Chọn phần mềm ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp: 10 tính năng phải có, ký hợp đồng online bằng chữ ký số có hợp lệ không, 3 rủi ro và cách tự tính chi phí.
Hợp đồng đã chốt xong điều khoản qua điện thoại, nhưng phải mất thêm cả tuần mới có đủ chữ ký: in hai bản, trình giám đốc, gửi chuyển phát cho đối tác, chờ đối tác ký, gửi trả lại. Trong khoảng thời gian đó, hàng chưa được giao, tiền chưa được chuyển — và đôi khi đối tác đổi ý.
Phần mềm ký hợp đồng điện tử rút phần "chờ chữ ký" đó xuống còn vài giờ. Nhưng trên thị trường có rất nhiều lựa chọn, và điểm khác nhau lại nằm ở những chi tiết mà bản demo thường không cho thấy. Bài này liệt kê 10 tính năng nên kiểm tra, 3 rủi ro cần tránh và cách tính chi phí bằng số liệu của chính doanh nghiệp.
Ký hợp đồng online có được không?
Được. Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 119) coi giao dịch dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử là giao dịch bằng văn bản. Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép các bên dùng thông điệp dữ liệu để giao kết và thực hiện hợp đồng, và quy định chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay trên văn bản giấy.
Căn cứ pháp lý chi tiết và quy trình ký hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp.
10 tính năng phần mềm ký hợp đồng điện tử phải có
| # | Tính năng | Vì sao quan trọng | Câu hỏi khi xem demo |
|---|---|---|---|
| 1 | Ký số bằng chứng thư của doanh nghiệp | Chữ ký số là nền tảng giá trị pháp lý của hợp đồng | Ký bằng USB Token của chúng tôi thế nào? |
| 2 | Đối tác ký không cần tạo tài khoản | Mỗi bước bắt đối tác đăng ký là một lý do để họ trì hoãn | Đối tác nhận gì, phải cài gì? |
| 3 | Thứ tự ký rõ ràng | Pháp chế, kế toán duyệt trước, giám đốc ký sau, đối tác ký cuối | Đổi thứ tự hoặc thêm người giữa chừng được không? |
| 4 | Đặt vị trí chữ ký trên văn bản | Hợp đồng in ra vẫn trình bày đúng thể thức quen thuộc | Đặt chỗ ký cho từng người trên từng trang ra sao? |
| 5 | Nhiều file trong một hồ sơ | Hợp đồng thường đi kèm phụ lục, báo giá, biên bản | Một hồ sơ chứa được mấy file, ký cùng lúc được không? |
| 6 | Trao đổi và từ chối kèm lý do | Sửa hợp đồng là chuyện bình thường, cần có chỗ ghi lại | Người ký không đồng ý thì làm gì? |
| 7 | Kiểm tra chữ ký độc lập | Đối tác, toà án phải kiểm tra được mà không phụ thuộc nhà cung cấp | Mở file đã ký bằng Adobe Reader có thấy chữ ký hợp lệ? |
| 8 | Uỷ quyền khi vắng mặt | Tránh cảnh đưa USB Token, mật khẩu cho người khác | Uỷ quyền có giới hạn thời gian không? |
| 9 | Lưu trữ và hồ sơ liên quan | Tìm lại hợp đồng, phụ lục, thanh lý của cùng một giao dịch | Tìm hợp đồng năm ngoái với đối tác X mất bao lâu? |
| 10 | Phân quyền và nhật ký | Hợp đồng là dữ liệu nhạy cảm, cần biết ai đã xem, ai đã làm gì | Ai xem được hợp đồng của phòng khác? |
Ký hợp đồng online bằng chữ ký số diễn ra thế nào?
- 1
Tải hợp đồng và phụ lục lên một hồ sơ
Chọn loại hồ sơ, gắn với hồ sơ liên quan nếu đây là phụ lục hay thanh lý của hợp đồng cũ.
- 2
Thiết lập luồng ký
Pháp chế duyệt, kế toán ký nháy, giám đốc ký số, rồi đến đối tác — mỗi người một bước, đúng thứ tự.
- 3
Nội bộ duyệt và ký
Mỗi người nhận thông báo khi đến lượt; giám đốc ký số bằng USB Token của mình.
