File PDF đã ký số có sửa được không? Sửa, ghép, tách, nén, in và ký thêm sao cho đúng

Câu hỏi "file PDF đã ký số có sửa được không" thường đến vào lúc gấp: hợp đồng đã ký mà sai một con số, bộ hồ sơ cần gộp thành một file để nộp, hay file quá nặng không gửi qua email được. Bài viết đi qua từng thao tác hay gặp với file PDF có chữ ký số, nói rõ thao tác nào giữ được chữ ký, thao tác nào làm hỏng chữ ký, và cách làm đúng cho từng trường hợp.

Vì sao file PDF đã ký số không sửa tuỳ ý được

Khi ký số một file PDF, phần mềm băm toàn bộ nội dung trong một vùng byte xác định (ByteRange) rồi dùng khoá bí mật của người ký để ký lên mã băm đó. Khi kiểm tra, phần mềm băm lại và so sánh. Chữ ký số vì vậy không gắn với hình chữ ký trên trang mà gắn với từng byte của file tại thời điểm ký.

Phần mềm PDF có hai cách lưu một file đã ký sau khi chỉnh sửa. Cách thứ nhất là ghi lại toàn bộ file: chữ ký cũ không còn khớp với dữ liệu mới, hoặc bị bỏ hẳn khỏi file. Cách thứ hai là ghi nối phần thay đổi vào cuối file (incremental update): chữ ký cũ vẫn khớp với phiên bản trước khi sửa, nhưng phần mềm kiểm tra sẽ báo có nội dung được thêm sau chữ ký, và phần thêm vào không được chữ ký nào bảo vệ.

Bảng tra nhanh: thao tác nào giữ được chữ ký số

Sửa file PDF đã ký số: làm lại từ bản gốc

Sửa file PDF đã ký số bằng phần mềm chỉnh sửa PDF luôn để lại dấu vết. Nếu phần mềm ghi lại cả file, chữ ký báo không hợp lệ vì nội dung đã bị thay đổi. Nếu phần mềm ghi nối, chữ ký vẫn đúng với bản cũ nhưng nội dung bạn vừa sửa không có ai ký xác nhận, và bên nhận kiểm tra sẽ thấy văn bản có thay đổi sau khi ký.

Cách đúng khi văn bản đã ký bị sai là sửa trên bản gốc chưa ký (file Word hoặc PDF trước khi ký), rồi trình ký lại để các bên ký lên bản mới. Với hợp đồng đã có hiệu lực, cách phổ biến hơn là lập phụ lục hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung và ký riêng văn bản đó, giữ nguyên hợp đồng đã ký.

Ghép, gộp file PDF có chữ ký số

Ghép file PDF có chữ ký số tạo ra một file mới. Công cụ ghép thường bỏ chữ ký của các file con, hoặc chép chữ ký theo nhưng chữ ký đó vẫn trỏ vào dữ liệu của file gốc nên không còn khớp với file mới. Khi kiểm tra file đã ghép, các chữ ký con sẽ báo không hợp lệ dù từng file gốc hoàn toàn hợp lệ.

• Nếu cần một file duy nhất mang chữ ký: ghép các file chưa ký thành một file, rồi mới ký số lên file đã ghép.
• Nếu các file đã được ký riêng: gửi nguyên từng file, hoặc nén chung vào một tệp ZIP. Nén ZIP không động vào nội dung từng file nên chữ ký giữ nguyên.
• Nếu bắt buộc ghép bộ hồ sơ đã ký: người có thẩm quyền ký thêm một chữ ký lên file đã ghép. Chữ ký cuối này bảo vệ toàn bộ file mới; chữ ký con vẫn báo không hợp lệ, nên giữ lại các file gốc để đối chiếu.

Tách trang, nén, chuyển đổi định dạng

Tách file PDF có chữ ký số, ví dụ trích riêng trang có thông tin cần gửi, tạo ra file mới không còn chữ ký số, vì chữ ký bảo vệ cả file chứ không bảo vệ từng trang. Bên nhận chỉ thấy hình chữ ký trên trang, không kiểm tra được gì. Khi đối tác cần bằng chứng văn bản đã ký, hãy gửi nguyên file.

Nén file PDF có chữ ký số bằng các công cụ giảm dung lượng sẽ viết lại hình ảnh và cấu trúc file, nên chữ ký bị hỏng hoặc bị bỏ. Nếu file nặng, hãy nén trước khi ký: giảm độ phân giải ảnh scan, xuất PDF với chất lượng vừa phải, rồi mới ký. Chuyển file PDF đã ký sang Word, Excel hay ảnh cũng vậy: file mới chỉ có nội dung, không có chữ ký số.

Ký số trên file PDF đã ký: ký thêm được

Ký số trên file PDF đã có chữ ký là trường hợp bình thường của hợp đồng nhiều bên hay văn bản qua nhiều cấp duyệt. Phần mềm ký số theo chuẩn PDF ghi chữ ký mới nối vào cuối file, nên chữ ký trước vẫn khớp với phần nó đã ký, còn chữ ký mới bảo vệ cả file tính đến thời điểm ký sau.

Trên GoSign, mỗi bước trong luồng trình ký được ký nối tiếp trên cùng một file, nên chữ ký của người ký trước vẫn giữ nguyên khi người sau ký. File đã ký được lưu trên hệ thống để tải lại khi cần đối chiếu.

Ảnh thật

In file PDF có chữ ký số

In file PDF có chữ ký số thì bản giấy chỉ có hình chữ ký và dấu hiển thị trên trang; chữ ký số là dữ liệu mật mã trong file nên không đi theo bản in. Khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải bảo đảm toàn vẹn thông tin, có thông tin để xác định hệ thống tạo lập, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu, và có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi cùng thông tin của người thực hiện chuyển đổi. Bản in thông thường không đáp ứng các yêu cầu đó, nên chỉ dùng để đọc và lưu tham khảo; bản có giá trị vẫn là file PDF đã ký.

Xoá chữ ký số trên file PDF

Adobe Acrobat và Foxit có mục Clear Signature khi nhấp chuột phải vào chữ ký; mục này có bấm được hay không tuỳ phần mềm và quyền trên file. Xoá chữ ký của người khác khỏi văn bản đã ký là thay đổi văn bản đó, nên chỉ làm với văn bản chưa phát hành, ví dụ khi chính bạn vừa ký nhầm bản nháp. Nếu cần một bản không có chữ ký để soạn lại, hãy lấy bản gốc trước khi ký thay vì xoá chữ ký trên bản đã ký.

Kiểm tra lại file PDF sau khi xử lý

Trước khi gửi một file PDF đã qua ghép, nén hay ký thêm, hãy kiểm tra lại chữ ký. Mở file bằng Adobe Acrobat Reader hoặc Foxit PDF Reader và xem bảng chữ ký, hoặc tải lên công cụ kiểm tra chữ ký số online. Công cụ kiểm tra chữ ký số của GoSign báo riêng từng chữ ký: hợp lệ, có cảnh báo khi có nội dung được thêm sau chữ ký cuối, hoặc không hợp lệ khi nội dung đã bị sửa.