Hợp đồng không đóng dấu có hiệu lực không? Theo Luật Doanh nghiệp 2020, dấu gồm cả dấu dưới hình thức chữ ký số. Khi nào cần dấu, xử lý dấu khi ký điện tử.
"Chưa có dấu đỏ thì chưa chắc." Câu này vẫn được nói ở rất nhiều phòng kế toán và phòng mua hàng. Hệ quả là hợp đồng ký xong vẫn phải chờ người giữ dấu quay lại văn phòng, và khi chuyển sang ký điện tử thì câu hỏi đầu tiên luôn là: "Vậy đóng dấu vào đâu?"
Câu trả lời ngắn: pháp luật hiện hành không coi con dấu là điều kiện chung để mọi hợp đồng có hiệu lực, và đã công nhận chữ ký số là một hình thức dấu của doanh nghiệp. Chi tiết như sau.
Luật Doanh nghiệp 2020 nói gì về con dấu?
| Khoản | Nội dung Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 |
|---|---|
| Khoản 1 | Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử |
| Khoản 2 | Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác |
| Khoản 3 | Việc quản lý, lưu giữ dấu theo Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp; doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật |
Hai điều rút ra: thứ nhất, chữ ký số của doanh nghiệp (chứng thư cấp cho tổ chức) được luật gọi thẳng là một loại dấu. Thứ hai, việc dùng dấu khi nào, cho văn bản gì phần lớn do Điều lệ, quy chế của doanh nghiệp và các luật chuyên ngành quyết định, không phải một quy tắc chung cho mọi hợp đồng.
Hợp đồng không đóng dấu có hiệu lực không?
Bộ luật Dân sự 2015 chỉ coi hình thức là điều kiện có hiệu lực của giao dịch trong trường hợp luật có quy định (khoản 2 Điều 117). Con dấu không nằm trong các điều kiện chung về hiệu lực của giao dịch. Vì vậy, một hợp đồng do người có thẩm quyền ký, nội dung hợp pháp, các bên tự nguyện, về nguyên tắc vẫn có hiệu lực dù không đóng dấu.
Điều thực sự quyết định hợp đồng có ràng buộc doanh nghiệp hay không là người ký có đúng thẩm quyền: người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền trong phạm vi uỷ quyền.
Ai được ký hợp đồng thay mặt công ty và hậu quả khi ký vượt thẩm quyền
4 trường hợp bạn vẫn nên (hoặc phải) có dấu
| Trường hợp | Vì sao | Làm gì |
|---|---|---|
| Điều lệ hoặc quy chế nội bộ yêu cầu | Luật để doanh nghiệp tự quy định việc sử dụng dấu | Tuân thủ quy chế; nếu muốn ký điện tử, sửa quy chế để công nhận dấu dưới hình thức chữ ký số |
| Hợp đồng hoặc thoả thuận giữa các bên yêu cầu | Các bên có quyền thoả thuận về hình thức | Ghi rõ trong hợp đồng hình thức nào được chấp nhận, kể cả chữ ký số của tổ chức |
| Luật chuyên ngành, thủ tục hành chính yêu cầu văn bản có xác nhận của tổ chức | Hình thức là điều kiện khi luật có quy định | Kiểm tra quy định cụ thể; với văn bản điện tử, dùng chữ ký số của tổ chức |
| Đối tác, ngân hàng, cơ quan tiếp nhận có yêu cầu riêng | Thực tiễn giao dịch, quản trị rủi ro của bên nhận | Hỏi trước bên nhận chấp nhận hình thức nào, tránh phải ký lại |
Ký số rồi có cần đóng dấu nữa không?
Trên văn bản điện tử, không có chỗ để đóng dấu mực. Luật Giao dịch điện tử 2023 xử lý chuyện này ở khoản 3 Điều 23: khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, yêu cầu đó được đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của chính cơ quan, tổ chức đó. Kết hợp với khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp, cách làm phổ biến là:
| Trên hợp đồng giấy | Trên hợp đồng điện tử |
|---|---|
| Chữ ký tay của người đại diện | Chữ ký số cá nhân của người đại diện hoặc người được uỷ quyền |
| Dấu đỏ của doanh nghiệp | Chữ ký số của doanh nghiệp (chứng thư cấp cho tổ chức) |
| Hình dấu trùm lên chữ ký | Hình ảnh hiển thị (tuỳ chọn), không tạo thêm giá trị pháp lý |
Cơ quan nhà nước: áp dụng Nghị định 30/2020
Với văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức nhà nước, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy khi được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức (Điều 5). Doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước nên nắm quy tắc này để hiểu vì sao văn bản nhận được có hai chữ ký số.
Chữ ký số trên văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020
Checklist trước khi bỏ bước đóng dấu giấy
- 1Đọc lại Điều lệ và quy chế quản lý dấu: có yêu cầu dấu cho loại hợp đồng này không?
- 2Doanh nghiệp đã có chứng thư số cấp cho tổ chức chưa, ai được giao giữ?
- 3Quy chế đã công nhận dấu dưới hình thức chữ ký số và quy định ai được dùng chưa?
- 4Đối tác có chấp nhận hợp đồng không có dấu mực, chỉ có chữ ký số không?
- 5Loại hợp đồng có thuộc diện luật chuyên ngành yêu cầu hình thức đặc biệt không?
Mẫu quy chế sử dụng chữ ký số nội bộ cho doanh nghiệp
Trên GoSign, "dấu" nằm ở đâu trong luồng ký?
Trong luồng ký trên GoSign, bước ký số dùng chứng thư trong USB Token của người ký. Nếu doanh nghiệp dùng chứng thư cấp cho tổ chức, người được giao giữ token đó thực hiện một bước ký số riêng trong luồng, sau bước ký của người đại diện. Người dùng cũng có thể tải lên ảnh nền chữ ký, thường là hình con dấu, để hiển thị phía sau chữ ký; đây là lớp trình bày, còn giá trị pháp lý nằm ở chữ ký số.
Hình con dấu trên văn bản số: lớp hiển thị và lớp mật mã
Hình ảnh con dấu là lớp hiển thị để con người nhìn thấy, còn chữ ký số là lớp mật mã để máy xác thực. Một hình con dấu tự nó không chứng minh được điều gì, vì ai cũng có thể sao chép ảnh. GoSign vẽ ảnh nền con dấu phía sau cả ký ảnh lẫn ký số; khi ký số, ảnh được vẽ trước khi tính toàn vẹn ByteRange, nên hình con dấu nằm trong phạm vi byte đã ký chứ không phải miếng dán rời có thể bóc ra.
Vì vậy với văn bản đã ký số, mọi chỉnh sửa sau khi ký, kể cả cố gỡ hay đổi hình con dấu sang tổ chức khác, đều làm chữ ký báo không hợp lệ khi người nhận bấm "Kiểm tra chữ ký". Văn bản giữ được hình thức trang trọng quen thuộc với đối tác, còn bằng chứng pháp lý vẫn là chữ ký số bên dưới.
Xem tính năng con dấu tổ chức của GoSign
Ảnh thậtCăn cứ pháp lý & nguồn tham khảo