Văn bản điện tử là văn bản dạng thông điệp dữ liệu, tạo lập hoặc số hoá từ giấy. Phân biệt với file scan, ảnh chụp và điều kiện để có giá trị pháp lý.
Nhiều doanh nghiệp nghĩ mình "đã chuyển sang văn bản điện tử" vì mọi thứ được scan và gửi qua email. Đến khi cần nộp một bản hợp lệ cho đối tác, cơ quan nhà nước hay toà án, họ mới nhận ra: file scan của một tờ giấy có chữ ký tay chưa chắc đã là văn bản điện tử có giá trị như bản gốc.
Bài viết này làm rõ văn bản điện tử là gì theo quy định hiện hành, bốn thứ hay bị nhầm là văn bản điện tử, và điều kiện để một văn bản điện tử có giá trị pháp lý ngang văn bản giấy.
Văn bản điện tử là gì?
"Văn bản điện tử" là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
— Khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
Định nghĩa có ba ý đáng chú ý. Một: văn bản điện tử là một dạng thông điệp dữ liệu, tức thông tin được tạo ra, gửi, nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Hai: nó có hai nguồn gốc, được tạo lập trực tiếp trên máy hoặc được số hoá từ giấy. Ba: nó phải trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng, nên không phải file nào có chữ cũng là văn bản điện tử theo nghĩa của công tác văn thư.
Thông điệp dữ liệu là gì và có bốn mức giá trị pháp lý nào?
Hai con đường tạo ra văn bản điện tử
| Tạo lập trực tiếp trên máy | Số hoá từ văn bản giấy | |
|---|---|---|
| Ví dụ | Hợp đồng soạn trên máy, xuất PDF rồi các bên ký số | Quyết định đã ký tay, đóng dấu, sau đó scan |
| Bản gốc là gì | Chính file điện tử đã ký số | Bản giấy; file scan là bản chuyển đổi |
| Điều kiện để có giá trị | Chữ ký số hợp lệ, toàn vẹn từ lúc khởi tạo | Đáp ứng điều kiện chuyển đổi hình thức theo Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 và quy định chuyên ngành |
| Rủi ro thường gặp | Sửa file sau khi ký; mất file gốc | Scan mờ, thiếu trang; không ghi nhận ai chuyển đổi |
4 thứ hay bị nhầm là văn bản điện tử
| Thứ bạn đang có | Có phải văn bản điện tử có giá trị như bản gốc? | Vì sao |
|---|---|---|
| File scan hợp đồng ký tay | Chưa chắc | Là bản chuyển đổi từ giấy; bản gốc vẫn là bản giấy trừ khi việc chuyển đổi đáp ứng điều kiện luật định |
| Ảnh chụp văn bản bằng điện thoại | Thường là không | Khó bảo đảm toàn vẹn, đủ trang, đúng tỷ lệ; không có thông tin người chuyển đổi |
| File Word gửi qua email | Là thông điệp dữ liệu, nhưng khó chứng minh toàn vẹn | Nội dung có thể sửa mà không để lại dấu vết; không xác định chắc chắn người đồng ý |
| File PDF có dán ảnh chữ ký | Không tương đương chữ ký số | Ảnh chữ ký chỉ là hình vẽ, ai cũng sao chép được; không chứng minh văn bản chưa bị sửa |
Phân biệt chữ ký điện tử, chữ ký số và chữ ký scan
Khi nào văn bản điện tử có giá trị như văn bản giấy?
Với văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức, Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
Ở phạm vi rộng hơn, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi thông tin được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi khởi tạo lần đầu dưới dạng thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh và có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh (Điều 10). Chữ ký số là cách phổ biến nhất để chứng minh cả hai điều: ai đã ký, và văn bản không bị sửa sau đó.
| Câu hỏi tự kiểm tra | Nếu "Có" |
|---|---|
| Văn bản được soạn và ký trực tiếp dưới dạng điện tử? | Bạn đang giữ bản gốc điện tử, không phải bản sao |
| Có chữ ký số của người có thẩm quyền? | Xác định được người ký và thẩm quyền |
| Có chữ ký số của tổ chức (nếu cần xác nhận của tổ chức)? | Thay được yêu cầu xác nhận của tổ chức theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 |
| Mở ra, phần mềm báo chữ ký hợp lệ, văn bản không bị thay đổi? | Tính toàn vẹn được bảo đảm |
| File được lưu ở nơi mở lại được đầy đủ sau nhiều năm? | Đáp ứng yêu cầu truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh |
Định dạng nào phù hợp cho văn bản điện tử?
Với văn bản cần ký và lưu lâu dài, PDF là định dạng phổ biến vì hiển thị giống nhau trên mọi máy và hỗ trợ chữ ký số chuẩn PAdES nhúng ngay trong file. Khi sao văn bản giấy sang điện tử, Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP yêu cầu bản số hoá dùng định dạng PDF phiên bản 1.4 trở lên, ảnh màu, độ phân giải tối thiểu 200 dpi, tỷ lệ số hoá 100%.
Ký số trên Word và khi nào nên chuyển sang PDF rồi mới ký
Bắt đầu với văn bản điện tử: nên làm gì trước?
- 1
Dừng thói quen "ký tay rồi scan" cho văn bản mới
Với văn bản nội bộ và hợp đồng mới, soạn và ký trực tiếp dưới dạng điện tử để có bản gốc điện tử ngay từ đầu.
- 2
Chọn hình thức ký theo mức quan trọng
Văn bản cần giá trị pháp lý với bên ngoài dùng chữ ký số; các bước duyệt nội bộ có thể dùng phê duyệt, ký nháy, ký ảnh.
- 3
Lưu tập trung, không để ở hộp thư cá nhân
Mỗi văn bản có một nơi lưu, một bản cuối cùng, và lịch sử ai đã xử lý.
- 4
Giữ nguyên file đã ký
Không mở ra chỉnh sửa rồi "lưu thành" bản khác từ file đã ký. Chỉ cần nội dung thay đổi, phần mềm sẽ báo chữ ký không còn hợp lệ.
GoSign và văn bản điện tử
GoSign giúp doanh nghiệp tạo văn bản điện tử có giá trị ngay từ đầu: tải file lên, trình duyệt qua các bước phê duyệt, ký nháy, ký ảnh, và ký số bằng USB Token ở bước cần giá trị pháp lý. File ký số theo chuẩn PAdES, có nút "Kiểm tra chữ ký" để đối chiếu, và được lưu trong hồ sơ cùng lịch sử xử lý. Một hồ sơ có thể gồm nhiều tệp và tải về tất cả dưới dạng .zip.
Ảnh thậtDùng thử GoSign để tạo văn bản điện tử có chữ ký số ngay từ đầu
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo