Tại sao không ký được chữ ký số: máy không nhận token, không thấy chứng thư, PIN bị khoá, file PDF bị khoá chỉnh sửa. Dò theo 3 tầng để tìm đúng lỗi.
Lỗi ký số hay xảy ra đúng lúc gấp nhất: hợp đồng phải gửi trong chiều nay, tờ khai sắp hết hạn. Phản xạ thường gặp là rút token cắm lại, khởi động lại máy, rồi gọi cho IT. Cách nhanh hơn là dò theo thứ tự, vì lỗi ký số gần như luôn nằm ở một trong ba tầng dưới đây.
Sơ đồ dò lỗi 3 tầng
| Tầng | Câu hỏi kiểm tra | Nếu "không" thì lỗi ở đây |
|---|---|---|
| 1. Thiết bị | Máy tính có nhận USB Token không? Đèn token có sáng? | Cổng USB, driver token, token hỏng |
| 2. Chứng thư | Có thấy chứng thư của mình trong danh sách chọn không? Còn hạn không? | Chứng thư chưa nạp, hết hạn, bị tạm dừng, thu hồi, chọn nhầm chứng thư |
| 3. Phần mềm và file | Phần mềm ký có chạy? File có cho phép ký không? | Ứng dụng ký chưa mở, trình duyệt chặn, file bị khoá hoặc hỏng |
Tầng 1: Máy không nhận USB Token
- Chưa cài driver của nhà cung cấp chứng thư, hoặc cài driver của nhà cung cấp khác. Mỗi nhà cung cấp dùng driver riêng.
- Cắm qua hub, cổng mở rộng hoặc dây nối lỏng. Thử cắm trực tiếp vào cổng USB trên máy.
- Làm việc qua Remote Desktop: token cắm ở máy của bạn có thể không được chuyển sang máy từ xa nếu chưa bật chuyển tiếp thiết bị. Hãy ký trên máy đang cắm token, hoặc nhờ IT cấu hình.
- Token hỏng vật lý (rơi, vào nước, cong đầu cắm). Khi đó liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ.
USB Token là gì, hoạt động ra sao và cách bảo quản
Tầng 2: Có token nhưng không ký được bằng chứng thư
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Danh sách chứng thư trống | Driver chưa nạp chứng thư vào kho của Windows | Mở công cụ quản lý token, đăng ký lại chứng thư vào Windows, hoặc cài lại driver |
| Thấy nhiều chứng thư, không biết chọn cái nào | Máy từng cắm nhiều token, hoặc doanh nghiệp có cả chứng thư tổ chức và cá nhân | Xem Issued To, thời hạn và số serial; chọn đúng chứng thư dùng cho văn bản này |
| Chứng thư báo hết hạn | Đã quá thời hạn hiệu lực | Gia hạn với nhà cung cấp; ký lại sau khi có chứng thư mới |
| Chứng thư còn hạn nhưng bị từ chối | Chứng thư đang bị tạm dừng hoặc đã bị thu hồi | Liên hệ nhà cung cấp để biết trạng thái và lý do |
| Nhập PIN báo sai nhiều lần rồi bị khoá | Token tự khoá sau số lần nhập sai giới hạn | Dừng thử tiếp; liên hệ nhà cung cấp để mở khoá theo thủ tục của họ |
Quên mã PIN, token bị khoá hoặc mất token: xử lý theo từng tình huống
Chứng thư sắp hết hạn: kiểm tra và gia hạn thế nào
Tầng 3: Phần mềm ký hoặc file có vấn đề
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Trang web báo không tìm thấy ứng dụng ký | Ứng dụng hoặc plugin ký chưa cài, chưa chạy, hoặc phiên bản cũ | Mở ứng dụng ký, cập nhật lên bản mới, tải lại trang |
| Trang web không kết nối được ứng dụng ký trên máy | Trình duyệt, tường lửa hoặc phần mềm diệt virus chặn kết nối cục bộ | Cho phép quyền truy cập mạng cục bộ cho trang, cho phép ứng dụng qua tường lửa |
| Trình đọc PDF không cho ký | File được đặt mật khẩu hoặc hạn chế chỉnh sửa | Xin bên gửi bản không khoá; không dùng công cụ phá khoá |
| Không ký thêm được vào file đã có chữ ký | Người ký trước đã khoá tài liệu, không cho phép thay đổi sau khi ký | Thống nhất lại thứ tự ký; người ký trước ký lại với tuỳ chọn cho phép ký tiếp |
| Ký xong nhưng file không mở được | File gốc hỏng, hoặc lưu đè trong lúc đang ký | Ký lại trên file gốc còn nguyên, lưu thành file mới |
Plugin ký số là gì và vì sao trình duyệt cần nó
Nộp tờ khai thuế báo "Chữ ký điện tử trên tờ khai không hợp lệ": nguyên nhân và 3 cách xử lý.
Ghi lại gì khi phải nhờ hỗ trợ?
- 1Ảnh chụp thông báo lỗi, có mã lỗi nếu có.
- 2Tên nhà cung cấp chứng thư và loại token.
- 3Phần mềm đang dùng để ký (trình đọc PDF, cổng dịch vụ, nền tảng trình ký) và phiên bản.
- 4Lỗi xảy ra ở bước nào: cắm token, chọn chứng thư, nhập PIN hay lúc lưu file.
- 5Lần gần nhất ký thành công là khi nào, trên máy nào.
Lỗi khi ký số trên GoSign
Với GoSign, bước ký số dùng GoSign Desktop Signer trên Windows. Trang ký hiển thị trạng thái kết nối tới ứng dụng và danh sách chứng thư đọc được từ máy, nên bạn thấy ngay lỗi nằm ở tầng nào. Ứng dụng tự cập nhật khi có phiên bản mới. Bảng đối chiếu các thông báo cụ thể có trong hướng dẫn cài đặt.
Ảnh thậtCài GoSign Desktop Signer và bảng xử lý lỗi thường gặp