Nghị định 30/2020 quy định hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền và của cơ quan, tổ chức. Ai bắt buộc áp dụng, doanh nghiệp tham khảo ra sao.
Một văn bản điện tử đã ký số trông như thế nào mới "đúng chuẩn"? Với cơ quan nhà nước, câu trả lời nằm ở Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Phụ lục I quy định cụ thể hình ảnh, màu sắc, vị trí của chữ ký số người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc theo, nhưng nhiều nơi dùng làm chuẩn tham khảo cho văn bản của mình.
Ai bắt buộc áp dụng?
Nghị định 30/2020 (hiệu lực từ 05/3/2020) áp dụng bắt buộc với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Phạm vi này hẹp hơn quy định cũ; các tổ chức, doanh nghiệp khác có thể căn cứ nghị định để áp dụng cho phù hợp với hoạt động của mình.
Nghị định cũng khẳng định văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
Hai lớp chữ ký số trên một văn bản
| Thành phần | Hình ảnh hiển thị | Vị trí |
|---|---|---|
| Chữ ký số của người có thẩm quyền | Hình ảnh chữ ký của người đó trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng .png nền trong suốt | Canh giữa, giữa chức vụ và họ tên người ký |
| Chữ ký số của cơ quan, tổ chức | Hình ảnh dấu của cơ quan, màu đỏ, kích thước bằng dấu thật, định dạng .png nền trong suốt | Trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền, về bên trái |
Kèm theo hình ảnh dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức hiển thị thông tin: tên cơ quan ban hành và thời gian ký (ngày tháng năm, giờ phút giây, múi giờ Việt Nam theo ISO 8601), trình bày bằng phông Times New Roman, chữ in thường, đứng, cỡ 10, màu đen.
Cách trình bày này mô phỏng đúng thói quen trên giấy: người có thẩm quyền ký, văn thư đóng dấu trùm lên một phần chữ ký. Khác biệt là trên văn bản điện tử, mỗi lớp là một chữ ký số thật có thể kiểm tra — hình ảnh chỉ là phần hiển thị.
Chữ ký số của tổ chức thay con dấu thế nào trên văn bản số.
Văn bản kèm theo (phụ lục)
| Trường hợp | Cách ký số |
|---|---|
| Văn bản kèm theo nằm cùng tệp tin với văn bản chính | Chỉ ký số văn bản chính, không ký riêng lên phần kèm theo |
| Văn bản kèm theo là tệp tin riêng | Ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản kèm theo, ở góc trên bên phải trang đầu; chỉ hiển thị thông tin, không hiển thị hình ảnh dấu |
Doanh nghiệp tư nhân tham khảo thế nào?
- 1Chuẩn bị ảnh chữ ký của người có thẩm quyền: nền trong suốt, định dạng .png
- 2Chuẩn bị ảnh con dấu: nền trong suốt, đúng kích thước dấu thật
- 3Thống nhất vị trí đặt chữ ký trên từng mẫu văn bản để các bản ký trông giống nhau
- 4Quy định trong quy chế nội bộ loại văn bản nào cần chữ ký số của người có thẩm quyền, loại nào cần thêm chữ ký số của tổ chức
- 5Nhớ rằng ảnh chữ ký, ảnh dấu chỉ là phần hiển thị — giá trị pháp lý nằm ở chữ ký số đi kèm
Phân biệt chữ ký số với chữ ký scan và ảnh chữ ký.
Trên GoSign
Trong Thông tin cá nhân, người dùng có thể tải ảnh chữ ký, ảnh nền chữ ký (thường là con dấu, hiển thị phía sau chữ ký) và ảnh dùng cạnh dấu ký số khi ký bằng USB Token. Người trình ký đặt vị trí ô ký trên văn bản cho từng bước. Cách hiển thị này có thể khác thể thức của Nghị định 30; đơn vị bắt buộc áp dụng chuẩn này nên kiểm tra mẫu hiển thị với đội ngũ GoSign trước khi triển khai.
Ảnh thậtCăn cứ pháp lý & nguồn tham khảo