Ai được ký hợp đồng lao động? Thẩm quyền hai bên theo Bộ luật Lao động 2019 và cách ký điện tử đúng người

Ở nhiều công ty, trưởng phòng nhân sự ký hợp đồng lao động cho nhân viên mới như một việc đương nhiên. Ít ai hỏi: người ký đó lấy quyền từ đâu? Nếu câu trả lời là "xưa nay vẫn vậy" chứ không phải "có văn bản uỷ quyền", hợp đồng lao động có thể rơi vào trường hợp vô hiệu toàn bộ.

Bài viết tóm tắt ai được ký hợp đồng lao động ở cả hai phía theo Bộ luật Lao động 2019, những lỗi thẩm quyền hay gặp ở phòng nhân sự, và cách thiết lập luồng duyệt để mỗi hợp đồng luôn do đúng người ký, kể cả khi ký điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Bên công ty: ai được ký?

Khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 quy định người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp:

Bên người lao động: ai ký?

Về nguyên tắc, người lao động tự mình giao kết hợp đồng. Bộ luật Lao động 2019 có quy định riêng cho người lao động chưa đủ 18 tuổi (cần sự đồng ý hoặc tham gia của người đại diện theo pháp luật của họ, tuỳ độ tuổi) và cho nhóm người lao động làm công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng (có thể uỷ quyền cho một người trong nhóm giao kết, kèm danh sách người lao động). Phòng nhân sự tuyển lao động thời vụ hoặc lao động chưa thành niên nên đối chiếu kỹ Điều 18 trước khi ký.

Ký sai thẩm quyền: hợp đồng vô hiệu toàn bộ

Điểm b khoản 1 Điều 49 Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng lao động vô hiệu toàn bộ khi người giao kết không đúng thẩm quyền hoặc vi phạm nguyên tắc giao kết. Khi đó hai bên phải xử lý theo quy định về hợp đồng lao động vô hiệu, thường là ký lại hợp đồng đúng quy định, kèm các thủ tục liên quan đến lương, bảo hiểm trong thời gian đã làm việc.

Cái giá thật sự không chỉ là giấy tờ. Hãy hình dung phát hiện điều này đúng lúc có tranh chấp với một nhân viên: hợp đồng mà công ty dựa vào để xử lý lại có thể bị chính người lao động hoặc cơ quan có thẩm quyền đặt vấn đề về hiệu lực.

5 lỗi thẩm quyền hay gặp ở phòng nhân sự

Hợp đồng lao động điện tử: ai ký bằng gì?

Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 cho phép giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu, có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định cách ký cụ thể: hợp đồng được giao kết qua eContract của nhà cung cấp có giấy phép chứng thực thông điệp dữ liệu, cả hai bên có chữ ký số kèm dấu thời gian, và hợp đồng được gắn mã định danh (ID) trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Khoản 1 Điều 5 Nghị định 337 nhắc lại: người ký phía doanh nghiệp phải có thẩm quyền theo Điều 18 Bộ luật Lao động.

Luồng ký hợp đồng lao động gợi ý

1. 1

   Nhân sự soạn hợp đồng

   Dùng mẫu hợp đồng đã được pháp chế duyệt; điền thông tin người lao động.

2. 2

   Trưởng bộ phận phê duyệt

   Xác nhận vị trí, mức lương, thời hạn hợp đồng.

3. 3

   Người có thẩm quyền chốt bản cuối

   Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền duyệt bản sẽ ký.

4. 4

   Hai bên ký

   Ký bản giấy, hoặc cả hai ký số trên eContract nếu dùng hợp đồng lao động điện tử; người lao động nhận bản đã ký để lưu.

5. 5

   Lưu hồ sơ nhân sự

   Hợp đồng, văn bản uỷ quyền của người ký và các phụ lục được lưu cùng một chỗ.

Làm trên GoSign

GoSign không phải nhà cung cấp eContract, nên hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP không ký trên GoSign. Phòng nhân sự dùng GoSign cho ba bước đầu của luồng trên: soạn, phê duyệt và chốt bản dự thảo nội bộ. Luồng duyệt thiết lập một lần rồi dùng lại (quy trình mẫu, từ gói 1.200 tài liệu); bước chốt được gán đích danh cho người có thẩm quyền, nên dự thảo không thể "đi tắt" qua người khác. Mỗi dự thảo là một hồ sơ riêng; GoSign chưa hỗ trợ ký hàng loạt, nhưng danh sách hồ sơ cho biết dự thảo nào đã duyệt, dự thảo nào đang chờ ai.

Ảnh thật