Kế toán trưởng có được ký thay giám đốc? Hợp đồng thì có thể, chứng từ kế toán thì không

Giám đốc đi công tác một tuần, đề nghị thanh toán nhà cung cấp đến hạn, và kế toán trưởng là người hiểu rõ khoản chi nhất. Giải pháp "hợp lý" nhất có vẻ là: giám đốc uỷ quyền, kế toán trưởng ký "TUQ. Giám đốc" rồi chi. Đây lại chính là cách làm mà quy định kế toán không cho phép.

Câu hỏi "kế toán trưởng có được ký thay giám đốc không" có hai câu trả lời khác nhau, tuỳ bạn đang nói về hợp đồng hay chứng từ kế toán. Nhầm hai trường hợp này là lỗi phổ biến, và thường chỉ lộ ra khi kiểm toán hoặc thanh tra.

Câu trả lời ngắn

Quy định về ký chứng từ kế toán

Luật Kế toán 2015, Điều 19

• Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
• Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
• Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện.

Thông tư 99/2025/TT-BTC, Điều 10

Kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền) không được ký "thừa ủy quyền" chức danh của người quản lý, điều hành của doanh nghiệp trên chứng từ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

— Khoản 4 Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC

Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, ban hành ngày 27/10/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026 và thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thông tư 200 trước đây cũng có quy định tương tự (kế toán trưởng không được ký thừa uỷ quyền của người đứng đầu doanh nghiệp); quy định mới mở rộng ra mọi chức danh quản lý, điều hành. Khoản 3 cùng điều yêu cầu việc phân cấp ký trên chứng từ phải bảo đảm kiểm soát chặt chẽ và xác định được trách nhiệm của từng cá nhân.

Vì sao quy định lại chặt như vậy?

Mục đích là tách bạch hai vai trò kiểm soát. Người duyệt chi quyết định có chi hay không; kế toán trưởng kiểm tra khoản chi có đúng chứng từ, đúng chế độ hay không. Nếu một người ký cả hai ô, hai lớp kiểm soát chỉ còn một, và khi sai sót xảy ra, rất khó xác định trách nhiệm thuộc về ai. Đây cũng là nguyên tắc mà kiểm toán viên kiểm tra đầu tiên với chứng từ chi.

Giám đốc vắng mặt: xử lý chứng từ chi thế nào cho đúng?

1. 1

   Xác định người thay thế ở ô duyệt chi

   Người thay thế nên là người quản lý khác có thẩm quyền theo điều lệ, quy chế tài chính, hoặc được người đại diện theo pháp luật uỷ quyền phù hợp; không phải kế toán trưởng ký thừa uỷ quyền.

2. 2

   Ghi vào quy chế tài chính nội bộ

   Quy định rõ ai được duyệt chi ở từng mức giá trị, khi nào người thay thế được ký.

3. 3

   Đăng ký mẫu chữ ký nếu liên quan ngân hàng

   Người ký chứng từ giao dịch ngân hàng cần khớp mẫu chữ ký đã đăng ký.

4. 4

   Để giám đốc tự duyệt từ xa khi được

   Với luồng duyệt điện tử, giám đốc có thể phê duyệt đề nghị thanh toán ngay trên điện thoại hoặc máy tính khi đang công tác, không cần ai ký thay.

Kế toán trưởng ký hợp đồng thay giám đốc: điều kiện

• Có văn bản uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật, ghi rõ loại hợp đồng, giới hạn giá trị, thời hạn.
• Ký đúng trong phạm vi uỷ quyền; phần vượt phạm vi không ràng buộc công ty (Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015).
• Thông báo phạm vi đại diện cho đối tác, gửi kèm bản sao văn bản uỷ quyền.
• Nếu hợp đồng đó phát sinh chứng từ chi, bước duyệt chi vẫn do người có thẩm quyền khác thực hiện, không gộp vào kế toán trưởng.

Chứng từ điện tử: tách vai trò ngay từ luồng ký

Khi chứng từ được duyệt, ký trên phần mềm, cách tốt nhất để tuân thủ là thiết kế luồng sao cho mỗi vai trò là một bước riêng, gán cho một người riêng: người lập, kế toán trưởng, người duyệt chi. Hệ thống sẽ ghi lại ai thực hiện bước nào, vào lúc nào, nên kiểm toán không phải đoán chữ ký của ai.

Trên GoSign, đề nghị thanh toán có thể đi qua các bước phê duyệt hoặc ký riêng cho kế toán trưởng và người duyệt chi. Người được giao nhận hồ sơ trong danh sách "Chờ tôi ký", có thể từ chối kèm bình luận khi thiếu chứng từ, và hồ sơ giữ lại toàn bộ lịch sử xử lý. Khi lãnh đạo vắng, tính năng uỷ quyền có thời hạn giúp giao bước xử lý cho người thay thế mà bạn chỉ định, trong khoảng thời gian xác định.

Ảnh thật