- 4
Đối tác nhận liên kết qua email
Đối tác mở liên kết, xem hợp đồng và ký. Nếu cần chữ ký số của đối tác, họ dùng thiết bị và chứng thư số của chính họ.
- 5
Hoàn tất, lưu và gửi bản đã ký
Các bên tải bản đã ký; mở bằng phần mềm đọc PDF để kiểm tra chữ ký trước khi lưu hồ sơ.
Cách đối tác ký qua liên kết email mà không cần tài khoản.
3 rủi ro khi chọn sai phần mềm
| Rủi ro | Dấu hiệu | Cách phòng |
|---|---|---|
| Chữ ký chỉ là hình ảnh | File tải về có hình chữ ký nhưng phần mềm đọc PDF không hiển thị thông tin chữ ký số | Luôn kiểm tra file đã ký bằng Adobe Acrobat Reader hoặc Foxit trước khi ký hợp đồng thật |
| Dữ liệu bị khoá trong nhà cung cấp | Chỉ xem được hợp đồng khi còn trả phí, không tải được bản gốc | Hỏi rõ cách tải toàn bộ file đã ký; lưu thêm bản đã ký trong hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp |
| Đối tác không chịu dùng | Đối tác phải đăng ký tài khoản, cài phần mềm, rồi quay lại đòi bản giấy | Chọn phần mềm cho đối tác ký qua liên kết; thử với một đối tác thân quen trước |
Cách kiểm tra một chữ ký số trên file PDF và đọc đúng kết quả.
Chi phí phần mềm ký hợp đồng điện tử tính thế nào?
Các phần mềm thường tính phí theo một trong ba cách: theo số người dùng, theo số tài liệu ký, hoặc trọn gói theo thời gian. Cách nào rẻ hơn phụ thuộc vào khối lượng ký của bạn, nên hãy tính bằng số liệu thật thay vì so bảng giá.
- 1Đếm số hợp đồng, phụ lục, biên bản ký trong 3 tháng gần nhất, nhân 4 để ra khối lượng một năm
- 2Đếm số người cần tham gia ký, gồm cả người chỉ duyệt
- 3Ghi chi phí hiện tại cho mỗi hợp đồng giấy: in ấn, chuyển phát, thời gian người đi trình ký
- 4Lấy giá từng phần mềm chia cho khối lượng một năm để ra chi phí mỗi tài liệu
- 5Cộng thêm chi phí chứng thư số của người ký — khoản này trả cho nhà cung cấp chứng thư, không nằm trong giá phần mềm
Ví dụ với GoSign, giá khởi điểm tham khảo trên trang Bảng giá tương đương khoảng 2.700đ mỗi tài liệu ở gói 500 và khoảng 1.500đ mỗi tài liệu ở gói 2.000, tính theo số tài liệu ký trong một năm. Đặt con số đó cạnh chi phí một lần chuyển phát hợp đồng giấy của doanh nghiệp bạn, phép so sánh sẽ rõ ràng hơn mọi lời quảng cáo.
Xem giá tham khảo từng gói và tính năng đi kèm.
GoSign trong vai trò phần mềm ký hợp đồng điện tử
GoSign đáp ứng 10 tính năng phần mềm ký hợp đồng điện tử phải có theo cách sau: ký số USB Token qua GoSign Desktop Signer trên Windows, theo chuẩn PAdES trên file PDF; đối tác ký qua liên kết email, không cần tài khoản; luồng nhiều bước với thứ tự và vị trí chữ ký; nhiều file trong một hồ sơ và tải tất cả dưới dạng .zip; trao đổi, từ chối kèm ý kiến; nút "Kiểm tra chữ ký" trên văn bản đã ký; uỷ quyền có thời hạn; hồ sơ liên quan, phân quyền theo vai trò và nhật ký thao tác.
GoSign không cấp chứng thư số: doanh nghiệp và đối tác dùng chứng thư của nhà cung cấp chứng thư mà mình đã chọn.
Phần mềm ký hợp đồng khác đơn vị chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA) thế nào, khi nào cần CeCA.
Ảnh thậtThử chạy một hợp đồng thật của doanh nghiệp trên GoSign.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo