực tế, phần lớn trường hợp lỗi nằm ở phần mềm trên máy tính, và sửa được trong khoảng 15 phút.
Vì sao tờ khai báo chữ ký điện tử không hợp lệ?
| Nguyên nhân | Dấu hiệu | Cách xử lý |
|---|---|---|
| TCT SigningHub trên máy là bản cũ hoặc cài lỗi | Ký trên cổng báo không hợp lệ dù token vẫn nhận, chứng thư còn hạn | Gỡ bản cũ, tải bản mới tại mục Trợ giúp của cổng, cài lại (Cách 1) |
| HTKK cũ, file XML xuất từ bản cũ | Lỗi lặp lại với mọi tờ khai xuất từ máy đó | Cập nhật HTKK, xuất lại file XML vào thư mục mới (Cách 1) |
| Ký lại file XML đã nộp lỗi | Lỗi vẫn còn sau khi đã cài lại công cụ ký | Xoá file cũ, xuất file XML mới, không dùng lại file đã ký (Cách 1, Cách 2) |
| Chứng thư số đang dùng chưa đăng ký với cơ quan thuế | Mới đổi USB Token, gia hạn sang chứng thư mới hoặc đổi nhà cung cấp | Đăng ký thay đổi chứng thư theo hướng dẫn của cổng thuế |
| USB Token, driver hoặc chứng thư có vấn đề | Không tìm thấy chứng thư khi ký, chứng thư hết hạn, nhập sai PIN nhiều lần | Kiểm tra token và chứng thư trước, rồi mới làm các cách bên dưới |
Cục Thuế đã nhiều lần nâng cấp công cụ ký TCT SigningHub. Theo các thông báo được đăng lại, bản 1.1 (19/01/2026) khắc phục lỗi ký không thành công với hồ sơ, tờ khai nộp qua chức năng "Tải XML", và bản 1.2 (05/02/2026) bổ sung tự động nâng cấp và chứng thư gốc. Vì vậy, máy còn cài bản cũ là nguyên nhân đầu tiên cần loại trừ.
Kiểm tra nhanh trước khi sửa
- USB Token đã cắm và máy nhận thiết bị; driver của nhà cung cấp chứng thư đã cài
- Chứng thư số còn hiệu lực và đúng là chứng thư mang tên doanh nghiệp đang nộp tờ khai
- Nếu vừa đổi sang chứng thư mới (gia hạn cấp chứng thư mới, đổi token, đổi nhà cung cấp), chứng thư mới đã được đăng ký với cơ quan thuế
- Trình duyệt không chặn thông báo của dichvucong.gdt.gov.vn; khi được hỏi, chọn Cho phép
Token không nhận, không tìm thấy chứng thư khi ký? Dò lỗi theo từng tầng thiết bị, chứng thư, phần mềm.
Cách 1: Cài lại TCT SigningHub, cập nhật HTKK, ký lại trên cổng
- 1
Gỡ TCT SigningHub cũ
Gỡ bộ cài TCT SigningHub đang có trên máy. Nếu công cụ ký cũ còn chạy, mở Task Manager và tắt tiến trình của nó (End Task) trước khi cài bản mới.
- 2
Cài bản mới từ mục Trợ giúp
Vào dichvucong.gdt.gov.vn, mục Trợ giúp, tải bộ cài TCT SigningHub mới nhất, giải nén và cài bằng quyền quản trị (Run as administrator). Hướng dẫn của các nhà cung cấp chứng thư lưu ý cài .NET Framework 4.8 (Windows 10) hoặc 4.8.1 (Windows 11) trước công cụ ký.
- 3
Cập nhật HTKK
Sao lưu dữ liệu HTKK, rồi cập nhật lên phiên bản mới nhất. Nếu dùng iTaxViewer để đọc tờ khai, cập nhật luôn bản mới.
- 4
Xuất lại file XML vào thư mục mới
Kết xuất lại tờ khai ra file XML và lưu vào một thư mục mới, không ghi đè lên file cũ, không dùng lại file đã ký và nộp lỗi.
- 5
Ký và nộp lại
Tải file XML mới lên cổng, chọn ký bằng USB Token, chọn đúng chứng thư mang tên doanh nghiệp, nhập PIN rồi nộp.
Cách 2: Ký offline file XML rồi tải lên
Khi ký trực tiếp trên cổng vẫn báo lỗi, hướng dẫn của nhà cung cấp chứng thư đề xuất ký file XML ngay trên máy bằng TCT SigningHub, kiểm tra chữ ký, rồi mới tải file đã ký lên cổng.
- 1
Xuất file XML mới
Xoá tờ khai vừa nộp lỗi trên cổng (nếu còn), xuất lại file XML mới từ HTKK.
- 2
Mở công cụ ký trên máy
Nhấp chuột phải vào biểu tượng TCT SigningHub ở khay hệ thống (góc dưới bên phải màn hình), chọn Ký số điện tử.
- 3
Chọn file và ký
Chọn Mở tệp, chọn file XML, bấm Ký số, chọn chứng thư mang tên doanh nghiệp, chọn nơi lưu file rồi xác nhận. Dùng USB Token thì nhập PIN; dùng chữ ký số từ xa thì cài ứng dụng ký từ xa của nhà cung cấp và xác nhận trên điện thoại.
- 4
Kiểm tra bằng iTaxViewer
Mở file đã ký bằng iTaxViewer. Tờ khai chỉ nên có một chữ ký số, và chữ ký đó báo hợp lệ.
- 5
Tải file đã ký lên cổng
Tải file đã ký lên dichvucong.gdt.gov.vn và nộp, bỏ qua bước ký trên cổng vì file đã có chữ ký.
Ký số file XML khác ký PDF ở đâu, cách ký tờ khai XML trên thuế điện tử và TaxOnline, cách tự kiểm tra chữ ký.
Cách 3: Kê khai trực tuyến
Nếu đã làm cả hai cách trên mà vẫn không nộp được, người nộp thuế có thể kê khai trực tuyến ngay trên cổng thay vì tải file XML, hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ của cơ quan thuế. Khi sắp hết hạn nộp, nên chụp màn hình thông báo lỗi và ghi lại thời điểm để làm căn cứ làm việc với cơ quan thuế.
Khi lỗi do chứng thư mới chưa đăng ký với cơ quan thuế
Chứng thư số dùng để ký hồ sơ thuế phải là chứng thư đã đăng ký cho tài khoản giao dịch thuế điện tử. Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 89/2026/TT-BTC, người nộp thuế đăng ký sử dụng và thay đổi chữ ký điện tử theo hướng dẫn của chủ quản hệ thống thông tin nơi giao dịch thuế điện tử. Vì vậy, khi doanh nghiệp gia hạn mà được cấp chứng thư mới, đổi USB Token hoặc chuyển nhà cung cấp, cần đăng ký chứng thư mới trên cổng thuế trước khi ký tờ khai.
Theo điểm b khoản 3 Điều 13 Thông tư 89/2026/TT-BTC, thông tin đăng ký giao dịch thuế điện tử thay đổi thì phải cập nhật trong 03 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi.
Thông tư 89/2026: ai ký bằng chữ ký nào, đăng ký và thay đổi thông tin giao dịch thuế điện tử.
Phòng lỗi cho kỳ khai thuế sau
- Trước kỳ khai thuế, kiểm tra mục Trợ giúp trên dichvucong.gdt.gov.vn xem có bản TCT SigningHub và HTKK mới không
- Ghi ngày hết hạn chứng thư số, gia hạn trước kỳ khai; nếu được cấp chứng thư mới thì đăng ký ngay với cơ quan thuế
- Giữ một máy tính ổn định cho việc khai thuế, hạn chế cài nhiều công cụ ký của nhiều nhà cung cấp cùng lúc
- Không nộp sát hạn: lỗi phần mềm cần thời gian xử lý
Các việc ký số của kế toán: tờ khai, hoá đơn, chứng từ và hợp đồng, mỗi việc dùng chữ ký nào.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo
- Trợ giúp: bộ cài TCT SigningHub, HTKK, iTaxViewer— Cổng dịch vụ công Cục Thuế
- Ký tờ khai bằng chữ ký số từ xa báo lỗi "Chữ ký điện tử trên tờ khai không hợp lệ"— MISA eSign
- Hướng dẫn cài đặt cấu hình ký số trên Cổng dịch vụ công thuế điện tử— MISA eSign
- TCT SigningHub phiên bản 1.2 cập nhật ngày 05/02/2026— Thư viện Pháp luật
- Thông tư 89/2026/TT-BTC (trang văn bản)— Cổng TTĐT Chính phủ